پیگیری بازرسی، عدم‌انطباق و اقدام اصلاحی

میزکار «کیفیت» در /panel/erp/quality سه بخش پیوسته را کنار هم می‌گذارد: بازرسی‌های منتظر تصمیم، ریسک عدم‌انطباق و اقدام اصلاحی (CAPA) که موعدش گذشته است. این صفحه کمک می‌کند موردهای پرریسک را پیدا کنید و از همان ردیف وارد پروندهٔ اصلی شوید. ثبت نتیجهٔ بازرسی، مهار محصول، تحلیل علت ریشه‌ای یا تأیید اثربخشی در پروندهٔ مربوط انجام می‌شود؛ صرف دیدن یک هشدار در میزکار، هیچ‌کدام از این اقدام‌ها را ثبت نمی‌کند.

ماژول کیفیت در وضعیت Beta و قابلیت‌های پایهٔ بازرسی، NCR و CAPA در دسترس‌اند. برای هر تصمیم کیفیتی، مرجع کالا/سفارش، سری ساخت، نمونه، شواهد و مسئول پرونده را نگه دارید. آستانهٔ پذیرش نمونه یا تصمیم دربارهٔ آزادسازی کالا را از روی درصد کلی میزکار حدس نزنید؛ معیار آن باید در طرح کنترل و رویهٔ مصوب کسب‌وکار شما مشخص باشد.

شاخص‌های بالای میزکار

• بازرسی منتظر تصمیم: تعداد بازرسی‌هایی که در صف تصمیم هستند. بازرسی ممکن است به سفارش، دریافت، محصول یا مرجع دیگری متصل باشد؛ نوع و شناسهٔ مرجع را از ردیف بخوانید.
• عدم‌انطباق باز و دیرکرده: پرونده‌های باز، و بخشی از آن‌ها که موعد پیگیری‌شان گذشته است. تعداد دیرکرده را جدا از تعداد کل ببینید.
• عدم‌انطباق مهم: پرونده‌هایی که شدت بالاتری دارند؛ این شمارنده اولویت رسیدگی را نشان می‌دهد و به‌تنهایی نتیجهٔ فنی دربارهٔ همهٔ قطعات همان سری نیست.
• اقدام اصلاحی عقب‌افتاده: CAPAهایی که موعدشان گذشته است. فهرست فقط عقب‌افتادگی‌ها را برجسته می‌کند؛ برای همهٔ اقدام‌های باز، منبع خود CAPA را ببینید.
• عیب به‌ازای ۱۰۰ نمونه در ۳۰ روز: تعداد عیب‌های ثبت‌شده نسبت به تعداد نمونه در بازهٔ ۳۰ روز اخیر. اگر دادهٔ نمونه وجود نداشته باشد مقدار «—» می‌آید، نه صفر. این نسبت شاخص روند است و جایگزین معیار پذیرش محموله نیست.

کنترل‌های «مهار اولیه ثبت نشده» و «علت ریشه‌ای ناقص» هم در بالای صف ظاهر می‌شوند. هشدار اول یعنی پروندهٔ عدم‌انطباق بازی وجود دارد که اقدام فوری مهار برایش ثبت نشده؛ هشدار دوم یعنی علت ریشه‌ای هنوز در پرونده ثبت نشده است. ابتدا از گسترش اثر مشکل جلوگیری کنید، سپس علت را مستند کنید؛ نوشتن راه‌حل بدون مهار و شواهد، مسیر اصلاح را کامل نمی‌کند.

تب «صف بازرسی»

هر ردیف مرجع و شناسه، گونهٔ کالا، سری ساخت (Lot)، بازرس، زمان بازرسی، تعداد نمونه و تعداد عیب را نمایش می‌دهد. قبل از تصمیم، مطمئن شوید نمونه به همان محصول، تنوع و سری ساخت مربوط است؛ به‌خصوص وقتی چند سفارش یا محموله هم‌زمان در جریان‌اند.

1. روی ردیف کلیک کنید و فرم بازرسی را باز کنید.
2. مرجع سفارش یا دریافت، کالا/تنوع و Lot را با برچسب فیزیکی یا مدرک تحویل تطبیق دهید.
3. تعداد نمونه، تعداد عیب و نتیجهٔ ثبت‌شده را با روش نمونه‌برداری و طرح کنترل مصوب شرکت مقایسه کنید.
4. شواهد لازم مثل نوع عیب و محل مشاهده را در خود پرونده ثبت کنید؛ اگر نتیجه مردود یا مشروط است، توضیح را به NCR مرتبط کنید تا علت و اقدام پیگیری شود.
5. وضعیت نهایی را فقط پس از تکمیل کنترل‌های لازم ثبت کنید. برای مورد مشکوک، تا روشن‌شدن تصمیم کیفی از آزادسازی یا مصرف کالا طبق اختیار شخصی خودداری کنید.

صف فقط بازرسی‌های منتظر تصمیم را فهرست می‌کند و وقتی موردی نیست پیام خالی‌بودن صف نشان می‌دهد. نتیجه‌های قبلی یا بازرسی‌های بسته را باید در فهرست کامل بازرسی‌های کیفیت جست‌وجو کنید. شمارنده‌های شکست و مشروط نیز بر پایهٔ نتیجه‌های ثبت‌شده در ۳۰ روز اخیرند؛ دادهٔ ناقص یا ثبت‌نشده در این روند دیده نمی‌شود.

تب «ریسک عدم‌انطباق»

این تب عدم‌انطباق‌های دارای شدت بالا یا موعد گذشته را نمایش می‌دهد. هر ردیف شماره و عنوان NCR، شدت، وضعیت، مالک و موعد را دارد و مشخص می‌کند مهار یا علت ریشه‌ای ثبت نشده است یا خیر. همهٔ NCRهای باز لزوماً در این صف ریسک دیده نمی‌شوند؛ برای پرونده‌های عادی از فهرست عدم‌انطباق‌ها استفاده کنید.

وقتی NCR باز می‌کنید، این ترتیب را دنبال کنید:

• دامنهٔ اثر را تعیین کنید: کالا، سری ساخت، سفارش و تعداد احتمالیِ درگیر را از شواهد پیدا کنید.
• مهار فوری را ثبت کنید: اگر ریسک ادامهٔ استفاده یا ارسال هست، اقدام موقت مثل جداسازی یا توقف را در حدود اختیار و روال شرکت مستند کنید. مهار مشکل را حل نمی‌کند؛ فقط جلوی گسترش را تا روشن‌شدن علت می‌گیرد.
• مسئول و موعد بگذارید: پرونده بدون مالک یا تاریخ پیگیری معمولاً از صف خارج نمی‌شود.
• علت ریشه‌ای را با شواهد بنویسید: خطای فرایند، ماده، دستور، دستگاه یا بازرسی را بررسی کنید. «بی‌دقتی» به‌تنهایی علت قابل اقدام نیست؛ توضیح دهید چه شرایطی خطا را ممکن کرده است.
• اقدام اصلاحی را پیوند دهید: برای پیشگیری از تکرار، اقدام، مسئول و موعد را در CAPA ثبت کنید و بازرسی مجدد یا شاهد لازم را تعیین کنید.

شدت بالا را با تصمیم دربارهٔ ایمنی، فراخوان یا اثر مشتری یکی ندانید؛ آن تصمیم‌ها باید طبق نظام کیفیت و مسئولیت قانونی سازمان گرفته شوند. میزکار به شما کمک می‌کند پرونده را پیدا کنید، اما دامنهٔ توقف یا اطلاع‌رسانی را خودکار تعیین نمی‌کند.

تب «اقدام اصلاحی عقب‌افتاده»

هر ردیف عنوان و شمارهٔ NCR مرتبط، مالک، وضعیت، موعد و زمان تأیید اثربخشی (اگر ثبت شده) را نشان می‌دهد. اگر نوشته «اثربخشی هنوز تأیید نشده»، یعنی وجود اقدام یا حتی پایان کار آن برای بستن CAPA کافی نیست. نتیجهٔ بررسی بعدی را در پروندهٔ اقدام‌های اصلاحی ثبت کنید: آیا مشکل در بازهٔ پیگیری دوباره رخ داده؟ آیا مدرک یا بازرسی بعدی شواهد اجرای اقدام را تأیید می‌کند؟

اگر موعد گذشته، دلیل تأخیر، مالک و تاریخ جدید را طبق روال شرکت مستند کنید. تغییر موعد بدون توضیح فقط هشدار را از بین می‌برد و مانع تکرار عیب نمی‌شود. پس از تکمیل و تأیید اثربخشی، وضعیت پرونده و ارتباطش با NCR اصلی را دوباره کنترل کنید.

نمونهٔ رسیدگی از بازرسی تا CAPA

فرض کنید در بازرسی ورودی یک سری ساخت، ۴ عیب در ۲۰ نمونه ثبت شده است. اول شناسهٔ مرجع و Lot را با رسید تأمین‌کننده تطبیق دهید. نرخ خام ۲۰ عیب در ۱۰۰ نمونه، فقط برای توصیف همین نمونه است و بدون طرح نمونه‌برداری نمی‌گوید کل محموله مردود است. نتیجه و نوع عیب را در بازرسی مستند کنید. اگر معیار کنترل می‌گوید موضوع قابل قبول نیست یا ریسک جدی است، NCR بسازید یا پروندهٔ مرتبط موجود را باز کنید، مقدار درگیر را مشخص کنید و مهار مناسب را ثبت کنید. سپس علت را با تأمین‌کننده یا فرایند داخلی بررسی، اقدام اصلاحی تعیین و موعد پیگیری بگذارید. در پایان شواهد بازرسی بعدی را بررسی و اثربخشی را تأیید کنید؛ بازشدن یا بستن صرفِ کارت داشبورد جای این شواهد نیست.

خطاها و ابهام‌های رایج

• صف بازرسی خالی است اما کالا در انتظار است: مرجع بازرسی ممکن است هنوز ساخته نشده باشد یا به نقش شما نمایش داده نشود. صفحهٔ بازرسی‌ها، سفارش/رسید و مجوز مشاهده را کنترل کنید.
• عیب/۱۰۰ نمونه «—» است: در بازهٔ اخیر نمونهٔ قابل محاسبه موجود نیست. این وضعیت را با صفر عیب یکی نگیرید.
• NCR در فهرست کامل هست اما در تب ریسک نیست: تب فقط موارد پرریسک یا عقب‌افتاده را می‌آورد. شدت و موعد پرونده را بررسی کنید.
• پرونده بدون مهار یا علت نمایش داده می‌شود: داخل NCR اقدام را با مالک و شواهد ثبت کنید؛ صرفاً تغییر وضعیت کافی نیست.
• CAPA انجام شده اما همچنان عقب‌افتاده است: وضعیت، موعد و زمان تکمیل/تأیید اثربخشی را در پروندهٔ اصلی بازبینی کنید، سپس میزکار را تازه کنید.
• پس از تازه‌سازی عدد عوض نشد: اول ذخیره‌شدن نتیجه یا اقدام در صفحهٔ منبع را کنترل کنید؛ چند بار یک بازرسی یا CAPA مشابه نسازید.

برای پیگیری توقف‌ها و ضایعات خط که ممکن است NCR ایجاد کنند، راهنمای میزکار تولید را ببینید. مسیر همهٔ منابع و ماژول‌ها هم در فهرست ERP آناما آمده است.

تصمیم دربارهٔ نمونه با تصمیم دربارهٔ محموله یکی نیست

نتیجهٔ نمونه‌برداری را در همان زمینه‌ای بخوانید که طرح کنترل تعیین کرده است: Lot، نوع بازرسی، ویژگی مورد سنجش و اندازهٔ نمونه. مثلاً ثبت ۴ عیب از ۲۰ نمونه یک نسبت مشاهده‌شده است؛ بدون حد پذیرش، روش انتخاب نمونه و شدت عیب نمی‌توان نتیجه گرفت همهٔ محموله باید پذیرفته یا رد شود. اگر دادهٔ بازرسی ناقص است، تصمیم آزادسازی را متوقف و مدرک را کامل کنید. نوع عیب را دقیق بنویسید؛ «کیفیت پایین» برای مقایسهٔ سری‌های بعدی یا تحلیل علت کافی نیست.

از کشف تا بستن، شواهد را پیوسته نگه دارید

یک NCR خوب باید به مرجع اصلی بازرسی یا سفارش وصل باشد و مسیر «مهار → علت ریشه‌ای → اقدام اصلاحی → تأیید اثربخشی» را قابل ردیابی کند. برای مهار، تعداد احتمالی کالاهای درگیر، محل نگهداری، مشتری/تولید مصرف‌کننده و مسئول تصمیم را مشخص کنید. برای علت، از شواهد فرایند و قطعه استفاده کنید؛ تفاوت سری ساخت یا تغییر دستورکار می‌تواند سرنخ مهمی باشد. در CAPA، اقدام را با مالک و موعد تعریف کنید و مشخص کنید چه بازرسی یا شاخصی اجرای موفق را ثابت می‌کند. پس از اجرا، نبودن دوبارهٔ عیب را در نمونه یا بازهٔ مناسب بررسی کنید.

اگر NCR از عملیات تولید آمده، شمارهٔ عملیات و سفارش را ثبت کنید و اثر آن را روی محصول سالم، ضایعات و آزادسازی موجودی بررسی کنید. اگر از رسید خرید آمده، سفارش خرید، تأمین‌کننده و مقدار قرنطینه‌شده را نگه دارید. ارتباط این شناسه‌ها باعث می‌شود اصلاحی که برای یک Lot انجام شده بی‌دلیل به محصول نامرتبط تسری پیدا نکند و در عین حال کالای در معرض خطر از قلم نیفتد.