تطبیق صورت‌حساب بانکی
توضیح فیلدهای تطبیق، تشخیص ردیف تکراری و رسیدگی به اختلاف مانده
تطبیق بانکی: پیدا کردن اختلاف صورت‌حساب بانک و دفترکل
تطبیق بانکی فرایند پیدا کردن رابطه میان ردیف‌های صورت‌حساب بانک و سندها/پرداخت‌های آناما است. تطبیق کردن یک ردیف، نباید خودکار به معنی ایجاد یک واریز یا برداشت دوم باشد. هدف این است که هیچ تراکنش گم، تکراری یا نامشخص نماند.
پیش از شروع چه لازم داریم؟
حساب بانکی فعال، بازه صورت‌حساب، مانده آغاز و پایان بانک، فایل یا ردیف‌های واردشده و دسترسی مشاهده سند و تراکنش. اگر ارز حساب بانکی متفاوت است، تبدیل معتبر و گزارش مجزا را در نظر بگیرید.
فیلدهای BankReconciliation
| فیلد | کاربرد |
|---|---|
| حساب بانکی | حسابی که تطبیق می‌کنیم |
| از تاریخ / تا تاریخ | بازه سند رسمی بانک |
| مانده افتتاحیه / اختتامیه | ارقام واقعی صورت‌حساب مربوط به بازه |
| وضعیت | باز، در حال بررسی یا تکمیل‌شده طبق فرآیند |
| فایل واردشده | مدرک مربوط به گزارش بانک |
| تکمیل‌کننده و زمان | سابقه مسئولیت کنترل |
فیلدهای هر ردیف تطبیق
| فیلد | معنی |
|---|---|
| تراکنش بانک | ردیف ورودی یا خروجی برای کنترل |
سند دفترکل (matched_journal) | سند حسابداری که به ردیف ارتباط دارد |
پرداخت خزانه (matched_payout) | پرداخت عملیاتی مرتبط در صورت وجود |
| روش و اطمینان تطبیق | راه یافتن تطبیق و امتیاز پیشنهادی؛ قطعیت انسانی نیست |
اختلاف (difference) | مانده قابل رسیدگی میان مبلغ‌های مرتبط |
| وضعیت، تأیید و بررسی‌کننده | کنترل نهایی و مسئولیت |
| یادداشت بررسی | مستندسازی دلیل پذیرش، رد یا استثنا |
روش صحیح اجرای تطبیق
۱. میزکار خزانه یا ردیف‌های تطبیق را باز کنید.
۲. حساب بانکی و تاریخ فایل را کنترل کنید. فایل را برای همان بازه بدون ایجاد تراکنش تکراری وارد کنید.
۳. ردیف‌های تطبیق خودکار را تأییدنشده فرض کنید تا مرجع، مبلغ، تاریخ و شخص درست بررسی شود.
۴. برای ردیف بدون تطبیق ببینید رویداد دفترکل ثبت نشده، پرداخت نامشخص است، مبلغ کارمزد وجود دارد یا ردیف تکراری وارد شده.
۵. اختلاف‌ها را در منبع اصلی رفع و بعد نتیجه تطبیق را نهایی کنید؛ پیوند رسیدگی را نگه دارید.
پنج نوع اختلاف پرکاربرد
- در راه بودن وجه: تاریخ ثبت فروشگاه و تاریخ ارزش بانک متفاوت است.
- کارمزد بانکی: بانک مبلغی کم کرده و سند دفترکل کارمزد نیاز به مسیر مجاز دارد.
- پرداخت نامشخص: درخواست ارسال شده ولی بانک هنوز قطعی نکرده؛ پرداخت دوم نفرستید.
- انتقال داخلی: یک خروج و یک ورود مربوط به جابه‌جایی بین حساب‌های خودتان است، نه هزینه و درآمد.
- ورود دوباره فایل: شناسه و
import_keyرا کنترل کنید.
مثال
صورت‌حساب، برداشت ۱٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان را نشان می‌دهد و دفترکل یک هزینه ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی دارد. ۲۰۰ هزار اختلاف را حدسی «کارمزد» نزنید. رسید بانک، شناسه مرجع، تعداد تراکنش‌ها و سند طرف مقابل را ببینید. ممکن است دو برداشت مستقل باشد.
چه کارهایی نکنیم؟
- با ترازشدن مجموع، ردیف‌های تطبیق‌نشده را بی‌اهمیت ندانید.
- با تغییر دستی مانده افتتاحیه، مغایرت گردش را مخفی نکنید.
- تراکنش نامشخص را با ارسال دوباره پرداخت حل نکنید.
- فایل بانکی شامل اطلاعات حساس را بدون مجوز در اختیار دیگران نگذارید.
ادامه
بانک‌ها · خزانه · گزارش و بستن دوره
سناریوی پایان روز با سه ردیف نامشخص
فرض کنید بانک در پایان روز سه ردیف تازه دارد: واریز مشتری با شماره پیگیری مشخص، برداشت کارمزد و انتقال بین دو حساب متعلق به کسب‌وکار. نخست حساب و بازه فایل را بررسی می‌کنید، سپس سعی می‌کنید واریزی را به دریافت گزارش‌شده و سند دفترکل مشتری مرتبط کنید. اگر دریافت وجود دارد اما ثبت قطعی نشده، از مسیر تأیید سند رسیدگی کنید؛ واریز دوم نسازید. برداشت کارمزد را با اعلان یا ریزصورت بانک کنترل کنید و تنها با حساب هزینه کارمزد مناسب، سند مجاز ثبت کنید. انتقال داخلی را هم در مقابل حساب مقصد جست‌وجو کنید؛ قرار نیست این خروج و ورود، فروش و هزینه تلقی شود.
اگر در تطبیق خودکار سیستم «اطمینان بالا» نمایش داده شد، این صرفاً یک پیشنهاد تطبیق است. تاریخ، مبلغ، شناسه خارجی و مرجع پرداخت باید همگی توجیه داشته باشند. دو پرداخت یکسان به یک فرد در یک روز ممکن است مشروع باشند؛ از سوی دیگر دو ردیف با شناسه خارجی یکسان می‌توانند دوباره وارد شده باشند. مبلغ برابر به تنهایی نشانه یکسان‌بودن تراکنش نیست.
وقتی مانده آغاز و پایان با جمع ردیف‌ها نمی‌خواند
ممکن است فایل ناقص وارد شده باشد، بخشی از روز خارج از بازه انتخابی باشد، تاریخ ارزش با تاریخ وقوع متفاوت باشد یا بانک حساب را به ارزی دیگر نشان دهد. پیش از ایجاد سند حسابداری، مجموع ریاضی ردیف‌های فایل، جهت بدهکار/بستانکار از نگاه بانک، مانده افتتاحیه و اختتامیه را بررسی کنید. اگر خود فایل با مانده اعلامی بانک همخوان نیست، منبع فایل را اصلاح کنید، نه اینکه یک سطر مجهول مالی در آناما بسازید.
چک‌لیست تأییدکننده تطبیق
تأییدکننده باید بداند کدام ردیف‌ها با سند قطعی وصل شده‌اند، کدام‌ها هنوز در انتظار بانک‌اند، کدام‌ها دارای اختلاف مبلغ و کدام‌ها با روش دستی تطبیق داده شده‌اند. برای تطبیق دستی، دلیل و مدرک را در review_note نگه دارید. پس از تکمیل، گزارش مغایرت صفر باید با مانده بانک، دفترکل و ردیف‌های واقعی سازگار باشد؛ فقط صفر شدن مجموع اختلاف کافی نیست.
پرونده بررسی اختلاف ۲٫۳ میلیون تومانی
اگر دفترکل ۵۰ میلیون و بانک ۴۷٫۷ میلیون است، بلافاصله ۲٫۳ میلیون «هزینه اصلاح» ثبت نکنید. ممکن است چک ۲ میلیونی تازه وصول شده و ۳۰۰ هزار تومان کارمزد معتبر ثبت‌نشده باشد، یا تراکنش وارداتی و ثبت داخلی یک واقعه را دو بار نشان دهند. origin=statement را برای مدرک بانک و سند JournalEntry را برای اثر دفترکل جدا بررسی کنید. تاریخ ارزش، جهت تراکنش و مرجع خارجی در کنار مبلغ لازم‌اند.
وقتی تفاوت صرفاً ناشی از تاریخ وصول یا وجه در راه است، ثبت درآمد/هزینه جدید ممکن است اشتباه باشد. پرونده مغایرت باید مسئول پیگیری و وضعیت باز/حل‌شده داشته باشد.