چک‌لیست‌های پذیرش و کنترل سفارش
کنترل قبل از سفارش، پرداخت، ارسال، بازپرداخت و پایان ماه
چک‌لیست‌های اجرایی سفارش: قبل از ثبت، قبل از تأیید پول، قبل از ارسال و پایان روز
در سفارش‌ها چک‌لیست باید متناسب با نقطه تصمیم باشد؛ یک فهرست عمومی بلند که هیچ‌کس اجرا نکند ارزش ندارد. این فصل چهار نقطه کنترلی و یک برنامه مدیریتی پیشنهاد می‌کند. این‌ها رویه پیشنهادی هستند و نباید به‌عنوان دکمه‌های خودکار موجود در همه پنل‌ها معرفی شوند.
قبل از ثبت سفارش
- شخص، موبایل و مالکیت حساب با سابقه موجود تطبیق داده شده است.
- SKU و تنوع هر ردیف، نه فقط نام کلی محصول، تأیید شده‌اند.
- مقدار و واحد فروش (عدد، کیلو، تن و غیره) مشخص و با حداقل/گام سازگار است.
- موجودی آزاد و سیاست پیش‌فروش یا backorder روشن است.
- قیمت واحد، تخفیف کل، هزینه حمل و مبلغ نهایی دوباره محاسبه شده‌اند.
- تحویل حضوری یا ارسال و اطلاعات گیرنده واقعی‌اند.
- روش پرداخت درست انتخاب شده و به‌اشتباه «وصول شد» فرض نشده است.
- سفارش دیگری با همین مشتری و اقلام در نتیجه تلاش قبلی ثبت نشده است.
قبل از تأیید فیش یا دریافت وجه
- شماره سفارش و مبلغ قابل پرداخت معتبر است.
- روش پرداخت اجازه ثبت دستی می‌دهد.
- مبلغ در گزارش بانکی معتبر قابل مشاهده است یا مدرک قطعی دیگری طبق رویه مجاز داریم.
- مرجع واریز با دریافت دیگری تکراری نیست.
- فیش pending با Payment موفق موجود تناقض ندارد.
- وضعیت انقضای سفارش بررسی شده است.
- مسئول و یادداشت بررسی غیرحساس مشخص‌اند.
- پس از تأیید، اثر روی پرداخت و رزرو کنترل می‌شود.
قبل از واگذاری بسته
- سفارش در مرحله مجاز است.
- هر SKU و مقدار فیزیکی بازشماری شده است.
- اقلام در انتظار تأمین با بسته آماده اشتباه نشده‌اند.
- نشانی snapshot و موبایل گیرنده کنترل شده‌اند.
- محتویات بسته، شرایط محصول و سند همراه بررسی شده است.
- شرکت حمل واقعی و کد رهگیری، در صورت وجود، ثبت می‌شود.
- مرسوله تکراری برای همین بسته ساخته نشده است.
- وضعیت «تحویل نهایی» پیش از تحویل واقعی ثبت نمی‌شود.
قبل از قبول مرجوعی/بازپرداخت
- پرونده به ردیف واقعی سفارش و مقدار مجاز متصل است.
- درخواست و نتیجه نهایی مشتری جدا ثبت شده‌اند.
- دریافت فیزیکی و بازرسی کالا در صورت لزوم انجام شده است.
- مرجوعی قبلی و ظرفیت بازپرداخت بررسی شده‌اند.
- روش بازگشت وجه با منبع پرداخت و سیاست فروش سازگار است.
- وضعیت refund، reversal و dispute به‌صورت یکجا کنترل شده‌اند.
- اگر چند روش بازپرداخت داریم، جمع legها از مبلغ مجاز تجاوز نمی‌کند.
- تأیید درخواست با وصول پول به مشتری اشتباه نشده است.
پایان روز و پایان ماه
روزانه فهرست سفارش‌های منتظر پرداخت منقضی، فیش‌های pending، سفارش‌های پردازش‌نشده پس از دریافت معتبر، بسته‌های بدون رهگیری، مرسوله‌های شکست‌خورده، پرونده‌های مرجوعی و گارانتی بی‌مسئول را بررسی کنید. در انتهای ماه سفارش‌های تحویل‌شده را با فاکتور و سند مالی، پرداخت‌های موفق با دریافت‌های تخصیص‌یافته، موجودی فروخته‌شده با خروج‌های معتبر، و بازپرداخت‌های قطعی با بانک و دفترکل تطبیق دهید. اختلاف را تا سند مبدأ دنبال کنید.
پنج شاخص پیشنهادی کیفیت
زمان از ثبت تا پرداخت، از پرداخت تا بسته‌بندی، از بسته‌بندی تا تحویل حامل، درصد تحویل ناموفق و نسبت پرونده‌های refund تکراری/مغایر. این‌ها KPI پیشنهادی برای توسعه گزارش‌اند؛ ادعا نمی‌کنیم همه به همین نام در پنل جاری موجودند.
برای یادگیری عملی سناریوهای جامع را بخوانید.