بدهی‌ها، خرید نسیه و پرداختنی فروشنده
فاکتور هزینه تأمین‌کننده، ثبت بدهی و درخواست پرداخت با تسویه جزئی
پرداختنی‌ها، خرید نسیه و تسویه بدهی فروشنده
خرید نسیه یعنی کالا یا خدمت را دریافت کرده‌ایم اما هنوز وجه آن را کامل نپرداخته‌ایم. ثبت درست باید بدهی را هنگام تحقق خرید شناسایی کند و هنگام پرداخت کاهش دهد؛ پرداخت دوم نباید همان هزینه را دوباره ثبت کند.
چه چیزی بدهی است و چه چیزی فقط برنامه پرداخت؟
- صورتحساب تأمین‌کننده: سند مطالبه فروشنده؛ پس از تأیید و صدور، می‌تواند مانده پرداختنی داشته باشد.
- درخواست پرداخت: برنامه یا دستور داخلی برای پرداخت در آینده؛ به خودی خود به معنی انتقال وجه نیست.
- انتقال خزانه: اقدام انتقالی با وضعیت‌های تأیید/ارسال/تسویه؛ تا تأیید بانک قطعی نیست.
- سند دفترکل: مبنای بدهی دفتری، با پیوند به منبع.
فرم «صورتحساب هزینه تأمین‌کننده»
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| شخصیت، تاریخ، تأمین‌کننده | صاحب بدهی، زمان وقوع و طلبکار واقعی |
| سررسید | تاریخ مطالبه یا تعهد پرداخت؛ با تاریخ فاکتور فرق دارد |
| سرفصل هزینه | حسابی که هزینه اقتصادی را می‌پذیرد |
| شرح کلی | علت خرید یا خدمت |
| شرح قلم، واحد، مقدار | جزئیات اقلام؛ در این مسیر انبار اضافه نمی‌شود |
| قیمت واحد و تخفیف | پایه محاسبه مبلغ قابل پرداخت |
قرارداد این عملیات در سورس صریح است: برای هزینه بدون تفکیک مالیات و بدون ورود موجودی است. برای خرید کالای انباری، جریان سفارش خرید/رسید/فاکتور مناسب‌تری لازم است.
فیلدهای درخواست پرداخت (PaymentRequest)
| فیلد | معنا |
|---|---|
| شماره و شخصیت | شناسه و مالک پرونده |
شخص ذی‌نفع (party) | چه کسی پول می‌گیرد |
فاکتور مرتبط (invoice) | پرداخت بابت کدام بدهی است |
| درخواست‌کننده و تأییدکننده | مسئولیت و تفکیک وظایف |
| حساب مبدأ | بانکی که در صورت اجرای پرداخت از آن استفاده می‌شود |
| حساب تسویه | حساب طرف مقابل برای پرداخت بدون فاکتور مشخص |
مبلغ و تاریخ پرداخت (due_on) | مقدار و زمان برنامه‌ریزی |
اولویت، وضعیت، علت (purpose) | مدیریت صف و شرح مجوز |
| شبای ذی‌نفع و مدرک | مشخصات لازم برای انتقال و رسیدگی |
انتقال خزانه (treasury_transfer) | پیوند به اجرای واقعی‌تر فرآیند |
مثال پرداخت جزئی
بدهی قطعی فروشنده ۱۲ میلیون تومان است؛ امروز ۵ میلیون پرداخت می‌شود. مانده بدهی ۷ میلیون می‌ماند، با فرض نبود برگشت یا تسویه دیگر. در دفترکل، بدهی کاهش و بانک کاهش می‌یابد؛ هزینه خرید دوباره شناسایی نمی‌شود.
اگر فروشنده را نمی‌شناسم؟
برای خرید نقدی روزمره از ثبت سریع استفاده کنید؛ تعریف شرکت سازنده لازم نیست. اما در خرید نسیه باید بتوان طلبکار را شناسایی کرد. برای این منظور می‌توان شخص را با اطلاعات حداقلی، نه لزوماً پرونده کامل تأمین‌کننده سازمانی، ثبت کرد.
اشتباه‌های رایج
پرداخت انجام شده ولی بدهی کم نشده: بررسی کنید درخواست صرفاً تأیید شده یا انتقال واقعاً تسویه شده و آیا به فاکتور و شخص درست مرتبط شده است.
درخواست پرداخت دوبار ارسال شده: قبل از ثبت دوباره، وضعیت بانک/خزانه و شناسه درخواست اول را بررسی کنید.
خرید انباری را هم هزینه زده‌ام و هم در انبار ثبت کرده‌ام: بهای خرید ممکن است دوبار در دفاتر منعکس شود؛ به جای حذف تصادفی، مسیر اصلاح مرجع اصلی را پیدا کنید.
مطالعه بعدی
خرید و انبار · خزانه و پرداخت · صورتحساب اشخاص
سناریوی خرید ۱۰۰ میلیون با پرداخت مرحله‌ای
شرکت خدماتی بابت تعمیرات دستگاه فاکتور ۱۰۰ میلیون دریافت می‌کند و توافق می‌شود ۳۰ میلیون امروز و ۷۰ میلیون ماه بعد پرداخت شود. بعد از تأیید فاکتور معتبر، بدهی ۱۰۰ میلیون شکل می‌گیرد. پرداخت اول باید همان بدهی را ۳۰ میلیون کاهش دهد. اگر برای پرداخت اول دوباره یک سند «هزینه تعمیرات ۳۰ میلیون» بسازید، هزینه به ۱۳۰ میلیون می‌رسد درحالی‌که بدهی درست تسویه نشده. پرداخت دوم هم باید با همان مرجع بدهی ثبت شود تا مانده صفر شود؛ اگر کارمزد یا تعدیل جدا وجود دارد، با ماهیت خودش ثبت گردد.
خرید یک تجهیز با پرداخت نسیه
فرض کنید لپ‌تاپ به مبلغ ۴۰ میلیون نسیه خریداری شده است. خرید این دستگاه ممکن است طبق سیاست مالی شرکت به‌عنوان دارایی ثابت شناسایی شود، نه هزینه عمومی. بدهی به فروشنده نیز تا زمان پرداخت باز می‌ماند. هنگام تسویه، بانک کم و بدهی کاهش می‌یابد؛ نیازی به ثبت دوباره لپ‌تاپ نیست. اگر همان خرید در فرم سریع و سپس در فرم خرید سازمانی مستقل ثبت شود، خطر ایجاد دو دارایی یا دو بدهی وجود دارد.
مدیریت سررسید در عمل
گزارش بدهی باید مبلغ کل، مبلغ تسویه‌شده، مانده، تاریخ سررسید و وضعیت اختلاف را از هم جدا کند. بدهی باز لزوماً دیرکرد ندارد؛ ممکن است موعد پرداخت هنوز نرسیده باشد. برای برنامه نقدینگی، بدهی‌های سررسید هفته آینده را جدا ببینید و با مانده بانک مقایسه کنید. از این اطلاعات برای زمان‌بندی درخواست خزانه استفاده کنید، نه برای ثبت پرداخت فرضی در دفترکل.
اصلاح اختلاف با فروشنده
گاهی مبلغ فاکتور با سفارش خرید و مقدار دریافت‌شده فرق دارد. قبل از تأیید نهایی، سند سفارش، رسید کالا، مقدار مردود، تخفیف و مالیات را کنترل کنید. یک فاکتور بیشتر از کالاهای پذیرفته‌شده می‌تواند نیازمند پیگیری یا اصلاح باشد. اختلاف را با تغییر دستی حساب پرداختنی یا ثبت هزینه متفرقه پنهان نکنید. در صورت وجود جریان تطبیق سه‌طرفه، از همان فرآیند و مرجع استفاده کنید.
از قبض اینترنت تا خرید کالا: چرا فرم یکسان کافی نیست؟
قبض خدماتی ۲ میلیون با سررسید آخر ماه، پس از صدور معتبر باید هزینه دوره و بدهی مربوط ایجاد کند؛ پرداخت ماه بعد صرفاً بدهی را تسویه و وجه نقد را کم می‌کند. اما خرید ۵۰۰ کیلو کالا برای فروش، نیازمند مسیر خرید/رسید انبار و ارزش‌گذاری موجودی است. اگر هر دو را در «هزینه تأمین‌کننده» وارد کنید، هم بهای تمام‌شده غلط می‌شود و هم مقدار انبار تغییری نمی‌کند.
در درخواست پرداخت فاکتور، شخص ذی‌نفع، مانده باز و سررسید را تطبیق دهید. اگر در یک روز ۳۰ درصد مبلغ پرداخت شده، باقی‌مانده باید به‌عنوان تعهد باز بماند؛ نه اینکه فاکتور «تسویه کامل» شود. اگر بیش از مانده پرداخت شده، اضافه باید از نظر پیش‌پرداخت یا برگشت وجه رسیدگی شود.
کنترل پیش از پرداخت دوم: وضعیت پرداخت اول در بانک، درخواست خزانه، دفترکل و فاکتور را بررسی کنید. شبکه کند و پاسخ نامشخص دلیلی برای ساخت درخواست دوم با همان مبلغ نیست.