رسیدگی روزانه به پروندهها و صف منابع انسانی
قرارداد، مرخصی و کارکرد را پیگیری کنید، وضعیت جذب را ببینید و موعد بازبینی، آموزش و گواهی مهارت را از دست ندهید.
میزکار «منابع انسانی» در /panel/erp/hr صفهای مهم کارکنان را در سه بخش «پرونده و کارکرد»، «جذب» و «عملکرد و توسعه» کنار هم میگذارد. هدف صفحه این است که موردهای نزدیک به موعد، عقبافتاده یا نیازمند تصمیم را پیدا کنید و از همان ردیف به پروندهٔ اصلی بروید. ثبت قرارداد، درخواست مرخصی، کارکرد، جذب یا بازبینی در صفحههای مدیریتی مربوط انجام میشود؛ میزکار فهرست پیگیری را یکجا جمع میکند.
ماژول HR در وضعیت Beta و دامنهٔ آن یک پایهٔ عملیاتی است. بنابراین ظاهر شدن یک شاخص بهتنهایی تضمین نمیکند که همهٔ فرایندهای منابع انسانی شرکت در سامانه ثبت شدهاند. گزارشها به دادههای موجود و محدودهٔ نقش شما وابستهاند. اطلاعات کارکنان و حقوق هم محرمانه است؛ برای دسترسی بیشتر، فقط مجوزی را درخواست کنید که برای مسئولیت شغلیتان لازم است.
پیش از استفاده، محدودهٔ داده را مشخص کنید
ابتدا فضای کاری یا شرکت انتخابشده در پنل را کنترل کنید. میزکار تعداد پروندهها را در محدودهٔ قابل دسترس نشان میدهد و تفکیک سازمانی را به شکل تعداد نیرو در هر واحد نمایش میدهد. اگر یک واحد در توزیع نیرو نیست، این موضوع ممکن است از محدودهٔ فیلتر یا مجوز شما باشد؛ با یک گزارش عمومی یا فهرست دیگری مقایسه کنید که همان شرکت و همان محدودهٔ سازمانی را دارد.
دکمهٔ «تازهسازی» دادههای میزکار را دوباره دریافت میکند. در صورت خطا، پیام خطا و گزینهٔ تلاش دوباره نمایش داده میشود. تا وقتی بارگذاری تمام نشده، صفحه در حالت انتظار است؛ حالت بارگذاری را با فهرست خالی اشتباه نگیرید.
عددهای بالای صفحه و صف تصمیم امروز
کارتهای اصلی تعداد پرسنل فعال، قرارداد منقضی ولی فعال، مرخصی منتظر، هدف جذب گذشته، بازبینی عقبافتاده و گواهی منقضی را نشان میدهند. هر عدد سرنخ بررسی است، نه حکم نهایی دربارهٔ وضعیت فرد:
- قرارداد منقضی ولی فعال: تاریخ پایان قرارداد گذشته ولی قرارداد هنوز فعال ثبت شده است. ممکن است تمدید انجام شده باشد اما تاریخ یا وضعیت سامانه بهروز نشده باشد. قرارداد و مدرک تمدید را باز کنید و وضعیت را با مسئول مجاز تطبیق دهید.
- مرخصی منتظر: درخواستهایی که نتیجهٔ نهایی ندارند؛ بازهٔ شروع و پایان، نوع مرخصی، دقیقهٔ درخواست و واحد سازمانی را کنترل کنید. پیش از ثبت تأیید یا رد، همپوشانی تقویم و روال داخلی شرکت را بررسی کنید.
- هدف جذب گذشته: تاریخ هدف شروع گذشته است و درخواست جذب هنوز فعال است. صف درخواست و وضعیت نامزدها را بررسی کنید و تاریخ هدف را فقط با تصمیم صاحب درخواست بهروز کنید.
- بازبینی عقبافتاده: موعد بازبینی عملکرد گذشته است؛ امتیاز آخر را نتیجهٔ بازبینی جدید فرض نکنید.
- گواهی منقضی: اعتبار ثبتشدهٔ مهارت یا گواهی از تاریخ پایان گذشته است. اگر مدرک تمدید شده، پروندهٔ مهارت را با مدرک تازه بهروزرسانی کنید.
«صف تصمیم امروز» فقط کارتهای دارای مورد را نشان میدهد. برای مثال کارت غیبت امروز دقیقهٔ غیبت ثبتشده در دادهٔ امروز را هم نشان میدهد؛ این عدد تفسیر نهایی حضور و غیاب نیست و باید با ثبت شیفت و اصلاحهای سرپرست تطبیق داده شود. اگر کارتی نمایش داده نمیشود، ممکن است تعداد آن کنترل صفر یا برای نقش شما قابل محاسبه نباشد.
تب «پرونده و کارکرد»
این تب سه فهرست دارد:
قراردادهای نیازمند توجه
فهرست قراردادهای نزدیک به پایان و قراردادهای منقضیشده را نمایش میدهد. هر ردیف کد پرسنلی و نام فرد، واحد سازمانی، شماره و نوع قرارداد و تاریخ پایان را دارد. نشان «تا ۳۰ روز» یعنی تاریخ پایان در پنجرهٔ نزدیک است؛ نشان «منقضی» یعنی تاریخ گذشته است. ردیف را باز کنید، قرارداد فعال، تاریخ شروع و پایان و هر تمدید ثبتشده را بررسی کنید. ادامهٔ همکاری را صرفاً از روی حضور فرد نتیجه نگیرید و وضعیت قرارداد را بدون مدرک تغییر ندهید.
مرخصیهای منتظر
نام کارمند، واحد، نوع مرخصی، تاریخهای شروع و پایان و مدت درخواستشده به دقیقه نمایش داده میشود. بازه را با برنامهٔ کاری و موجودی مرخصی طبق سیاست شرکت تطبیق دهید. اگر درخواست برای روزهای متعدد است، ساعت یا دقیقه را با واحد نمایشدادهشده بسنجید؛ آن را بهاشتباه تعداد روز نخوانید. تصمیم را در پروندهٔ درخواست مرخصی ثبت کنید تا نتیجه و سابقه در همان منبع بماند.
مغایرت حضور امروز
این بخش برای هر نفر دقیقهٔ تأخیر و غیبت ثبتشده را میآورد. پیش از اصلاح، شیفت و منطقهٔ زمانی، ورود و خروج، مأموریت یا مرخصی همان روز را ببینید. وجود عدد غیبت لزوماً به معنی غیبت تأییدشده نیست؛ شاید ثبت حضور کامل نشده باشد. اصلاح باید در رکورد حضور و غیاب و با علت مستند انجام شود، نه با تغییر عدد در جای دیگری.
تب «جذب»
درخواستهای جذب
کد و عنوان درخواست، واحد سازمانی، ظرفیت باز، وضعیت و هدف شروع نشان داده میشود. «هدف گذشته» یعنی تاریخ هدف از امروز رد شده و درخواست هنوز در مجموعهٔ فعالها قرار دارد؛ این هشدار بهتنهایی نمیگوید جذب متوقف شده است. وارد درخواست شوید و ظرفیت واقعی، مالک، علت تأخیر و اولویت جذب را با مدیر درخواست هماهنگ کنید.
نامزدهای در مرحلهٔ پیشنهاد
برای نامزد، نام، درخواست مرتبط، واحد سازمانی، امتیاز و حقوق مورد انتظار نمایش داده میشود. در مدل Candidate واحد پول حقوق مورد انتظار ثبت نشده است؛ پس مبلغ را بدون مراجعه به پروندهٔ اصلی، ریال یا تومان فرض نکنید و بین نامزدها بر همان اساس مقایسه نکنید. پیشنهاد همکاری به معنی پذیرش نهایی یا استخدام نیست. نتیجه، شرایط و پاسخ نامزد را در پروندهٔ خود او پیگیری کنید و سپس وضعیت را طبق فرایند جذب تغییر دهید.
مسیر پایه از درخواست نیرو در درخواستهای جذب شروع میشود، نامزدها در فهرست نامزدها بررسی میشوند و پس از استخدام، اطلاعات فرد و قرارداد در کارکنان و قراردادهای استخدامی نگهداری میشود. همهٔ این صفحهها برای هر نقش باز نیستند.
تب «عملکرد و توسعه»
بازبینی عملکرد
نام کارمند، عنوان دوره، امتیاز کلی قبلی و تاریخ بازبینی بعدی را میبینید. نشان «عقبافتاده» یا «تا ۳۰ روز» به موعد مربوط است، نه کیفیت عملکرد. پرونده را باز کنید، هدفهای دوره، نظرهای ثبتشده و تاریخ را بخوانید و بازبینی جدید را طبق روال شرکت در همان منبع ثبت کنید.
اعتبار مهارت
برای هر فرد مهارت، سطح از ۵ و تاریخ اعتبار گواهی نشان داده میشود. گواهی منقضیشده یا نزدیک پایان، نیاز به بررسی مدرک دارد. اگر مهارت بدون گواهی تاریخدار ثبت شده یا مدرک جدید گرفته شده، آن را از امتیاز عددی جدا کنید و شواهد را در پروندهٔ مهارتهای کارکنان ثبت کنید.
آموزشهای عقبافتاده
نام کارمند، دوره، وضعیت ثبتنام و موعد در فهرست میآید. ابتدا بررسی کنید دوره واقعاً به همان فرد اختصاص داده شده، موعد هنوز معتبر است و وضعیت تکمیل در سامانه ثبت شده یا خیر. آموزش تکمیلشدهای که همچنان عقبافتاده دیده میشود ممکن است نیازمند بهروزرسانی ثبتنام یا نتیجه در ثبتنامهای آموزشی باشد.
یک نمونهٔ رسیدگی روزانه
فرض کنید صبح سه هشدار دارید: یک قرارداد منقضی ولی فعال، یک مرخصی منتظر و دو غیبت ثبتشده. اول پروندهٔ قرارداد و تمدید احتمالی را با کد پرسنلی تطبیق دهید تا وضعیت اشتغال اشتباه نماند. بعد درخواست مرخصی را با برنامهٔ همان واحد و بازهٔ درخواستی بررسی کنید و تصمیم را در پرونده ثبت کنید. در مورد غیبتها، شیفت و ورود/خروج و مأموریت را از منبع حضور و غیاب ببینید؛ اگر خطای ثبت است، با شرح اصلاحش کنید. در پایان تازهسازی کنید تا ببینید صفها بر اساس منبع بهروز شدهاند یا نه.
اگر فهرست یا عددی را نمیبینید
- پروندهٔ کارمند پیدا نیست: شرکت، واحد سازمانی و مجوز مشاهدهٔ پرونده را بررسی کنید. اطلاعات خارج از دامنهٔ دسترسی ممکن است در شمارنده هم نیاید.
- قرارداد با وجود تمدید هنوز منقضی است: تاریخ و وضعیت همان قرارداد را باز کنید؛ ممکن است قرارداد تازه جداگانه ثبت شده باشد یا رکورد قبلی هنوز فعال مانده باشد.
- مرخصی در صف دیده نمیشود: وضعیت درخواست، بازهٔ تاریخ و دسترسی به مرخصیهای واحد را کنترل کنید.
- امتیاز حقوق نامزد مبهم است: واحد پول در این نما مشخص نیست؛ مبلغ را از منبع معتبر پرونده و اطلاعات مصاحبه تأیید کنید.
- آموزش یا بازبینی تکمیل شده اما هشدار باقی است: نتیجه و تاریخ را در پروندهٔ اصلی ثبت و ذخیره کنید، سپس میزکار را تازه کنید.
- صف خالی است: ممکن است موردی در پنجرهٔ زمانی فعلی وجود نداشته باشد، یا نقش شما به منبع دسترسی نداشته باشد. برای تشخیص، خود منبع را با حساب دارای مجوز بازبینی کنید.
برای محاسبهٔ دورهٔ حقوق از اطلاعات قرارداد و کارکرد، راهنمای میزکار حقوق و دستمزد را بخوانید. برای مشاهدهٔ همهٔ ماژولها و مسیرهای مدیریتی نیز فهرست ERP آناما در دسترس است.
پیوند اطلاعات HR با محاسبهٔ حقوق
اطلاعات این میزکار میتواند روی پرداخت ماه اثر بگذارد، اما صفحهٔ HR خودش محاسبهٔ حقوق انجام نمیدهد. قرارداد فعال، شخصیت حقوقی کارمند، تاریخ شروع و پایان همکاری و رکورد حضور و غیاب را پیش از بستن دوره در منبع اصلی کنترل کنید. اگر کارمند در تب «پرونده و کارکرد» دیده میشود اما در محاسبهٔ حقوق نیست، واحد سازمانیِ متصل به شخصیت حقوقی و قرارداد معتبر در بازه را بررسی کنید. اگر در تعدیلات حقوق مبلغی وارد شده، ماه و نوع آن باید با دورهٔ موردنظر یکی باشد؛ تغییر دادهٔ HR پس از محاسبه ممکن است نیازمند محاسبه و بازبینی دوبارهٔ دوره باشد.
چطور صف را منصفانه بین مسئولان تقسیم کنیم؟
عدد توزیع نیرو بر اساس پروندههای قابل مشاهده در محدودهٔ سازمانی شماست و بهتنهایی ظرفیت کاری یا معادل تماموقت افراد را نشان نمیدهد. هنگام تخصیص درخواست جذب، بازبینی یا تیکت پرسنلی، مهارت، واحد، محرمانگی، حجم کار و اختیار تصمیمگیری فرد را هم بسنجید. پروندهٔ حقوقی یا پزشکی را در توضیح عمومی درخواست ننویسید؛ اطلاعات لازم را در منبع محدود و مجاز نگه دارید. اگر فردی در تیم جابهجا شده، ابتدا ساختار سازمانی و مجوز مشاهده را اصلاح کنید؛ این کار باعث میشود صفهای بعدی به واحد درست هدایت شوند.
استخدام جدید تا آماده شدن برای کار
برای یک موقعیت جدید، درخواست جذب را با واحد، ظرفیت و هدف شروع مشخص کنید. نامزد واجد شرایط را در پروندهٔ درخواست پیگیری کنید و مرحلهٔ پیشنهاد را با مبلغ و واحد پول تأییدشده ثبت کنید. پس از پذیرش، پروندهٔ کارمند، قرارداد فعال و ساختار سازمانی را ایجاد کنید؛ سپس مهارت لازم، دورهٔ آموزشی و موعد بازبینی اولیه را بگذارید. تکمیل جذب فقط تغییر وضعیت Candidate نیست؛ دادهٔ قرارداد و واحد سازمانی باید برای HR و در صورت فعال بودن حقوق، برای محاسبهٔ دورههای بعدی آماده باشد.