دریافت وجه و پیش‌دریافت مشتری
فیلدهای رسید، واریزی بانکی، دریافت تخصیص‌نیافته و تخصیص به فاکتور
دریافت وجه، پیش‌دریافت و اعتبار مشتری: واریزی را چگونه ثبت کنیم؟
گاهی مشتری پول می‌ریزد ولی هنوز نمی‌دانیم بابت کدام فاکتور است؛ گاهی بیعانه می‌دهد؛ گاهی هزینه سفارش کامل تسویه شده است. این وضعیت‌ها از نظر گزارش بانکی مشابه‌اند اما از نظر حسابداری یکسان نیستند.
دریافت گزارش‌شده یعنی چه؟
عملیات incoming-receipt در کاتالوگ مالی آناما یک دریافت گزارش‌شده ایجاد می‌کند. متن قرارداد آن صریح است: «تأیید، تخصیص و ثبت حسابداری مراحل جداگانه‌اند». پس دیدن رکورد در فهرست customer-unapplied-cash را با وصول قطعی یا درآمد اشتباه نگیرید.
فیلدهای فرم «ثبت دریافت وجه»
| فیلد | کاربرد | راهنمای تکمیل |
|---|---|---|
| شخصیت حسابداری | واحد دریافت‌کننده | باید با حساب بانکی مقصد و اسناد مرتبط هماهنگ باشد |
پرداخت‌کننده (party) | چه کسی وجه را فرستاده | برای صورت‌حساب شخص، هویت درست تعیین شود |
مبلغ (amount) | مقدار وجه گزارش‌شده | با واحد ارز پایه و رسید مقایسه شود |
روش دریافت (method) | bank، cash یا clearing | بانکی، نقدی یا حساب واسط را درست تشخیص دهید |
| حساب بانکی مقصد | کجا واریز شده | برای دریافت بانکی با شخصیت مربوط یکسان باشد |
شماره پیگیری (receipt_reference) | ردیابی رسید/تراکنش | مقدار واقعی و یکتا را در صورت وجود وارد کنید |
سه سناریوی متفاوت
الف) تسویه فاکتور قدیمی: دریافت مشتری را به فاکتور باز مرتبط کنید. پس از ثبت معتبر، مانده دریافتنی کم می‌شود؛ درآمد همان فاکتور نباید دوباره افزایش یابد.
ب) پیش‌پرداخت سفارش آینده: بانک ممکن است افزایش یابد ولی طرف مقابل تا تحقق تعهد در پیش‌دریافت/بدهی مشتری باقی می‌ماند.
پ) واریز نامشخص: تا تعیین مالک و فاکتور، از وضعیت وجه تخصیص‌نیافته یا حساب واسط مجاز استفاده کنید؛ با حدس‌زدن طرف حساب را صفر نکنید.
مدل‌های اعتباری مرتبط
customer-unapplied-cash: وجه مشتری که هنوز به مصرف یا فاکتور مشخص تخصیص نیافته.customer-credit-uses: استفاده از اعتبار مشتری در فرآیند قابل پشتیبانی.sales-credit-notes: اعتبار ناشی از اصلاح یا برگشت فروش.sales-credit-refunds: بازپرداخت اعتبار طبق فرآیند خودش.
این‌ها همه درآمد جدید نیستند. اعتبار صادرشده و بازپرداخت‌شده باید از فروش و بدهی‌های مرتبط قابل ردیابی باشد.
اگر پول واقعاً در بانک است ولی در داشبورد نیست
۱. وضعیت تراکنش بانک را از رکورد و صورت‌حساب بررسی کنید.
۲. پیدا کنید آیا سند دفترکل ثبت قطعی دارد یا فقط دریافت گزارش‌شده است.
۳. اگر وجه به فاکتور تخصیص یافته، شماره فاکتور و مبلغ تخصیص را بررسی کنید.
۴. واحد و ارز را یکسان کنید و اختلاف را با افزودن یک دریافت جدیدِ بدون مرجع جبران نکنید.
توصیه‌های کنترل
- در صورت خطای اینترنت، ابتدا دریافت با همان مرجع را پیدا کنید؛ ثبت دوباره باعث دوبرابرشدن مانده می‌شود.
- پول دریافتی از شخص را با سرمایه‌گذاری مالک اشتباه نگیرید. واریز مالک لزوماً درآمد فروش نیست.
- برای دریافت چندفاکتوری، قواعد تخصیص باید مبلغ، مانده هر فاکتور و رسید را جدا نگه دارد.
- دریافت وجه کارت‌خوان ممکن است ابتدا به حساب واسط برود؛ تا تسویه واقعی بانک، آن را وجه موجود در حساب بانکی ندانید.
ادامه
فاکتور و دریافتنی · تطبیق بانک · صورت‌حساب اشخاص
مثال دقیق: مشتری یک واریزی برای دو فاکتور دارد
مشتری دو فاکتور باز ۱۲ و ۸ میلیون تومانی دارد و امروز ۱۵ میلیون واریز می‌کند. «دریافت وجه» مبلغ ۱۵ میلیون را با روش و حساب مقصد ثبت می‌کند، اما این مرحله لزوماً تعیین نمی‌کند کدام فاکتور پرداخت شده است. با دستور معتبر تخصیص می‌توان طبق توافق، فاکتور اول را ۱۲ میلیون تسویه و ۳ میلیون را به فاکتور دوم تخصیص داد. در این مثال مانده فاکتور دوم ۵ میلیون می‌شود. اگر کاربر تمام ۱۵ میلیون را فقط در صفحه بانک ثبت کند، ممکن است صورت‌حساب مشتری هنوز هر دو فاکتور را باز نشان دهد.
پیش‌دریافت در سفارش ویژه
فرض کنید خریدار ۳۰ میلیون تومان قبل از تهیه کالا می‌ریزد تا شما سفارش مخصوص او را آماده کنید. تا وقتی تعهد فروش طبق شرایط مربوط انجام نشده، نباید کل واریزی را به سود فروش همان روز افزود. پول می‌تواند در بانک موجود باشد ولی در طرف مقابل حساب پیش‌دریافت مشتری یا وجه تخصیص‌نیافته لازم باشد. وقتی فاکتور یا مرحله تعهد مربوط ایجاد شد، تخصیص با مرجع درست انجام می‌شود. اگر مشتری سفارش را لغو کرد، تصمیم درباره استرداد با رعایت قرارداد و ثبت مالی است، نه حذف رسید اصلی.
خطای دریافت نقدی و کارت‌خوان
دریافت نقدی از مشتری مستلزم کنترل صندوق است. اگر مشتری با دستگاه کارت‌خوان پرداخت کرده ولی تسویه پذیرنده به بانک فردا انجام می‌شود، دریافت در حساب واسط ممکن است لازم باشد. نباید همان مبلغ را در روز خرید به‌عنوان نقد بانکی و روز تسویه پذیرنده دوباره به‌عنوان درآمد ثبت کنید. گزارش «پول در راه» با «پول در حساب بانک» متفاوت است.
کنترل رسیدگی روزانه
در پایان روز مجموع رسیدهای ثبت‌شده را به تفکیک بانکی، نقدی و واسط استخراج کنید و با مدارک واقعی مقایسه کنید. ردیف‌های بدون مرجع یا بدون تخصیص به فاکتور را در صف پیگیری بگذارید. اگر رسید چند بار ارسال شده، به جای حذف تصادفی، شناسه مرجع و وضعیت ثبت‌قطعی‌شده را بررسی کنید. رسیدی که از شخص دیگری واریز شده نیز نیازمند ردیابی مالک واقعی وجه است.
تمرین کامل برای یک واریز و دو فاکتور
مشتری با دو فاکتور باز ۱۰ و ۶ میلیون، ۱۲ میلیون واریز کرده است. ابتدا یک رسید ۱۲ میلیونی با بانک، شخص و مرجع واقعی بسازید؛ سپس در مسیر تخصیص مجاز، ۱۰ میلیون را به اول و ۲ میلیون را به دوم مرتبط کنید. مانده نهایی باید فاکتور اول صفر و دوم ۴ میلیون باشد. بانک باید فقط یک بار بابت همان ۱۲ میلیون افزایش پیدا کرده باشد. اگر فقط در فهرست دریافت‌ها می‌بینید ولی روی فاکتورها اثری ندارد، تأیید، ثبت قطعی و مرحله تخصیص را بررسی کنید.
CustomerUnappliedCash.consumed_amount برای تشخیص وجه مصرف‌شده مهم است. اگر مشتری ۱۳ میلیون بابت فاکتور ۱۰ میلیونی پرداخت کرده، ۳ میلیون مازاد، وجه جدید دیگری نیست؛ از همان واریزی به اعتبار/پیش‌دریافت مرتبط منتقل می‌شود. هنگام مرجوعی، اعتبار یا بازپرداخت به همان دریافت/فاکتور وصل شود تا واریزی دوباره در نقد شمرده نشود.
اشتباه ممنوع: برای صفرکردن بدهی فاکتور، مبلغ فاکتور را دستی کم نکنید؛ منشأ طلب و دریافت و سند اصلاحی باید باقی بمانند.