آماده‌سازی سفارش، برداشت از قفسه، کنترل بسته‌بندی و واگذاری به حامل

فاصله میان «پرداخت شد» و «تحویل شد» محل بسیاری از خطاهای عملیاتی است. مسئول فروش ممکن است تعداد را درست ثبت کرده باشد، اما انباردار رنگ یا SKU دیگری بردارد، بسته ناقص بسازد یا بدون ثبت مرسوله به پیک بدهد. این مرحله باید بر پایه شواهد واقعی کالا انجام شود.

چه زمانی می‌توان پردازش را شروع کرد؟

در جزئیات سفارش، اقدام «شروع پردازش» مطابق وضعیت و مجوز نمایش داده می‌شود. در کد این اقدام برای سفارش پرداخت‌شده یا فروش اعتباری معتبر قابل پیشنهاد است. صرف اینکه مشتری پیام «واریز کردم» داده، شرط شروع نیست. پیش از آغاز، شماره سفارش، روش پرداخت، هر SKU، مقدار و نشانی snapshot را بررسی کنید. اگر سفارش حاوی backorder است، میزان کسری و برنامه تأمین باید روشن باشد.

مرحله برداشت از انبار (Picking)

اول فهرست اقلام سفارش را با واحد اندازه‌گیری واقعی آماده کنید. محصول چندتنوعی را بر اساس SKU، نه فقط تصویر محصول بردارید. مقدار فیزیکی را بشمارید یا وزن کنید؛ برای کالای وزنی دقت ترازو و حد خطا اهمیت دارد. اگر کالا در چند انبار موجود است، محل رزرو معتبر و دسترسی انبار مربوط را کنترل کنید. اگر اختلاف پیدا شد، در اسناد انبار علت را بررسی کنید؛ موجودی را صرفاً برای بستن سفارش به‌صورت دستی دست‌کاری نکنید.

مرحله کنترل و بسته‌بندی (Packing)

بعد از برداشت، تطبیق دو مرحله‌ای انجام دهید: SKU و مشخصات، تعداد و سلامت، ملحقات، سند خرید/گارانتی و نشانی گیرنده. کالاهای شکستنی یا حساس به دما را با بسته مناسب ارسال کنید؛ این قسمت به استاندارد محصول وابسته است و خود آناما برای همه کالاها دستور بسته‌بندی واحد تعیین نمی‌کند. «ثبت بسته‌بندی» در پنل نشان مرحله عملیاتی است؛ آن را پیش از اتمام واقعی بسته‌بندی نزنید.

ثبت «ارسال/تحویل حضوری»

اگر بسته به شرکت حمل واگذار شد، در اقدام mark_shipped می‌توانید نام شرکت حمل و کد رهگیری را وارد کنید، مشروط به مجوز ساخت مرسوله. این داده‌ها در صورت درج می‌توانند مرسوله ایجاد کنند؛ اگر مرسوله از قبل وجود داشته و مشخصات متفاوت دارد، تغییر را باید در بخش ارسال انجام دهید، نه با بازنویسی مخفی از سفارش. اگر تحویل حضوری است، همان روش واقعی و تأیید هویت تحویل‌گیرنده را در نظر بگیرید؛ برچسب «ارسال شده» را با تحویل نهایی یکی نگیرید.

ثبت تحویل نهایی

برای اقدام mark_delivered باید شواهد دریافت مشتری یا تأیید معتبر شرکت حمل در دست باشد. امکان به‌روزرسانی مرسوله‌های shipped مرتبط برای نقش مجاز در کد وجود دارد. اگر شرکت حمل بسته را در مسیر نشان می‌دهد، زدن «تحویل شد» زودهنگام می‌تواند شروع پنجره مرجوعی یا ادعای خدمات را تحت تأثیر قرار دهد. راهنمای ارسال و رهگیری را مطالعه کنید.

نمونه خطا: یک ردیف ناقص

سفارش شامل دو عدد پاوربانک و یک کابل است. مسئول بسته‌بندی فقط دو پاوربانک گذاشته و وضعیت را packed کرده است. به‌جای ثبت ارسال و وعده اصلاح بعدی، باید نقص را شناسایی، اقلام را تکمیل یا درباره ارسال جزئی طبق قابلیت‌های واقعی سیستم و توافق مشتری تصمیم بگیرد. وجود OrderItem با تعداد سه ردیف به معنی سه قلم بسته‌بندی‌شده نیست. اگر نیاز به تقسیم مرسوله دارید، وضعیت مرسوله و تعهد تحویل هر جزء را در بخش ارسال کنترل کنید.

تحویل شیفت و کنترل کیفیت

در پایان شیفت، فهرست سفارش‌های processing و packed بدون اقدام بعدی را با محل فیزیکی بسته‌ها تطبیق دهید. برای هر توقف، علت، مسئول و تاریخ اقدام بعدی ثبت شود. اطلاعات محرمانه مشتری را در یادداشت آزاد یا برچسب داخلیِ قابل مشاهده عمومی قرار ندهید. برای کنترل خطاهای رایج از چک‌لیست سفارش استفاده کنید.