صورت‌حساب اشخاص و بدهکاران و طلبکاران
مدل شخص، گردش حساب و تفکیک بدهی ما، طلب ما و پیش‌پرداخت‌ها
حساب هر شخص: بدهکار، طلبکار و صورت‌حساب قابل رسیدگی
در یک کسب‌وکار ممکن است یک نفر هم مشتری باشد، هم فروشنده یا حتی پرداخت‌کننده‌ای که از پول شخصی استفاده کرده است. شناسه شخص باید در اسناد سازگار باشد، ولی بدهی و طلب او لزوماً بدون قرارداد تهاتر، به یک عدد خالص تبدیل نمی‌شود.
شخص در آناما چیست؟
Party طرف معامله را نگه می‌دارد و PartyRole نقش‌های مربوط را جدا مشخص می‌کند. برای معامله ساده به اطلاعات درست و حداقلی نیاز دارید؛ ساخت شرکت سازنده یا تأمین‌کننده رسمی برای هر خرید نقدی خرد ضرورت ندارد. برای نسیه، شناسایی شخصی که بدهکار یا طلبکار می‌شود ضروری است.
فیلدهای مدل شخص
| فیلد | معنی و توصیه |
|---|---|
شناسه عمومی (public_id) | شناسه قابل ارجاع برای ارتباط ایمن؛ جای شماره ملی نیست |
نوع (kind) | حقیقی یا حقوقی بودن/نوع تعریف‌شده؛ مطابق داده واقعی |
| نام نمایشی | عنوان فهرست، جستجو و فاکتور |
| نام قانونی | برای قرارداد و مدارک رسمی؛ اگر لازم است کامل شود |
| شناسه ملی، مالیاتی و شماره ثبت | در موارد لازم برای سند رسمی؛ شماره ساختگی نسازید |
| موبایل، ایمیل، وب‌سایت | ارتباط و ردیابی، با رعایت حریم خصوصی |
حد اعتبار (credit_limit) | سقف مجاز خرید اعتباری براساس سیاست کسب‌وکار |
مهلت پرداخت (payment_terms_days) | مدت پیشنهادی سررسید؛ جای تاریخ واقعی فاکتور را نمی‌گیرد |
امتیاز ریسک (risk_score) | داده ارزیابی ریسک؛ تنها مبنای قضاوت خودکار نباشد |
داده تکمیلی (metadata) | جزئیات قابل توسعه؛ جای فیلد مالی ساختاریافته نیست |
| فعال بودن | در دسترس بودن؛ سوابق شخص قدیمی نباید حذف شود |
صورت‌حساب واقعی چه ستون‌هایی می‌خواهد؟
تاریخ، نوع رویداد، شماره مرجع، شرح، افزایش بدهی به ما، کاهش بدهی به ما، افزایش بدهی ما به او، کاهش بدهی ما به او، ارز، وضعیت، مانده پس از ثبت. اگر یک شخص هم دریافتنی و هم پرداختنی دارد، مانده هر جهت جدا نشان داده شود.
این ستون‌ها یک طرح پیشنهادی برای گزارش کامل هستند؛ وجود party روی JournalLine به‌تنهایی تأیید نمی‌کند آخرین UI آناما همه این ستون‌ها و انواع رویداد را یکجا ارائه می‌کند.
مثال عملی
مشتری احمدی دو فاکتور ثبت‌شده ۳۰ و ۲۰ میلیون دارد. ۳۵ میلیون به فاکتور اول و دوم تخصیص شده و ۵ میلیون واریزی بدون تخصیص هم دارد. قبل از محاسبه مانده نهایی، باید روشن شود ۳۵ میلیون چگونه بین فاکتورها تقسیم شده و ۵ میلیون آیا قابل تخصیص است یا تعهد پیش‌دریافت محسوب می‌شود. نباید صرفاً مجموع «واریزی‌ها» را از «فروش» کم کرد و آن را مانده قطعی خواند.
ثبت سریع شخص چه زمانی مناسب است؟
هنگام خرید نسیه یا پرداخت با وجه شخصی از عملیات «تعریف سریع شخص یا فروشنده» استفاده کنید. بعداً می‌توان با توجه به مجوز و نیاز واقعی، اطلاعات مالیاتی یا تماس را کامل کرد. نام مشابه کافی نیست: دو «آقای رضایی» ممکن است دو نفر باشند.
بدهکار و بستانکار نسبت به چه کسی؟
در بیان روزمره می‌گوییم «مشتری بدهکار است» یعنی او به کسب‌وکار بدهکار است؛ در دفترکل، افزایش حساب‌های دریافتنی در سمت بدهکار ثبت می‌شود. برای تأمین‌کننده‌ای که باید به او پول بدهیم، پرداختنی در سمت بستانکار افزایش می‌یابد. این دو اصطلاح در گزارش اشخاص باید واضح با برچسب «طلب ما» و «بدهی ما» نشان داده شوند.
اشتباه‌ها و عیب‌یابی
- وجه دریافت شده ولی صورت‌حساب هنوز باز است: تخصیص وجه به فاکتور را کنترل کنید.
- مانده شخص اشتباه است: شخصیت حسابداری، ارز، سند قطعی و برگشت‌ها را کنترل کنید.
- شخص تکراری: قبل از ادغام سوابق، فاکتورها، اسناد و مجوزهای انتقال رابطه را بررسی کنید.
- فروش نقدی عمومی: در صورت مجازبودن و ناشناس‌بودن مشتری، مسیر فروش نقدی مناسب استفاده شود؛ همه فروش‌ها را به یک شخص ساختگی نچسبانید.
- شخص در چند شهر فعالیت می‌کند: شهر، نشانی معامله و محل تحویل را از هویت مالی جدا نگه دارید؛ عنوان شهر به‌تنهایی شناسه طرف حساب نیست.
کنترل‌های پیشنهادی
صورت‌حساب هر شخص باید قابل فیلتر بر اساس تاریخ و ارز و دارای پیوند به سند اولیه باشد؛ امکان دانلود برای حسابدار و محدودیت دسترسی برای کارمند فروش نیز مفید است. کنترل توافق تهاتر، تخصیص جزئی و پیش‌دریافت قبل از محاسبه «مانده نهایی» الزامی است.
ادامه
فاکتور فروش · دریافت مشتری · پرداختنی‌ها
سناریوی شخصی که هم مشتری است و هم فروشنده
فرض کنید از آقای رضایی ۱۵ میلیون کالا خریده‌اید و همان شخص از شما ۱۰ میلیون خدمات دریافت کرده است. در دفاتر ممکن است ۱۵ میلیون بدهی به او و ۱۰ میلیون طلب از او ثبت شده باشد. گزارش نباید صرفاً یک عدد «۵ میلیون بدهکار» نمایش دهد، مگر اینکه طبق توافق و قواعد حسابداری تهاتر معتبر انجام شده باشد. دو جهت حساب را جدا گزارش کنید و اگر تسویه متقابل وجود دارد، سند و مرجع توافق را نگه دارید.
پرداخت به شخص اشتباه یا نام مشابه
ممکن است دو نفر با نام «محمد رضایی» در فهرست وجود داشته باشند. برای تخصیص دریافت یا پرداخت، علاوه بر نام، اطلاعات شناسایی مجاز، شماره مرجع و فاکتور مربوط را کنترل کنید. جابه‌جا کردن دریافت از شخص اول به دوم می‌تواند صورت‌حساب هر دو را به‌هم بزند، حتی اگر مانده کل بانک تغییر نکند. از ادغام عجولانه رکوردهای شخص بدون بررسی سندهای وابسته پرهیز کنید.
مانده افتتاحیه شخص چیست؟
اگر استفاده از آناما را از میانه فعالیت کسب‌وکار شروع کرده‌اید، ممکن است مشتری از قبل بدهی داشته باشد. این مانده باید با سند افتتاحیه و مدرک واقعی وارد شود. صدور فاکتور فروش ساختگی برای انتقال بدهی قدیمی، درآمد دوره جاری را نادرست افزایش می‌دهد. همین اصل برای طلب قدیمی از فروشنده یا بدهی به مالک برقرار است.
نحوه خواندن گزارش ریزگردش
برای هر سطر، تاریخ سند، تاریخ سررسید در صورت وجود، نوع رویداد، مبلغ، ارز و مانده بعد از آن را ببینید. اگر سطر «دریافت وجه» وجود دارد اما مانده فاکتور تغییر نکرده، ممکن است تخصیص وجه هنوز انجام نشده باشد. اگر سند پیش‌نویس است، آن را با مانده قطعی جمع نکنید. برای حسابرسی، امکان بازکردن منبع اولیه از روی همان ردیف مهم‌تر از نمایش یک عدد جمع در بالای صفحه است.
نمونه اختلاف بدهکار و طلبکار یک شخص
یک شخص هم خریدار است و هم تأمین‌کننده. از او بابت فروش ۸ میلیون طلب دارید و بابت خرید ۵ میلیون به او بدهکارید. جمع خالص ریاضی ۳ میلیون است، اما صورت‌حساب دریافتنی ۸ و پرداختنی ۵ باید مستقل و با مرجع‌های خود باقی بمانند؛ تهاتر بدون سند و شرایط معتبر توصیه نمی‌شود. تاریخ سررسید، فاکتور و دریافت یا پرداخت جزئی هر سمت را نشان دهید.
برای یک شخص با چند شهر یا چند قرارداد، نام آزاد بدون شناسه پایدار ممکن است رکورد تکراری بسازد. پیش از تعریف «آقای احمدی» جدید، فرد موجود و مدارک تماس را کنترل کنید؛ اگر رکورد تکراری به اسناد تاریخی وصل شده، ادغام ساده بدون بررسی روابط مالی خطرناک است.