کارگاه کامل ثبت سفارش دستی و تلفنی؛ از انتخاب مشتری تا پرداخت و تحویل

سفارش دستی برای فروشی مناسب است که خارج از صفحه خرید عمومی شروع می‌شود: تلفن، پیام‌رسان، مراجعه حضوری یا هماهنگی مستقیم. این قابلیت برای ثبت خرید تأمین‌کننده، هزینه روزانه یا انتقال بین انبارها نیست. اگر مشتری کالایی را خریده ولی وجه هنوز وصول نشده، سفارش در انتظار پرداخت می‌ماند و فرایند دریافت جداست.

مرحله ۱: تعیین شخص و نوع معامله

در /panel/orders روی «افزودن سفارش» بزنید. اگر مشتری قبلاً در آناما وجود دارد، با شناسه یا موبایل همان رکورد را انتخاب کنید؛ شخص جدید نسازید. اگر مشتری تازه‌وارد است و مجوز ایجاد مشتری دارید، گزینه «مشتری جدید» را فعال و نام و شماره موبایل معتبر ثبت کنید. شماره تکراری عمداً رد می‌شود تا تاریخچه سفارش‌ها تکه‌تکه نشود. مشتری فروشگاهی با «شرکت سازنده محصول» هیچ ارتباطی ندارد.

برای فروش اعتباری سازمانی، محدودیت روش پرداخت فرم دستی را در نظر بگیرید؛ این فرم فقط «هماهنگی پرداخت» و «واریز بانکی» دارد. اگر تعهد نسیه/قرارداد تجاری نیاز دارید، از مسیر سفارش سازمانی و ثبت دریافتنی معتبر استفاده کنید، نه انتخاب جعلی «پرداخت شده».

مرحله ۲: انتخاب کالای دقیق

هر ردیف باید یک تنوع محصول فعال باشد. مثلاً «پیراهن آبی سایز XL» تنوع جدا از «پیراهن مشکی سایز L» است. فرم پس از انتخاب تنوع، SKU، قیمت پیشنهادی، واحد، حداقل و گام سفارش و موجودی قابل فروش را از سرور می‌خواند. اگر کالا انتخاب شد اما داده بارگیری نشد، آن ردیف را تا رفع خطا ثبت نکنید. یک تنوع فقط یک بار در اقلام سفارش می‌آید؛ در صورت چند عدد، مقدار همان ردیف را بالا ببرید.

در سفارش وزنی، تعداد را براساس واحد نمایشی همان تنوع وارد کنید. مثال: برای محصولی با واحد «کیلوگرم» خرید ۸۰۰ کیلو به صورت 800 وارد می‌شود؛ برای واحد «تن» همین مقدار 0.8 است. عددهای اعشاری باید با حداقل و گام تنوع سازگار باشند. سمت سرور تبدیل به مقدار داخلی و کنترل قابل فروش انجام می‌شود. برای جزئیات سفارش وزنی را بخوانید.

مرحله ۳: قیمت‌گذاری و تخفیف

قیمت واحد از سرویس قیمت‌گذاری پیشنهاد می‌شود، ولی در فرم دستی قابل ویرایش است. تغییر قیمت را بر اساس اختیار فروشنده و سابقه توافق مشتری انجام دهید. قیمت پیشنهادی ملاک بهای تمام‌شده انبار نیست. مجموع اقلام را با مبلغ قرارداد یا پیام مشتری تطبیق دهید؛ سپس تخفیف کل را به تومان وارد کنید، نه درصد. اگر ۵ درصد تخفیف توافق شده، مبلغ آن را براساس جمع درست حساب کنید. هزینه ارسال فقط در روش «ارسال» درج می‌شود و برای تحویل حضوری باید صفر بماند.

مرحله ۴: نحوه تحویل

برای تحویل حضوری، آدرس ارسال لازم نیست؛ اما هویت تحویل‌گیرنده باید در عملیات واقعی کنترل شود. برای ارسال، گیرنده، موبایل، استان، شهر و نشانی را کامل وارد کنید. کدپستی در صورت درج باید ده‌رقمی باشد. روش ارسال انتخابی فقط وقتی معتبر است که برای فضای کاری فعال باشد. نشانی ثبت‌شده در سفارش snapshot است؛ بعدها ویرایش نشانی پروفایل مشتری آن را خودبه‌خود بازنویسی نمی‌کند.

مرحله ۵: پرداخت را به واقعیت وصل کنید

manual_followup یعنی مشتری و فروشنده بعداً پرداخت را هماهنگ می‌کنند؛ bank_transfer یعنی مسیر واریز بیرون از درگاه است. هیچ‌کدام تأیید دریافت وجه نیست. بعد از ذخیره، مسئول مالی باید وضعیت را با مرجع معتبر تطبیق دهد. اگر فیش ارسالی دارید، از صف فیش‌ها استفاده کنید؛ اقدام «ثبت دریافت وجه» را بدون بررسی حساب بانکی نزنید. این اقدام می‌تواند رزرو انبار را قطعی کند؛ برای سفارش‌های نامعتبر اثر عملیاتی جدی دارد.

مرحله ۶: ثبت و کنترل نتیجه

روی «ثبت سفارش» بزنید و شماره سفارش برگشتی را نگهدارید. این درخواست کلید جلوگیری از تکرار دارد؛ اگر ارتباط قطع شد، ابتدا فهرست سفارش‌ها را با مشتری و زمان بررسی کنید. ثبت مجدد بدون جست‌وجو ممکن است دو سفارش و دو رزرو مستقل بسازد. سپس جزئیات سفارش را باز کنید: مشتری، SKUها، مقدار، تخفیف، ارسال و روش پرداخت باید همان چیزی باشند که پذیرفته‌اید.

سفارش پس از ثبت ممکن است هنوز منتظر پرداخت باشد؛ این درست است. مسئول انبار باید به موجودی reserved و available نگاه کند. زمانی که پرداخت به شیوه معتبر قطعی شد، عملیات پردازش، بسته‌بندی و ارسال طبق ترتیب انجام می‌شود.

ویرایش سفارش دستی چه محدودیت‌هایی دارد؟

ویرایش در کد فقط برای سفارش دستی منتظر پرداخت، پرداخت‌نشده، بدون رکورد Payment و بدون فیش ثبت‌شده مجاز است. این مرز از تغییر بی‌ردپا بعد از تعهد مالی جلوگیری می‌کند. هنگام ویرایش، اگر سفارش هم‌زمان توسط همکار دیگری تغییر کند، زمان آخرین ویرایش بررسی می‌شود. اگر پس از تأیید وجه مشتری خواهان تغییر کالا شد، از مسیر رسمی اصلاح/مرجوعی/تعویض استفاده کنید.

نمونه دوم: فروش حضوری با دریافت نقدی

فرض کنید خریدار حضوری یک ماوس ۷۵۰ هزار تومانی می‌گیرد و رسید پرداخت را نشان می‌دهد. ابتدا مشخص کنید وجه واقعاً در صندوق یا بانک فروشگاه دریافت و ثبت شده یا صرفاً ادعا شده است. سفارش دستی را با مشتری، SKU، تحویل حضوری و روش هماهنگی پرداخت ثبت کنید؛ مبلغ حمل صفر است. سپس پس از کنترل سند پرداخت، مسئول مجاز دریافت را ثبت می‌کند. برای صندوق واقعی، گردش و سند مالی مستقل را هم باید بررسی کرد؛ تغییر وضعیت سفارش به‌تنهایی جایگزین ثبت صندوق/بانک نمی‌شود.

نمونه سوم: کمبود هنگام سفارش تلفنی

مشتری ۲۰ عدد کالا می‌خواهد ولی مقدار آزاد فقط ۱۲ است. اگر تنوع اجازه backorder نداشته باشد، سرور خطای کمبود می‌دهد. اگر اجازه داشته باشد، بخشی از سفارش رزرو و بخشی در انتظار تأمین ثبت می‌شود؛ تیم فروش باید تاریخ تأمین و نحوه تحویل را با مشتری هماهنگ کند. نباید موجودی را دستی بالا ببرید تا ثبت سفارش رد نشود. کنترل کسری و پیش‌فروش را بخوانید.

کنترل نهایی صاحب فروشگاه

قبل از خروج از سفارش، شماره سفارش، شخص، هر تنوع، مقدار/واحد، مبلغ نهایی، روش پرداخت، وضعیت رزرو، نشانی یا تحویل حضوری و مسئول اقدام بعدی را بررسی کنید. برای جزئیات فیلد به فیلد مرجع کامل فرم و برای ثبت سند و مانده مرز حسابداری سفارش را مطالعه کنید.