تطبیق پرداخت و صورت‌حساب بانکی

میزکار «خزانه و بانک» در /panel/erp/treasury برای پیگیری پرداخت‌ها، صورت‌حساب بانکی، تطبیق ردیف‌ها و استثناهای انتقال وجه است. قاعدهٔ اصلی این صفحه ساده است: درخواست پرداخت یا دستور انتقال، به‌تنهایی اثبات نمی‌کند پول از حساب خارج شده؛ پرداخت زمانی نهایی تلقی می‌شود که تراکنش متناظر در صورت‌حساب واقعی بانک دیده، با سند درست تطبیق و تأیید شود.

ماژول خزانه در وضعیت Beta است. ثبت داخلی پرداخت‌ها و تطبیق قابل استفاده است، اما اتصال مستقیم و کامل به مسیرهای بانکی پایا و ساتنا آمادهٔ GA نیست. بنابراین وضعیت سامانه را با نتیجهٔ بانک یکی نگیرید. برای تصمیم مالی حساس، شمارهٔ پیگیری بانکی، حساب، مبلغ، ارز، تاریخ و سند مبنا را کنار هم کنترل کنید.

گردش کار پیشنهادی

۱. درخواست پرداخت را در درخواست‌های پرداخت بررسی کنید. مبلغ، ذی‌نفع، حساب و شرکت را بخوانید و کنترل تأیید دو نفره (Maker/Checker) را طبق نقش‌ها انجام دهید. درخواست تأییدشده را با رسید انتقال یکی نگیرید.

۲. دستور انتقال را در انتقال‌های خزانه دنبال کنید. اگر دستور منتظر صورت‌حساب است، تا دیده‌شدن تراکنش متناظر آن را تسویه‌شده تلقی نکنید.

۳. صورت‌حساب همان حساب بانکی را از ورود صورت‌حساب با CSV وارد کنید. حساب، ارز و بازهٔ تاریخ فایل را پیش از ورود کنترل کنید. وضعیت ورود و تعداد ردیف‌های واردشده یا تکراری را بعد از پردازش بخوانید.

۴. ردیف بانکی را در تراکنش‌های بانک با دستور پرداخت یا سند حسابداری تطبیق دهید. مبلغ، ارز، تاریخ، شناسهٔ مرجع و حساب باید با تراکنش واقعی سازگار باشند.

۵. در صورت‌های تطبیق بانکی، ردیف‌های تأییدشده، در انتظار ثبت حسابداری و باز را کنترل کنید. فقط وقتی همهٔ ردیف‌ها تعیین تکلیف شده‌اند و شرایط صفحه برقرار است صورت تطبیق را ببندید.

چه چیزی در خلاصهٔ میزکار دیده می‌شود؟

چهار کارت بالای صفحه پرداخت‌های منتظر تأیید، ردیف‌های واقعی بانک بدون تطبیق، صورت‌های تطبیق باز و پرداخت‌های با وضعیت بانکی نامشخص را نشان می‌دهد. مبالغ پرداخت‌ها به تفکیک ارز جمع می‌شوند. مبلغ‌های ارزهای مختلف را با هم جمع نکنید؛ برای نمونه تومان و ارزی مثل EUR در یک جمع واحد معنی‌دار نیست.

بخش «تازگی اطلاعات بانک» کمک می‌کند معلوم باشد کنترل را روی دادهٔ تازه انجام می‌دهید یا قدیمی: تعداد حساب‌های فعال بدون صورت‌حساب، قدیمی‌ترین ردیف بانکی تطبیق‌نشده و قدیمی‌ترین موعد پرداخت نهایی‌نشده نمایش داده می‌شود. «بدون داده» یعنی تاریخ صورت‌حساب در سیستم ثبت نشده؛ به معنی نداشتن حساب یا تراکنش بانکی نیست.

کار با کارتابل استثناها و پرداخت‌های باز

کارتابل استثنا فقط صف‌هایی را نشان می‌دهد که مورد دارند؛ ممکن است شامل پرداخت نامشخص، بازیابی در انتظار، ورود ناموفق صورت‌حساب یا رویداد خزانهٔ ناموفق باشد. عنوان صف را باز کنید تا رکوردهای واقعی را ببینید و خطا، شناسهٔ عملیات و وضعیت بانک را کنترل کنید.

در فهرست «پرداخت‌های باز» برای هر مورد مبلغ و ارز، حساب بانکی، شمارهٔ مرجع، موعد مورد انتظار و سن پرونده را می‌بینید. وضعیت‌های مهم عبارت‌اند از:

• منتظر مشاهده در بانک: هنوز تراکنش تأییدشده‌ای در صورت‌حساب تطبیق نشده است.
• در انتظار ثبت تسویه: مرحلهٔ داخلی بعدی در جریان است؛ تا ثبت صورت‌حساب و تأیید، پرداخت را نهایی نکنید.
• وضعیت بانکی نامشخص: نتیجه روشن نیست. حساب بانک را با مرجع و مبلغ دقیق بررسی کنید؛ پیش از رفع ابهام دستور دوم نسازید.
• بازیابی در حال ثبت: روال بازیابی یک خطای قبلی هنوز کامل نشده است؛ شناسهٔ رخداد و سابقه را در همان منبع دنبال کنید.
• تأییدشده: وضعیت داخلی به تأیید رسیده؛ برای اطمینان، ردیف بانکی متناظر را هم کنترل کنید.
• ناموفق و بازیابی‌شده: عملیات اصلی موفق نشده و رویداد جبرانی ثبت شده است؛ آن را با یک پرداخت موفق اشتباه نگیرید.

سن پرونده صرفاً مدت پیگیری را نشان می‌دهد؛ برای نتیجه، دلیل استثنا و سابقه را بخوانید. اگر چند پرداخت مبلغ یکسان دارند، به‌جای تطبیق فقط با مبلغ، مرجع و ذی‌نفع را نیز تطبیق دهید.

ورود فایل بانک و تکراری‌ها

صف آخرین ورود، حساب مربوط، وضعیت، تعداد ردیف‌های واردشده و تعداد ردیف‌های تکراری را نمایش می‌دهد. سامانه ردیف تکراری را برای سابقهٔ حسابرسی نگه می‌دارد و به‌عنوان ردیف duplicate علامت می‌زند؛ آن را خودکار حذف‌شده فرض نکنید. اگر یک فایل را دوباره وارد کرده‌اید، اول فهرست ردیف‌ها و شناسه‌های تراکنش را بررسی کنید تا شمارش یا تطبیق دو بار انجام نشود.

در صورت شکست ورود، وضعیت و پیام اعتبارسنجی فایل را بخوانید: حساب بانکی انتخابی، عنوان ستون‌ها، قالب تاریخ، جداکننده، ارز و محدودهٔ تاریخ باید با قالب پذیرفته‌شده سازگار باشد. فایل اصلاح‌شده را پس از رفع مشکل وارد کنید و نتیجه را در فهرست ورودها دوباره کنترل کنید. دو بار وارد کردن فایل بدون کنترل duplicateها، سابقه را مبهم می‌کند.

پیشرفت تطبیق بانکی

برای هر صورت تطبیق، حساب، بازهٔ ابتدا تا انتها و درصد پیشرفت نمایش داده می‌شود. ردیف‌ها در سه شمارنده تفکیک شده‌اند:

• تأیید: تراکنش‌هایی که بررسی و تأیید شده‌اند.
• در انتظار ثبت حسابداری: تطبیق بانکی مشخص است، اما بخش حسابداری هنوز تکمیل نشده. این ردیف عمداً تأیید نهایی محسوب نمی‌شود.
• باز: هنوز با سند یا تراکنش درست تطبیق نخورده است.

از «بررسی ردیف‌ها» برای باز کردن خطوط و از «کنترل و بستن صورت تطبیق» برای مرور نهایی استفاده کنید. درصد پیشرفت به‌تنهایی معیار بستن نیست؛ یک ردیف باز یا در انتظار ثبت می‌تواند هنوز نیازمند اقدام باشد.

سناریوی پرداخت با نتیجهٔ نامشخص

فرض کنید حوالهٔ ۱۲ میلیون تومان در وضعیت unknown مانده و مسئول پرداخت مطمئن نیست بانک آن را اجرا کرده یا نه. در این وضعیت پرداخت دوم ثبت نکنید. پرونده را باز کنید و حساب، شمارهٔ مرجع، ذی‌نفع و زمان ارسال را یادداشت کنید. سپس صورت‌حساب همان حساب و بازه را وارد یا بررسی کنید و تراکنش را بر اساس مرجع، مبلغ و تاریخ پیدا کنید. اگر ردیف وجود دارد، آن را با پرداخت مربوط تطبیق دهید و مسیر ثبت حسابداری را کامل کنید. اگر پیدا نشد، ابتدا نتیجه را از کانال بانکی مورد استفاده تأیید کنید و بعد طبق روال بازیابی یا تلاش مجدد تصمیم بگیرید. تصمیم و مدرک را در پرونده ثبت کنید تا نفر بعدی دوباره از نقطهٔ اول شروع نکند.

خطاهای رایج

• پرداخت در بانک دیده نمی‌شود: تازگی آخرین صورت‌حساب و حساب صحیح را کنترل کنید؛ نبود ردیف در فایل قدیمی نشانهٔ قطعی شکست نیست.
• ردیف حسابداری‌اش در انتظار است: ثبت بانکی و ثبت حسابداری دو مرحله‌اند. منبع سند و وضعیت رخداد را بررسی کنید و صرفاً برای بالا بردن درصد، ردیف را تأیید نکنید.
• حساب فعال بدون صورت‌حساب نشان داده می‌شود: تاریخ آخرین ورود را در سلامت حساب کنترل کنید و فایل مربوط به همان حساب را وارد کنید.
• فایل خطا دارد یا duplicate زیاد است: نتیجهٔ ورود و شناسهٔ ردیف‌ها را بررسی کنید، فایل را بی‌بررسی دوباره ارسال نکنید.
• مبلغ‌ها نامتوازن به نظر می‌رسند: ارز هر مبلغ و شخصیت حقوقی حساب را کنترل کنید؛ خلاصهٔ چندارزی را در یک جمع واحد مقایسه نکنید.
• اطلاعات قدیمی به نظر می‌رسد: «تازه‌سازی» را بزنید و آخرین تاریخ صورت‌حساب را با تاریخ فایل منبع بسنجید.

برای جزئیات تخصیص حسابداری و بستن دوره، راهنمای میزکار مالی را ببینید. فهرست منابع و دیگر صفحه‌های ERP نیز در راهنمای ERP آناما آمده است.

صورت‌حساب را قبل از تطبیق کنترل کنید

هر فایل CSV به حساب بانکی، ارز و بازهٔ تاریخی مشخصی تعلق دارد. قبل از ورود، سربرگ ستون‌ها، قالب تاریخ و علامت بدهکار/بستانکار را با نمونهٔ مورد قبول سامانه مقایسه کنید و مطمئن شوید ماندهٔ ابتدا و انتهای فایل با صورت‌حساب منبع سازگار است. اگر بانک چند حساب یا شعبه دارد، اشتباه انتخاب کردن حساب ممکن است ردیف را معتبر وارد کند ولی بعداً تطبیق نادرست بسازد. تعداد کل خطوط فایل را با «کل ردیف‌ها»، «واردشده» و «تکراری» در سابقهٔ ورود بسنجید.

Duplicate را با حذف خودکار اشتباه نگیرید: سامانه ردیف تکراری را برای ممیزی نگه می‌دارد، اما شما نباید آن را دوباره با سند دیگری تطبیق دهید. در پروندهٔ ورود، شناسهٔ بانکی و تاریخ را مقایسه کنید و ردیف اصلی را مشخص نگه دارید. اگر فایل ناقص بوده، بازهٔ گمشده را از بانک بگیرید؛ بارگذاری مجدد کل دوره بدون بررسی می‌تواند شمار ردیف‌های تکراری را بالا ببرد.

تطبیق پایان ماه و اختلاف مانده

برای پایان دوره، هر ردیف statement را با یک سند پرداخت، دریافت یا کارمزد مرتبط کنید. اختلاف تاریخ چند روزه ممکن است از تفاوت تاریخ ثبت و تسویه ناشی شود؛ مبلغ مشابه به‌تنهایی برای تأیید کافی نیست. کارمزد بانکی را با نوع و حساب مناسب ثبت کنید، انتقال بین حساب‌های خودتان را به‌عنوان درآمد یا هزینه نشناسید، و تراکنش نامشخص را تا دریافت مدرک در صف باز نگه دارید. پس از تأیید خطوط، جمع شروع و پایان صورت‌حساب را با ماندهٔ دفتر بانک و اقلام باز تطبیق دهید. اگر مانده برابر نیست، تاریخ شروع/پایان، تراکنش‌های ثبت‌نشده و ورودی تکراری را بررسی کنید؛ صورت را تا حل اختلاف نبندید.

میان‌بُر «تأیید همه» اگر در منبع وجود داشته باشد هم نباید جای بررسی مرجع، ارز و تاریخ را بگیرد. ابتدا ردیف‌های با مبلغ تکراری و پرداخت نامشخص را جداگانه باز کنید، سپس صورت تطبیق را ببندید و شناسهٔ صورت و مدرک بانک را برای حسابرسی نگه دارید.