پروفایل ثبت خودکار حسابداری
نگاشت دقیق حساب‌های بانک، فروش، بدهی، موجودی، هزینه، حقوق و استهلاک
پروفایل ثبت خودکار: آناما پول را به کدام حساب می‌برد؟
بخش مهمی از خرید، فروش و پرداخت در آناما با اسناد خودکار ثبت می‌شود. AccountingPostingProfile تعیین می‌کند هر نوع رویداد به چه حساب‌هایی متصل شود. اگر نگاشت اشتباه باشد، ممکن است همه سندها متوازن باشند و در عین حال مانده بانک، بدهی، فروش یا هزینه اشتباه گزارش شود.
چه زمانی به پروفایل سر می‌زنیم؟
- هنگام راه‌اندازی شخصیت حسابداری تازه؛
- زمانی که عملیات سریع می‌گوید «سرفصل هزینه یا حساب تسویه پیکربندی نشده است»؛
- وقتی یک هزینه حمل‌ونقل در هزینه عمومی افتاده است؛
- پس از تغییر کدینگ یا ایجاد حساب بانک/صندوق جدید؛
- هنگام راه‌اندازی فروشگاه، پرداخت، حقوق، انبار یا تولید.
فیلدهای واقعی و کاربردشان
| فیلد مدل | نقش در ثبت حسابداری | کنترل مهم |
|---|---|---|
legal_entity | شخصیت صاحب این نگاشت | پروفایل یک شخصیت را به دیگری نچسبانید |
cash_account | حساب نقد یا وجه در الگوی ثبت خودکار | ممکن است به بانک مرتبط باشد؛ برای صندوق مستقل آن را خودکار فرض نکنید |
payment_clearing_account | حساب واسط پرداخت | نباید با حساب بانک یا هزینه عمومی اشتباه شود |
receivable_account | مطالبات مشتریان | تسویه باید به همان بدهی/طلب مربوط وصل شود |
chargeback_receivable_account | مطالبه ناشی از برگشت وجه | پرونده‌های برگشتی با فروش معمولی مخلوط نشوند |
payable_account | بدهی به اشخاص/تأمین‌کنندگان | خرید نسیه در این طبقه گزارش شود |
sales_account | درآمد فروش | پیش‌دریافت را بی‌دلیل به این حساب نریزید |
sales_tax_account | مالیات فروش | مالیات وصول‌شده معمولاً درآمد شرکت نیست |
customer_advance_account | پیش‌دریافت مشتری | قبل از تحقق فروش/تخصیص به فاکتور |
unapplied_customer_cash_account | وجه دریافت‌شده بدون تخصیص | مانده آن باید مرتب رسیدگی شود |
customer_wallet_liability_account | بدهی اعتبار یا کیف‌پول مشتری | با کیف پول نقد شرکت اشتباه نشود |
inventory_account | ارزش موجودی کالا | فقط خرید انباردار با ثبت معتبر |
cogs_account | بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته | هم‌زمان با خروج معتبر موجودی |
grni_account | دریافت کالا بدون فاکتور نهایی | مانده واسط باید با صورتحساب تسویه شود |
general_expense_account | هزینه عمومی | جایگزین نگاشت تخصصیِ موجود نشود |
office_expense_account | ملزومات اداری | برای خرید مصرفی، نه هر خرید تجهیزات |
transport_expense_account | هزینه حمل‌ونقل | هنگام ثبت کرایه/حمل مرتبط |
hospitality_expense_account | پذیرایی | براساس سیاست هزینه‌های مجاز |
utilities_expense_account | قبوض و خدمات | برق، آب، اینترنت و مانند آن |
payroll_payable_account | حقوق پرداختنی | هزینه حقوق با پرداخت نقد یکی نیست |
payroll_expense_account | هزینه حقوق | بعد از شناسایی دوره‌ای |
insurance_payable_account | بیمه پرداختنی | سهم بدهی بیمه را نگه می‌دارد |
salary_tax_payable_account | مالیات حقوق پرداختنی | تسویه بعدی هزینه را تکرار نکند |
employee_deduction_payable_account | کسورات کارکنان | وجوه نگهداری‌شده متعلق به اشخاص |
depreciation_expense_account | هزینه استهلاک | اثر دوره‌ای دارایی ثابت |
accumulated_depreciation_account | استهلاک انباشته | کاهنده ارزش دفتری دارایی |
warranty_expense_account | هزینه ضمانت | جدا از استرداد اصل فروش |
chargeback_loss_expense_account | زیان برگشت وجه | فقط زمانی که واقعا زیان شناسایی می‌شود |
chargeback_fee_expense_account | کارمزد برگشت وجه | جدا از اصل مبلغ برگشتی |
work_in_progress_account | موجودی در جریان ساخت | برای عملیات تولید، نه هزینه جاری |
manufacturing_overhead_account | سربار تولید | نیازمند قواعد تخصیص معتبر |
مراحل بررسی در پنل
۱. از مرکز مالی پروفایل شخصیت را پیدا کنید.
۲. برای هر فیلد، سرفصل موجود با نوع و ماهیت درست را انتخاب کنید؛ حساب هزینه را به بانک، یا حساب درآمد را به پیش‌دریافت متصل نکنید.
۳. درباره صندوق و بانک توجه کنید: cash_account ممکن است در تنظیم پیش‌فرض همان حساب بانکی یا نقد عمومی باشد. هزینه‌ای که از صندوق واقعی پرداخت می‌شود باید از سرفصل معتبر صندوق/تنخواه همان شخصیت کسر شود.
۴. یک خرید مصرفی کوچک و یک دریافت مشتری آزمایشی را در محیط تست ثبت و اثرشان را پس از ثبت قطعی در آرتیکل‌ها بررسی کنید.
۵. بعد از تغییر پروفایل، اسناد تاریخی را خودکار بازنویسی‌شده فرض نکنید؛ برای اصلاح سابقه از عملیات حسابداری مجاز استفاده کنید.
مثال: قبض آب
دسته «قبوض و خدمات» انتخاب می‌شود. نگاشت باید هزینه خدمات را بدهکار کند؛ طرف بستانکار بسته به روش پرداخت بانک، صندوق یا پرداختنی است. اگر تمام هزینه‌ها به «هزینه عمومی» رفت، نگاشت دسته به پروفایل را بررسی کنید؛ فقط عنوان دسته در توضیح سند برای گزارش تفصیلی حساب کافی نیست.
چه چیزی را پیشنهاد می‌کنیم؟
پروفایل را یک بار با حضور حسابدار تنظیم و پس از آن با نقش محدود محافظت کنید. برای تغییرات بعدی، گزارش اختلاف قبل و بعد و یک تست نمونه نگه دارید. ایجاد خودکار حساب ناشناس برای رفع موقت یک خطا می‌تواند صورت‌های مالی را نادرست کند.
لینک‌های مرتبط
ثبت سریع · کدینگ حساب‌ها · کنترل‌های مالی
آزمون نگاشت با دو عملیات مشابه
دو خرید ۵۰۰ هزار تومانی ثبت کنید: یکی کرایه و یکی قبوض. در فرم هر دو ممکن است روش پرداخت «بانک» باشد، اما حساب بدهکار باید براساس دسته و نگاشت معتبر فرق کند؛ کرایه در حساب حمل‌ونقل و قبض در حساب خدمات قرار گیرد. حساب بستانکار در هر دو می‌تواند همان بانک منتخب باشد، با فرض پرداخت قطعی. اگر هر دو در هزینه عمومی نشستند، مشکل لزوماً از فرم نیست؛ پروفایل نگاشت دسته به حساب را بررسی کنید. بعد از اصلاح پروفایل، اسناد تاریخی ثبت‌قطعی‌شده خودکار به سرفصل تازه منتقل نمی‌شوند و اصلاح گذشته فرآیند مستقل می‌خواهد.
حساب واسط پرداخت و بازپرداخت
در پرداخت آنلاین ممکن است درگاه یا پذیرنده پول را دریافت کند ولی هنوز وجه به بانک شرکت منتقل نشده باشد. payment_clearing_account برای تفکیک این مرحله مهم است. اگر همه دریافت‌های درگاه مستقیماً به بانک اضافه شوند و تسویه پذیرنده هم دوباره به بانک ثبت شود، وجه دوبار شمرده می‌شود. در برگشت وجه نیز حساب مطالبه برگشت، هزینه کارمزد و زیان احتمالی باید از اصل مبلغ فروش تفکیک شوند؛ استفاده از یک حساب عمومی برای همه این‌ها تحلیل را خراب می‌کند.
کنترل فعال‌بودن و تغییر حساب‌ها
هر حساب انتخاب‌شده در پروفایل باید متعلق به شخصیت درست، فعال و مطابق با ماهیت ثبت باشد. اگر حسابی که پروفایل به آن اشاره می‌کند غیرفعال یا غیرقابل ثبت شود، عملیات خودکار ممکن است خطا بدهد یا نیازمند بازبینی باشد. برای جایگزینی حساب، وضعیت اسناد در انتظار ثبت را هم بررسی کنید تا بخشی از یک فرآیند روی حساب قدیم و بخشی بدون مستند روی حساب جدید نرود.
آزمایش نگاشت قبل از شروع عملیات واقعی
برای یک فروش نقدی فرضی، بررسی کنید سند فروش به حساب درآمد، دریافتنی/واسط و مالیات صحیح می‌رود؛ برای پرداخت هزینه از بانک، حساب بانک واقعی بستانکار شود؛ برای خرج صندوق، بانکِ متصل به BankAccount اشتباهاً انتخاب نشود. سرفصل هزینه عمومی را فقط به‌عنوان پیش‌فرض موقت بشناسید: دسته «حمل‌ونقل» در فرم لزوماً به معنی حساب معین حمل‌ونقل در دفترکل نیست. اگر گزارش هزینه تفکیکی می‌خواهید، سرفصل اختصاصی و نگاشت را تعریف و با سند آزمایشی کنترل کنید.
در تغییر پروفایل برای عملیات آینده، اثر بر اسناد تاریخی را بررسی کنید. تغییر نگاشت نباید اسناد ثبت قطعی گذشته را بی‌ردپا بازنویسی کند. شخص و دوره مالی و ارز حساب‌ها را کنترل کنید و به کاربران عادی اجازه تغییر پروفایل ندهید.