فرهنگ جامع وضعیت‌های سفارش و قواعد جابه‌جایی؛ چه زمانی هر اقدام درست است؟

در آناما وضعیت سفارش، وضعیت پرداخت، وضعیت مرسوله و وضعیت مرجوعی جدا نگهداری می‌شوند. ممکن است سفارش shipped باشد ولی مرسوله هنوز کد رهگیری نداشته باشد؛ یا سفارش on_account باشد و ارسال آن طبق توافق اعتباری مجاز باشد. یک نشان رنگی نمی‌تواند همه این حقایق را خلاصه کند.

وضعیت‌های خود سفارش

کد وضعیت	عنوان در پنل	مفهوم و اقدام مناسب
awaiting_approval	در انتظار تأیید سازمانی	مسیر فروش سازمانی/تأیید؛ قبل از اجازه معتبر وارد تحویل نشوید
awaiting_payment	در انتظار پرداخت	سفارش ساخته شده، اما دریافت قطعی نشده؛ انقضا و رزرو کالا را پیگیری کنید
on_account	فروش اعتباری / مدت‌دار	الزام پرداخت فوری ممکن است وجود نداشته باشد؛ باید حد اعتبار و وصول بعدی مشخص باشد
paid	پرداخت شده	صرفاً آماده ورود به عملیات پردازش؛ نشانه ارسال یا تحویل نیست
processing	در حال پردازش	بررسی SKU، آدرس، بسته و نیازهای آماده‌سازی
packed	بسته‌بندی شده	بسته آماده واگذاری به حامل یا تحویل حضوری؛ تعداد و مدارک را کنترل کنید
shipped	ارسال شده	به حامل سپرده شده یا رویداد تحویل حضوری طبق مسیر ثبت شده؛ لزوماً تحویل نهایی نیست
delivered	تحویل شده	انجام واقعی تحویل باید قابل استناد باشد؛ آغاز احتمالی بازه خدمات پس از فروش
cancelled	لغو شده	ثبت لغو طبق مسیر مجاز و تعیین تکلیف رزرو و وجه دریافتی
returned	مرجوع شده	بازگشت/نتیجه تجاری پس از فروش؛ با درخواست مرجوعی آغاز نشده یکی نیست

اقدام‌های فعلی پنل سفارش

تابع سرور _actions فقط اقدام‌های مجاز با نقش و وضعیت فعلی را برمی‌گرداند. برای حالت‌های paid و on_account، «شروع پردازش»؛ برای processing، «ثبت بسته‌بندی»؛ برای packed، «ثبت ارسال»؛ و برای shipped، «ثبت تحویل» پیشنهاد می‌شود. در حالت‌های awaiting_payment یا awaiting_approval، امکان لغو براساس مجوز نمایان می‌شود. «ثبت دریافت وجه» تنها برای پرداخت دستی/واریز بانکی با شرایط معتبر و پیش از انقضا در دسترس است. هیچ دکمه‌ای را به‌زور با تغییر URL یا درخواست مستقیم فعال نکنید؛ مجوز و وضعیت در سرور کنترل می‌شود.

وضعیت پرداخت مستقل از سفارش است

unpaid یعنی وجه معتبر ثبت نشده است؛ receipt_pending یعنی فیش نیازمند بررسی است؛ paid یعنی پرداخت در مسیر مجاز قطعی شده؛ و rejected یعنی رسید پرداخت رد شده است. این‌ها با وضعیت تراکنش درگاه (created, redirected, paid, failed, reversing, reversed) نیز تفاوت دارند. اگر مشتری یک پرداخت ناموفق و یک پرداخت موفق داشته باشد، چند تلاش Payment ممکن است برای یک سفارش وجود داشته باشد؛ جمع‌زدن تلاش‌ها برابر دریافتی خالص نیست.

تفاوت اقدام نمایشی و رویداد واقعی

«ثبت بسته‌بندی» نباید پیش از شمردن اقلام زده شود. «ثبت ارسال» فقط زمانی درست است که بسته واقعاً تحویل شرکت حمل شده یا طبق مسیر تحویل حضوری خارج شده باشد. «ثبت تحویل» باید به واقعیت تحویل به گیرنده تکیه کند؛ خودکارشدن گزارش حمل برای همه روش‌های ارسال تضمین نشده است. برای برخی مسیرها تغییر سفارش می‌تواند مرسوله‌های موجود را نیز به‌روزرسانی کند، اما نباید آن را جایگزین کنترل داده شرکت حمل دانست.

مثال اختلاف وضعیت

سفارشی در paid مانده ولی پیک می‌گوید بسته تحویل گرفته شده. به‌جای زدن فوری «تحویل شده»، شماره سفارش و SKU را باز کنید، ابتدا تأیید کنید بسته‌بندی و تحویل به حامل واقعاً رخ داده، سپس مراحل مجاز را طی کنید و شناسه رهگیری واقعی را ثبت کنید. اگر مسیرهای قبلی در سیستم انجام نشده‌اند، دلیل اختلاف را ثبت و با مسئول شیفت هماهنگ کنید؛ از پرش دلخواه وضعیت اجتناب کنید.

یک سفارش اعتباری نیز ممکن است on_account باشد و در عین حال پرداخت بانکی نداشته باشد. این الزاماً اشکال نیست؛ در این حالت پیگیری اعتبار، مهلت پرداخت و دریافتنی در سفارش سازمانی و حساب‌های دریافتنی انجام می‌شود.

وقتی دکمه دیده نمی‌شود

ابتدا در جزئیات سفارش وضعیت فعلی، روش پرداخت، payment_status و تاریخ پرداخت/انقضا را بخوانید. سپس مجوز نقش sales/orders برای اقدام مربوط را بررسی کنید. اگر سفارش پرداخت‌شده، ویرایش اقلام در فرم دستی فعال نیست؛ اگر به حامل تحویل شده، لغو ساده هم ممکن است گزینه مناسب یا مجاز نباشد. نبود اقدام در پاسخ سرور را با اضافه‌کردن دکمه محلی «حل» نکنید.

رابطه لغو و مرجوعی

لغو معمولاً پیش از تحویل واقعی معنا دارد، ولی پس از تحویل درخواست مرجوعی با مقدار، دلیل، بررسی کالا، تصمیم و بازپرداخت/تعویض مطرح است. لغو سفارش پرداخت‌شده به معنی رسیدن وجه به حساب مشتری نیست. فرایند درست را در لغو و انقضا و مرجوعی بخوانید.