حساب بانکی و گردش تراکنش‌ها
فیلدهای بانک و تراکنش، طبقه وجه نقد، مانده افتتاحیه و تفاوت بانک و دفترکل
حساب بانکی، دفتر بانک و تراکنش‌ها: چه عددی موجودی واقعی است؟
در آناما بانک دو لایه دارد: حساب دفترکل که اثر حسابداری را ثبت می‌کند و حساب/تراکنش بانکی که گردش حساب نزد بانک یا اطلاعات واردشده را نگه می‌دارد. اختلاف بین آن‌ها باید تطبیق شود، نه با سند درآمد یا هزینه صوری پوشانده شود.
مشخصات BankAccount و اثر هرکدام
| فیلد | کاربرد | توجه |
|---|---|---|
| شخصیت حسابداری | صاحب حساب | شخصیت فاکتور و پرداخت را کنترل کنید |
حساب دفترکل (ledger_account) | سرفصل بانک در دفاتر | دارایی، فعال، قابل ثبت و گروه وجه نقد/معادل نقد |
| نام حساب | عنوان داخلی برای انتخاب | بانک و نوع حساب روشن باشد |
| نام بانک | مؤسسه نگهدارنده وجه | نام صحیح برای رسیدگی |
شبا (iban) | شناسه انتقال بین‌بانکی | اطلاعات حساس را در پیام عمومی منتشر نکنید |
| شماره حساب | شناسه بانکی | با مستند بانک مطابقت داشته باشد |
| ارز | واحد وجه بانک | با سیاست شخصیت و عملیات سازگار باشد |
| مانده افتتاحیه | نقطه شروع کنترل مانده | بدون سند افتتاحیه و سیاست تطبیق، دوبار وارد گزارش نکنید |
| فعال بودن | مجاز بودن حساب در عملیات | غیرفعال‌کردن سابقه را پاک نمی‌کند |
مشخصات BankTransaction
| فیلد | معنی و استفاده |
|---|---|
| حساب بانکی | صاحب تراکنش |
منشأ (origin) | منبع تولید/ورود رکورد |
شناسه خارجی و کلید ورود (external_id, import_key) | تشخیص ردیف تکراری و ردیابی واردکردن |
| تاریخ تراکنش و تاریخ ارزش | زمان حرکت گزارش‌شده و زمان اثر بانکی؛ ممکن است یکسان نباشند |
| نوع و مبلغ | دریافت یا برداشت و اندازه آن |
| مرجع، شرح و طرف مقابل | تطبیق با رسید یا فاکتور |
| وضعیت تطبیق، زمان و مجری | آیا بانک با سند بررسی شده است |
سند مرتبط (journal_entry) | پیوند به ثبت دفترکل، در صورت وجود |
چطور حساب بانک تازه بسازیم؟
۱. حساب‌های بانکی را باز کنید و شخصیت را انتخاب کنید.
۲. نام، بانک، ارز و شناسه‌ها را بر اساس مدارک واقعی وارد کنید.
۳. حساب دفترکل مناسب از کدینگ انتخاب کنید؛ عنوان کافی نیست، cash_flow_category باید وجه نقد/معادل نقد باشد.
۴. مانده افتتاحیه را فقط پس از تعیین تاریخ و سند افتتاحیه و هماهنگی گزارش‌های دفتری وارد کنید. ساخت حساب جدید خودش واریز انجام نمی‌دهد.
۵. یک ثبت کنترل‌شده انجام دهید و گردش را در بانک و دفترکل طبق چرخه واقعی عملیات دنبال کنید.
سه موجودی متفاوت
- مانده نزد بانک: براساس صورت‌حساب رسمی یا استعلام معتبر؛ ممکن است لحظه‌ای یا با تأخیر باشد.
- مانده دفتری: حاصل آرتیکل‌های ثبت قطعی روی سرفصل بانک؛ ممکن است واریزی امروز هنوز در آن نیامده باشد.
- مانده قابل‌استفاده: به مانده واقعی و تعهدات/بلوکه‌شده‌ها وابسته است و لزوماً برابر هیچ‌کدام از دو عدد بالا نیست.
مثال اختلاف
دفترکل ۵۰ میلیون نشان می‌دهد، صورت‌حساب بانک ۴۸ میلیون. دو میلیون اختلاف می‌تواند برداشت کارمزد ثبت‌نشده، چک وصول‌شده، ثبت در انتظار تأیید یا خطای ورود باشد. ابتدا علت را با تاریخ و شماره مرجع پیدا کنید؛ یک هزینه «متفرقه» برای مساوی‌کردن دو عدد ثبت نکنید.
خطاهای رایج
«حساب دفتر بانک باید در طبقه وجه نقد/معادل نقد باشد»: حساب انتخابی دارای ماهیت معتبر نیست؛ درخت حساب‌ها و ویژگی قابل ثبت را بررسی کنید.
بانک برای ثبت سریع نمایش داده نمی‌شود: شخصیت، ارز، فعال‌بودن و مجوز را بررسی کنید.
یک واریزی دو بار دیده می‌شود: شناسه خارجی/کلید ورود، مرجع رسید و سند حسابداری مرتبط را تطبیق کنید.
با ساخت بانک پولی اضافه نشده: ایجاد رکورد حساب بانک به‌خودی‌خود ورود پول یا سند افتتاحیه نیست.
ادامه
تطبیق بانکی · خزانه‌داری · مانده و جریان نقد
سناریوی کامل: ثبت حساب بانکی جدید و اولین واریزی
فرض کنید کسب‌وکارتان در بانک دیگری حساب باز کرده است. نخست در کدینگ حساب‌ها مشخص کنید قرار است مانده این بانک مستقل از بانک‌های قبلی کنترل شود یا خیر. اگر حساب تفصیلی جدید لازم است، آن را زیر گروه مناسب وجه نقد با وضعیت فعال و قابل ثبت تعریف کنید. سپس رکورد بانک را با نام قابل فهم و شبا/شماره واقعی بسازید؛ شخصیت و ارز باید درست باشند. بانک‌ساختن با واریزی‌ثبت‌کردن فرق دارد: تا زمانی که واریزی با منبع معتبر و سند حسابداری مناسب ثبت نشده، نباید از ساخت رکورد جدید انتظار افزایش نقدینگی داشت.
اکنون مشتری یک میلیون تومان واریز می‌کند. در عملیات دریافت، شخص، مبلغ، روش بانکی و حساب مقصد را مشخص کنید. اگر این پول بابت بدهی قبلی است، باید به همان فاکتور تعلق گیرد؛ اگر پیش‌دریافت است، ماهیت آن بدهی به مشتری خواهد بود. رسید را با شماره پیگیری نگه دارید. در صورت ورود فایل صورت‌حساب، ردیف بانک را با سند دریافت مربوط تطبیق دهید. در نهایت سه چیز را چک کنید: صورت‌حساب واقعی بانک، گردش دفترکل بانک و وضعیت تخصیص وجه به مشتری. اگر یکی متفاوت است، احتمالاً مرحله‌ای از چرخه هنوز قطعی نشده است.
چه زمانی نباید حساب بانکی جدید ساخت؟
اگر صرفاً نام نمایش بانک عوض شده، حساب موجود را بررسی کنید؛ ساخت رکورد دوم با همان شماره می‌تواند موجب توزیع تراکنش‌ها در دو حساب شود. اگر حساب قدیمی بسته شده است، پس از تسویه و تطبیق مانده آن را غیرفعال کنید و سابقه را نگه دارید. اگر هدف تفکیک شعبه‌های یک شرکت است، لزوماً هر شعبه به رکورد بانکی جدا نیاز ندارد؛ گزارش واحد سازمانی و مالک قانونی حساب دو موضوع متفاوت‌اند.
کنترل سطح دسترسی و محرمانگی
کاربر فروش ممکن است مجاز به انتخاب حساب بانکی برای رسیدگیری باشد، اما نباید بتواند حساب دفترکل یا مانده افتتاحیه را بدون مجوز عوض کند. شماره حساب و شبا به‌ویژه در خروجی اشتراکی یا اسکرین‌شات باید با رعایت دسترسی نمایش داده شوند. هر تغییر حساس، پیش و پس از ثبت، با مشخصات واقعی بانک و مسئول مالی تطبیق داده شود.
نمونه عملی تشخیص حساب بانک اشتباه
دو حساب با نام «بانک‌ها» در کدینگ می‌بینید. اولی حساب مادر با allow_posting=false و دومی حساب فرزند با allow_posting=true است. اگر حساب دوم از نوع دارایی و cash_flow_category=cash باشد و متعلق به همان شخصیت حسابداری باشد، می‌تواند برای اتصال به بانک مناسب باشد. اگر حساب اول را انتخاب کنید، فرم به‌درستی مانع می‌شود؛ تغییر نام حساب مادر به بانک ملت خطا را رفع نمی‌کند.
برای هر تراکنش بانکی، سه شناسه را مستقل ثبت و پیگیری کنید: شماره مرجع بانکی، شناسه رکورد داخلی و شماره سند دفترکل. شماره مرجع تکراری ممکن است در بانک‌های مختلف تکرار شود؛ تنها با تطبیق بانک، تاریخ، مبلغ، جهت و منبع تکرار را تشخیص دهید. origin=statement را با سند دفتری یا ردیف system یکی نگیرید.
اگر حساب بانکی افتتاحیه دارد
مانده افتتاحیه را با تاریخ برش و سند افتتاحیه کنترل کنید. درج یک عدد در opening_balance مجوز ساخت یک «واریز جدید مشتری» به همان مبلغ نیست. در روز نخست، مانده واقعی بانک، مانده دفتری و تراکنش‌های در راه را به‌عنوان سه وضعیت مستقل نگه دارید. پس از نخستین واردسازی CSV، گزارش تکرارها و موارد بدون سند را بررسی کنید.