اصلاح سند و برگشت معاملات قطعی
تفاوت اصلاح پیش‌نویس، برگشت سند، سند اعتبار مشتری و اصلاح موجودی
اصلاح سند، برگشت معامله، مرجوعی و حذف اشتباه: چه چیزی را می‌توان تغییر داد؟
اشتباه مالی فقط «رقم اشتباه» نیست؛ ممکن است فروش به شخص غلط منتسب شده، تاریخ به دوره غلط رفته، کالا دوبار وارد انبار شده یا یک دریافت بانکی دوبار ثبت شده باشد. پیش از اصلاح، ثبت اصلی، وضعیت قطعی، سند بانکی و رویداد کالا را به هم وصل کنید. روش درست اصلاح به منشأ و مرحله عملیات بستگی دارد.
چهار نوع خطا و مسیر رسیدگی
| نوع خطا | مثال | رویکرد درست |
|---|---|---|
| اشتباه در پیش‌نویس | شرح و مبلغ هنوز تأیید نشده | اصلاح با مجوز در همان پیش‌نویس و بررسی مجدد |
| سند دفترکل قطعی اشتباه | هزینه از سرفصل بانک غلط ثبت شده | برگشت/اصلاح مستند؛ نه ویرایش مخفی آرتیکل |
| فاکتور فروش قطعی اشتباه | ۲ قلم زیاد درج شده | سند اصلاح فروش / اعتبار با لینک به فاکتور اصلی |
| رویداد انبار اشتباه | رسید خرید دوبار قطعی شده | بررسی رسیدها و حرکت‌ها؛ اصلاح کنترل‌شده مقدار و ارزش با مرجع |
چرا فاکتور صادرشده را مستقیماً کم نکنیم؟
در مدل Invoice، پس از ثبت قطعی سند، بسیاری از داده‌های مالی مثل مبلغ فاکتور، طرف‌حساب و اقلام مبلغی محافظت شده‌اند. همچنین credited_amount برای کم‌کردن مانده مؤثر بدون بازنویسی مبلغ تاریخی در نظر گرفته شده است. فرض کنید فاکتور ۱۰ میلیون بوده و ۲ میلیون از فروش برگشت خورده؛ اصل فاکتور ۱۰ باقی می‌ماند، اعتبار معتبر ۲ ثبت می‌شود و مانده قابل مطالبه بر اساس پرداخت‌ها و اعتبار جدید محاسبه می‌گردد. اگر مشتری قبلاً ۱۰ میلیون پرداخت کرده، احتمال دارد ۲ میلیون بستانکاری یا بازپرداخت ایجاد شود؛ این مبلغ را به شکل برداشت بانکی مستقل و بدون پیوند دوباره نسازید.
برگشت دریافت بانکی نامعتبر
اگر رسید مشتری بعداً برگشت خورد یا ثابت شد اشتباه ثبت شده، ابتدا بررسی کنید آیا تراکنش واقعی نزد بانک برگشت داده شده یا فقط سند داخلی نادرست است. در مدل دریافت تخصیص‌نیافته وضعیت reversed وجود دارد؛ هر برگشت باید اثر دریافت، تخصیص‌های قبلی و وضعیت فاکتورها را مطابق مسیر مجاز اصلاح کند. «پاک‌کردن ردیف بانک» واقعیت خارجی را حذف نمی‌کند.
سند در دوره بسته
بعد از بستن قطعی دوره، اصلاح تاریخی بدون مجوز می‌تواند گزارش ارائه‌شده را مخدوش کند. موضوع را با مسئول مالی به فرایند بازگشایی کنترل‌شده یا سند تعدیل دوره جاری/قبلی طبق سیاست حسابداری ارجاع دهید. در هر دو حالت باید تاریخ، شماره سند اصلی، دلیل اصلاح و تأییدکننده روشن باشند.
مرجوعی کالا همیشه برگشت پول نیست
یک مشتری ۳ عدد کالا را مرجوع می‌کند. ممکن است درخواست مرجوعی تأیید شود ولی کالا هنوز فیزیکی تحویل انبار نشده؛ موجودی قابل‌فروش نباید پیش از کنترل کیفیت بی‌قیدوشرط بالا رود. همچنین ممکن است مبلغ به اعتبار مشتری بازگردد نه بانک. سه مسیر را جدا دنبال کنید: رویداد کالا، سند اصلاح فروش و تسویه پول/اعتبار. در پایان ردیابی یک‌به‌یک به سفارش و فاکتور اولیه لازم است.
درخواست شبکه نامشخص مانده؛ دوباره بزنم؟
اگر ارسال یک عملیات مالی به‌علت قطع شبکه پاسخ قطعی نداده، دوباره‌زدن با شناسه جدید می‌تواند دو سند تولید کند. نخست فهرست رکوردها، شماره مرجع و وضعیت را بررسی کنید؛ سپس با همان شناسه امن/فرایند پشتیبانی تصمیم بگیرید. در کد برخی عملیات از idempotency_key و حفاظت در برابر تغییر پس از ثبت استفاده می‌کنند، اما این مجوز تکرار بی‌حساب درخواست نیست.
چک‌لیست اصلاح
۱. منشأ و مدرک اصلی؛ ۲. وضعیت پیش‌نویس یا قطعی؛ ۳. دوره مالی و مجوز؛ ۴. اثر حساب‌های مربوط؛ ۵. اثر بانک و صورت‌حساب خارجی؛ ۶. اثر انبار و بهای تمام‌شده؛ ۷. اثر فاکتور و مانده اشخاص؛ ۸. پیوند سند اصلاح به اصلی؛ ۹. کنترل گزارش پس از اصلاح. اگر همه موارد با هم صفر نمی‌شوند، مشکل را پنهان نکنید؛ گزارش مغایرت ثبت کنید.