ثبت خرید و هزینه بدون مراحل اضافی

این راهنما برای ثبت خریدهای معمولی و هزینه‌های روزمره در فضای کاری مدیریت کسب‌وکار است. برای خرید یک وسیله یا پرداخت هزینهٔ روزانه لازم نیست فروشگاه، تأمین‌کنندهٔ رسمی یا محصول قابل فروش بسازید.

از کجا شروع کنم؟

۱. در پنل مدیریت کسب‌وکار، زیر دسترسی سریع، از عملیات سریع، «ثبت خرید ساده» یا «هزینه یا خرید مصرفی روزانه» را باز کنید. اگر عملیات نمایش داده نمی‌شود، از مدیریت عملیات سریع آن را پیدا کنید؛ فهرست به مجوز نقش شما وابسته است.

۲. کسب‌وکار/شخصیت حسابداری، تاریخ، شرح و مبلغ را بررسی کنید. اگر فقط یک کسب‌وکار در دسترس باشد، ممکن است انتخاب آن خودکار باشد؛ در صورت داشتن چند شخصیت حسابداری، حتماً مورد درست را انتخاب کنید.

۳. برای خرید ساده، نوع خرید را مشخص کنید: هزینه و مصرف یا تجهیزات و دارایی ثابت. گروه هزینهٔ متناسب را انتخاب کنید. در صورت نیاز به سرفصل اختصاصی، تنظیمات پیشرفته را باز کنید.

۴. روش پرداخت را انتخاب کنید. فیلدهایی که لازم نیستند نمایش داده نمی‌شوند.

۵. ذخیره کنید و وضعیت سند را در رکورد ثبت‌شده مشاهده کنید. ذخیرهٔ موفق همیشه به معنای ثبت قطعی و تغییر موجودی نیست.

روش‌های پرداخت و اثر آن‌ها

روش	چه چیزی انتخاب می‌شود؟	نتیجه پس از تأیید و ثبت قطعی
حساب بانکی کسب‌وکار	حساب بانکی همان شخصیت حسابداری و ارز پایه	هزینه/دارایی بدهکار و حساب بانک بستانکار می‌شود
صندوق یا تنخواه	سرفصل نقدی معتبر و مستقل از بانک	هزینه/دارایی بدهکار و صندوق بستانکار می‌شود
پول شخصی	شخصی که از پول خودش پرداخت کرده	هزینه/دارایی بدهکار و بدهی کسب‌وکار به آن شخص بستانکار می‌شود
هنوز پرداخت نشده	فروشنده/طلبکار و در صورت نیاز سررسید	هزینه/دارایی بدهکار و بدهی به فروشنده بستانکار می‌شود

مهم: پرداخت بانکی ثبت‌شده در دفترکل، به‌تنهایی به معنی وصول یا برداشت تأییدشده در صورت‌حساب بانک نیست. تأیید واقعی بانک و تطبیق حساب فرایند جداگانه دارند.

اگر حساب بانکی مناسبی ندارم

در قسمت «حساب بانکی پرداخت‌کننده» فقط حساب‌های فعال و سازگار با کسب‌وکار انتخابی نشان داده می‌شوند.

۱. کنار انتخاب‌گر حساب بانکی، دکمهٔ + را بزنید. اگر مجوز ایجاد حساب بانکی ندارید، مدیر کسب‌وکار باید این رکورد را تعریف کند.

۲. نام حساب و نام بانک را وارد کنید. شخصیت حسابداری و ارز حساب از کسب‌وکار انتخابی فرم ثبت گرفته می‌شوند؛ آن‌ها را با شخصیت دیگری جایگزین نکنید.

۳. یک حساب دفترکل بانکی مناسب انتخاب کنید. حساب دفترکل باید دارایی، فعال، قابل ثبت و در گروه وجه نقد/معادل نقد باشد. اگر حساب دفترکل مناسب ندارید، از + کنار همان فیلد، حساب درست تعریف کنید. حساب هزینه، حساب دریافتنی یا حساب صندوق شخصی، حساب دفترکل بانک محسوب نمی‌شوند.

۴. حساب بانکی را ذخیره کنید و مطمئن شوید در فرم خرید انتخاب شده است. اگر رکوردی به شخصیت حسابداری یا ارز دیگری تعلق داشته باشد، آناما آن را به‌عنوان حساب پرداخت این خرید انتخاب نمی‌کند.

۵. بعد از ساخت حساب، مبلغ را در خرید ثبت کنید. ایجاد حساب بانکی موجودی نقدی نمی‌سازد؛ اگر قبلاً در بانک مانده دارید، آن را مطابق سیاست مانده افتتاحیه و تطبیق صحیح ثبت کنید، نه با ثبت هزینه یا درآمد صوری.

خطای «حساب بانکی فعال متعلق به این شرکت و ارز لازم است»

این خطا یعنی حساب انتخابی وجود ندارد، غیرفعال است، به شخصیت حسابداری دیگری تعلق دارد، یا ارز آن با ارز پایهٔ آن شخصیت یکسان نیست. نام بانک به‌تنهایی کافی نیست. انتخاب درست یا ایجاد حساب بانکی سازگار مشکل را برطرف می‌کند. اگر باز هم خطا مشاهده شد، مشخصات حساب دفترکل و وضعیت فعال بودن هر دو حساب را در بخش «حساب‌های بانکی» و «کدینگ حساب‌ها» بررسی کنید.

خطای «حساب دفتر بانک باید در طبقه وجه نقد/معادل نقد باشد»

حساب دفتری انتخاب‌شده برای بانک، برچسب حساب نقدی معتبر ندارد یا با قواعد آن سازگار نیست. یک حساب دفترکل بانکی دارایی و قابل ثبت انتخاب کنید. طبقه‌بندی حسابی که سابقهٔ تراکنش دارد را صرفاً برای عبور از خطا تغییر ندهید.

دسته هزینه و سرفصل حسابداری

دسته‌های حمل‌ونقل، پذیرایی، ملزومات و خدمات به نگاشت‌هایی که در پروفایل ثبت خودکار حسابداری تعریف شده‌اند وابسته‌اند. اگر نگاشت آماده نیست، کاربر دارای مجوز باید یک‌بار آن را در پروفایل ثبت خودکار تعیین کند؛ ایجاد خودکار حساب غیرمرتبط، گزارش هزینه‌ها را نادرست می‌کند. هزینهٔ خاص می‌تواند سرفصل اختصاصی داشته باشد.

خرید دارایی ثابت و تفاوت با انبار

برای خرید تجهیزات و وسایل ماندگار، گزینهٔ «دارایی ثابت» را انتخاب کنید و دسته دارایی مربوط را وارد کنید. سند مالی ممکن است پیش‌نویس باشد و رکورد دارایی نیز مراحل اختصاصی خود را داشته باشد. ثبت خرید ساده کالا را وارد موجودی انبار نمی‌کند. برای خرید کالا به قصد فروش مجدد، دریافت کالا و ثبت گردش انبار باید در جریان خرید/تأمین و انبار انجام شود. ثبت خرید ساده را دوباره به‌عنوان یک خرید رسمی با پرداخت و سند مالی مجزا تکرار نکنید.

پیش‌نویس، تأیید و ثبت قطعی

• پیش‌نویس: اطلاعات ذخیره شده‌اند؛ هنوز نباید آن را کاهش قطعی بانک یا هزینهٔ واردشده به گزارش مانده تصور کنید.
• تأیید: بررسی لازم توسط نقش دارای مجوز انجام می‌شود.
• ثبت قطعی: آرتیکل‌ها وارد دفترکل می‌شوند و مانده‌های دفتری مرتبط تغییر می‌کنند.
• تطبیق بانک: تراکنش واقعی بانک با سوابق دفترکل بررسی می‌شود. این مرحله با تأیید سند یکی نیست.

در صورت عدم قطعیت پاسخ شبکه، همان درخواست با همان شناسه را دوباره بررسی کنید؛ چند بار خرید جدید با مبلغ یکسان نسازید. برای اصلاح سند قطعی از مسیر برگشت یا سند اصلاحی مجاز استفاده کنید، نه حذف سابقه.

نمونه‌های متداول

کرایه تاکسی: «هزینه روزانه» ← حمل‌ونقل ← مبلغ ← صندوق/بانک/پول شخصی ← ثبت پیش‌نویس.

خرید صندلی اداری: «خرید ساده» ← دارایی ثابت در صورت احراز معیار سیاست مالی کسب‌وکار ← مبلغ و دسته دارایی ← پرداخت مناسب. اگر مبلغ و ماهیت آن طبق سیاست کسب‌وکار هزینه است، نوع هزینه را انتخاب کنید.

خرید نسیه: شرح و مبلغ را وارد کنید ← «هنوز پرداخت نشده» ← فروشنده/طلبکار واقعی را مشخص کنید ← سند پیش‌نویس ایجاد کنید. تسویه بعدی باید به بدهی قبلی مرتبط شود و نباید هزینه را دوباره ثبت کند.

پرداخت از جیب مالک: شخص پرداخت‌کننده را انتخاب کنید تا بدهی به او ثبت شود؛ وجه بانک کسب‌وکار کم نمی‌شود.

نکات پایانی و پیوندها

• از مسیر میزکار مالی برای گزارش‌ها و اسناد و دوره‌های مالی استفاده کنید.

• برای گردش انبار، راهنمای انبارها را ببینید.

• برای دسترسی‌های لازم به ایجاد حساب و تأیید سند، راهنمای نقش‌ها را بخوانید.

• برای مرور همه فصل‌ها، نقشه کامل مالی و حسابداری را باز کنید.