شخصیت حسابداری و دوره مالی
هویت قانونی، ارز پایه، تاریخ‌های دوره، وضعیت قفل و راه‌حل خطاهای شرکت و دوره
شخصیت حسابداری، سال مالی و دوره: ثبت را برای کدام کسب‌وکار انجام می‌دهیم؟
وقتی آناما از «شرکت» یا «شخصیت حسابداری» سؤال می‌کند، منظور واحدی است که دارایی‌ها، بدهی‌ها و اسنادش جداگانه نگهداری می‌شود؛ نه شرکت سازنده کالایی که خریده‌اید. حتی کسب‌وکار تک‌نفره ممکن است برای گزارش‌های داخلی به یک شخصیت حسابداری نیاز داشته باشد.
تفاوت سه مفهوم
- فضای کسب‌وکار یا Tenant: محدوده دسترسی و اطلاعات شما در پلتفرم.
- شخصیت حسابداری (
LegalEntity): واحد گزارش‌دهی مالی، ارز پایه و مشخصات ثبتی. چند شخصیت ممکن است در یک فضای کسب‌وکار وجود داشته باشند. - دوره مالی (
FiscalPeriod): بازه‌ای که ثبت و گزارش حسابداری به آن تعلق دارد، مانند یک ماه یا سال.
این‌ها را به‌جای یکدیگر انتخاب نکنید. تغییر شخصیت انتخابی می‌تواند مسیر بانک، حساب دفترکل و فاکتورهای قابل انتخاب را تغییر دهد.
هر فیلد شخصیت حسابداری چه می‌کند؟
| فیلد | مفهوم و اثر | پیشنهاد کاربردی |
|---|---|---|
کد (code) | شناسه داخلی و متمایزکننده واحد | کوتاه و پایدار؛ برای تغییر نام تجاری عوضش نکنید |
نام (name) | نام قابل مشاهده در فهرست‌ها | همان عنوانی که کارکنان می‌شناسند |
نام قانونی (legal_name) | عنوان رسمی واحد | با مدارک مالی/ثبتی هماهنگ باشد |
شماره ثبت (registration_number) | اطلاعات ثبتی | فقط اگر واقعاً وجود دارد وارد کنید |
شناسه مالیاتی (tax_id) | اتصال هویت به مالیات | دقت در ارقام و مالکیت؛ مقدار ساختگی وارد نکنید |
کد کشور (country_code) | زمینه جغرافیایی واحد | با محل فعالیت قانونی سازگار باشد |
ارز پایه (base_currency) | مبنای ثبت اصلی و گزارش‌های واحد | پیش از ورود داده قطعی انتخاب شود؛ واحد پول را با نماگذاری تومان اشتباه نگیرید |
ماه شروع سال مالی (fiscal_year_start_month) | تقویم دوره‌بندی | بر اساس سیاست مالی کسب‌وکار |
فعال (is_active) | امکان استفاده جاری از واحد | واحد دارای سابقه را برای پاک‌کردن گزارش حذف نکنید |
فیلدهای دوره مالی
| فیلد | معنا | اشتباه رایج |
|---|---|---|
| شخصیت حسابداری | صاحب دوره | استفاده از دوره واحد دیگر |
| نام، برچسب سال و تقویم | عنوان نمایشی/تنظیم تقویمی | فرض اینکه تقویم و تاریخ ذخیره‌شده همیشه یکی‌اند |
| تاریخ شروع و پایان | محدوده مجاز گزارش و ثبت | همپوشانی اشتباه دوره‌ها |
وضعیت (status) | باز، بسته موقت یا بسته قطعی | صدور سند جدید در دوره بسته |
| قفل‌شدن در و توسط چه کسی | سابقه کنترل | تلاش برای دورزدن قفل با تغییر تاریخ سند |
روش درست راه‌اندازی
۱. به فضای کاری مالی بروید و شخصیت موجود را بررسی کنید؛ بدون نیاز، چند شخصیت هم‌نام نسازید.
۲. ارز پایه را با واحد حسابداری کسب‌وکار تطبیق دهید. اگر قیمت کالا را به تومان می‌بینید ولی ارز دفترکل ریال است، تبدیل نمایش و مبنای ثبت را جدا کنترل کنید.
۳. دوره جاری را در دوره‌های مالی پیدا کنید. تاریخ سند روزمره باید در بازه دوره مجاز قرار گیرد.
۴. اگر حساب‌های پیش‌فرض یا پروفایل ثبت خودکار برای این شخصیت ساخته نشده‌اند، قبل از ثبت عملیات مالی آن‌ها را بررسی کنید.
اگر فقط یک مغازه دارم چرا مدام شرکت می‌خواهد؟
وجود فیلد شخصیت در ساختار داده برای جلوگیری از مخلوط‌شدن گزارش واحدها ضروری است. اما درخواست مکرر انتخاب از کاربر، ضرورت حسابداری نیست. اگر فقط یک واحد فعال وجود دارد، پیش‌فرض‌گذاری و حفظ انتخاب در فرم‌ها تجربه مناسب‌تری است. اگر چند واحد وجود دارد، پیش از ذخیره باید واحد واقعی نمایش داده شود.
بستن دوره چه اثری دارد؟
بستن موقت برای بازبینی است و بستن قطعی قفل جدی‌تری ایجاد می‌کند. در سورس فعلی FiscalPeriodCloseRun کنش، وضعیت قبل و بعد، مجری، زمان، علت و تصویر کنترل‌های آمادگی را نگه می‌دارد. برای بازگشایی دوره دلیل مستند نیاز است؛ از بازگشایی برای پنهان‌کردن یک سند اشتباه استفاده نکنید.
مثال
اگر فروش مهرماه مربوط به کسب‌وکار A باشد و پرداخت آن به حساب بانک کسب‌وکار B ثبت شود، حتی اگر هر دو در یک Tenant باشند، صورت‌های مالی درست نخواهند بود. هنگام دریافت از مشتری، شخصیت فاکتور، شخص پرداخت‌کننده، حساب بانکی مقصد و دوره ثبت را به یک زمینه واحد وصل کنید.
عیب‌یابی
حساب بانکی/حساب دفترکل پیدا نمی‌شود: شخصیت انتخابی و فعال‌بودن حساب‌ها را بررسی کنید. انتخاب‌گر برای برخی عملیات با فیلد legal_entity فیلتر می‌شود.
ثبت در دوره بسته مجاز نیست: تاریخ یا دوره صحیح را پیدا کنید؛ بازگشایی فقط با مجوز و فرآیند کنترل‌شده است.
عدد گزارش با انتظار متفاوت است: ارز، تاریخ شروع و پایان، وضعیت ثبت اسناد و واحد گزارش را در یک صفحه کنار هم بررسی کنید.
ادامه مطالعه
آزمایش عملی: دو شعبه و دو شخصیت را اشتباه نگیریم
یک فروشگاه دو شعبه تهران و تبریز دارد، اما هر دو تحت یک شخصیت حقوقی فعالیت می‌کنند؛ الزاماً نباید برای هر شعبه LegalEntity جدید ساخته شود. ممکن است شعبه در قالب OrganizationUnit یا بعد گزارش مرکز هزینه ثبت شود. برعکس، اگر دو شرکت قانونی مستقل‌اند، ترکیب دفاتر و مانده بانک آن‌ها بدون ساختار تلفیق معتبر غلط است.
در دوره مالی، تاریخ آغاز و پایان باید واقعی باشند. اگر خرج شهریور در مهر پرداخت شده، تغییر تاریخ خرج برای اینکه دوره هنوز باز است، الزاماً درست نیست. از حسابداری تعهدی، هزینه معوق و فرایند اصلاح دوره استفاده کنید. هر اقدامی برای قفل و بازگشایی باید علت، مسئول و مدارک داشته باشد.
راه‌اندازی مانده افتتاحیه و کاربرگ بستن ماه را کنار هم بخوانید.