فاکتور فروش و حساب‌های دریافتنی
صدور فاکتور دستی، اقلام، مالیات، تخفیف، سررسید و محاسبه طلب مشتری
فاکتور فروش، دریافتنی مشتری و سررسید: چه زمانی واقعاً طلبکار می‌شویم؟
فاکتور فروش مبلغی را که برای کالا یا خدمت از مشتری مطالبه می‌کنیم مستند می‌کند. دریافتنی مانده‌ای است که هنوز تسویه نشده. وجه دریافت‌شده پول واقعی یا گزارش‌شده است. این سه نباید در داشبورد یک عدد شوند.
دو جریان متفاوت فروش
- فروش از مسیر سفارش فروشگاه: سفارش، پرداخت، ارسال، مرجوعی و رویداد حسابداری خودکار در مسیرهای مرتبط ثبت می‌شوند. نباید برای همان فروش یک فاکتور دستی دوم بسازید.
- فاکتور دستی در عملیات مالی: اقلام و اطلاعات را به‌صورت پیش‌نویس ذخیره می‌کند؛ پس از مراحل تأیید/صدور/ثبت، دریافتنی شکل می‌گیرد. طبق قرارداد عملیات فعلی آناما، ساخت این فاکتور موجودی انبار را تغییر نمی‌دهد.
فیلدهای سربرگ فاکتور
| فیلد | کاربرد | اشتباه رایج |
|---|---|---|
| شخصیت حسابداری | فروش متعلق به کدام واحد است | انتخاب شرکتی دیگر صرفاً به‌خاطر حساب بانکی |
| تاریخ | تاریخ اقتصادی سند | استفاده از امروز به‌جای تاریخ واقعی رویداد |
مشتری (party) | بدهکار فاکتور | ثبت مشتری نسیه با عنوان «متفرقه» و از دست‌دادن پیگیری |
سررسید (due_date) | زمان مورد انتظار تسویه | اشتباه گرفتن مانده باز با سررسیدگذشته |
| شرح | توضیح توافق یا خدمت | شرح نامعلوم مانند «فاکتور جدید» |
فیلدهای اقلام فاکتور دستی
| فیلد | معنی و اثر |
|---|---|
| شرح کالا/خدمت | عنوان مورد فروخته‌شده؛ الزاماً شناسه کالای انباری نیست |
| واحد | نوع شمارش، مثل عدد یا کیلوگرم؛ در فاکتور دستی معادل تغییر خودکار انبار نیست |
| مقدار | تعداد یا مقدار فروخته‌شده؛ باید با سند تحویل تطبیق کند |
| قیمت واحد | مبنای محاسبه مبلغ قلم |
| تخفیف | کاهنده مبلغ قابل مطالبه طبق قواعد محاسباتی |
| مالیات | جزء مالیاتی فاکتور؛ مبلغ مالیات درآمد خالص فروش نیست |
در مدل Invoice نیز جهت (direction)، تاریخ، سررسید، جمع جزء، مالیات، تخفیف، کل، مبلغ پرداخت‌شده، اعتبارهای کاهنده، وضعیت و مرجع منبع نگهداری می‌شود. عدد «کل» را با «مانده باز» اشتباه نگیرید.
یک نمونه مانده مشتری
فاکتور قطعی ۲۰ میلیون تومان است. ۸ میلیون وجه به این فاکتور تخصیص یافته و ۲ میلیون اعتبار فروش معتبر روی آن اعمال شده است. در مثال ساده، مانده فاکتور ۱۰ میلیون است؛ اما برای مانده کل شخص باید پیش‌پرداخت‌های هنوز تخصیص‌نیافته و سایر فاکتورهای او هم جدا بررسی شوند.
پرداخت جزئی و پیش‌پرداخت
ثبت وصول مشتری لزوماً به معنی تسویه فاکتور نیست. اگر وجه ابتدا به‌صورت دریافت تخصیص‌نیافته ثبت شود، باید در مسیر مجاز به فاکتور درست مرتبط شود. برای پیش‌پرداخت پیش از تحویل، از طبقه‌بندی مناسب بدهی مشتری استفاده کنید. پرداخت اضافه، درآمد اضافی نیست.
وضعیت فاکتور را چطور بخوانیم؟
- پیش‌نویس: ممکن است هنوز بدهی قابل اتکای نهایی ایجاد نکرده باشد.
- صادرشده/ثبت‌شده: مرحله رسمی‌تر مطالبه، مطابق قرارداد عملیات.
- پرداخت‌شده یا جزئی: مانده باید از مجموع فاکتور و تخصیص‌های معتبر استخراج شود.
- برگشتی/اعتبار: نیازمند سند اصلاحی و پیوند به مرجع فروش.
عنوان دقیق وضعیت در صفحه ممکن است متناسب با نوع فاکتور متفاوت باشد؛ پس به شناسه و رویداد اصلی رجوع کنید.
چرا کالا فروختم ولی موجودی کم نشده؟
برای فروش دستی، manual-invoice فقط فاکتور و اقلامش را ثبت می‌کند و طبق متن عملیاتی موجودی را تغییر نمی‌دهد. خروج واقعی کالا باید با مسیر فروش/انبار متصل و قابل ردیابی ثبت شود. فاکتور را با گردش انبار مصنوعی جبران نکنید؛ اتصال باید برای جلوگیری از خروج دوباره کنترل شود.
رسیدگی به خطاها
فاکتور هنوز بدهکار است ولی مشتری پول داده: دریافت بانکی، وضعیت آن و تخصیص به همین فاکتور را بررسی کنید.
دو فاکتور برای یک سفارش دیده می‌شود: مرجع منبع (source_reference) و شناسه سندهای اصلی را چک کنید؛ فاکتور اضافی را بدون فرآیند اصلاح حذف نکنید.
سود فروش اشتباه است: ممکن است سند بهای تمام‌شده/خروج انبار هنوز در فرآیند تخصصی ثبت نشده باشد.
ادامه
دریافت وجه · صورتحساب اشخاص · خرید و انبار
نمونه فروش خدمت و تفاوت آن با فروش کالا
شرکت خدمات طراحی برای یک مشتری ۵ میلیون تومان فاکتور صادر می‌کند. این صورتحساب خدماتی است و قرار نیست موجودی انبار کم شود. پس از تأیید و ثبت معتبر، مبلغ دریافتنی شکل می‌گیرد و درآمد طبق قواعد شناسایی مربوط ثبت می‌شود. اگر مشتری ۲ میلیون همان روز پرداخت کند، باید مانده باز فاکتور ۳ میلیون شود و دو میلیون دریافتی به همان سند وصل باشد. برای فروش ۵ عدد کالای انباری، علاوه بر مبلغ فاکتور، موضوع خروج موجودی و بهای تمام‌شده هم مطرح است؛ فقط نوشتن «۵ عدد» در ردیف فاکتور دستی به‌تنهایی انبار را کم نمی‌کند.
اثر تخفیف و مالیات
اگر قیمت واحد ۱ میلیون و مقدار ۱۰ باشد، مبلغ پیش از تخفیف ۱۰ میلیون است. تخفیف می‌تواند مبلغ قابل مطالبه را کم کند و مالیات با قواعد پایه مشمول مربوط محاسبه شود. بهتر است تخفیف و مالیات روی همان سند و اقلام واضح بمانند تا کاربر بعداً نداند چرا پرداخت با حاصل ضرب ساده مقدار و قیمت برابر نیست. نرخ یا اعتبار مالیاتی را با قانون جاری و نوع کالا بسنجید. در محاسبه مانده باز باید اعتبار فروش و پرداخت‌های معتبر نیز لحاظ شوند.
اصلاح فاکتور قطعی
اگر فاکتور ۱۰ میلیون صادر شده و مشتری بخشی از کالا را مرجوع کرده، تغییر خام مبلغ اصلی بدون سند اصلاحی می‌تواند تاریخچه فروش و مالیات را مخدوش کند. از اعتبار یا سند اصلاحی مرتبط استفاده کنید. اگر بانک قبلاً تمام وجه را وصول کرده باشد، کاهش فاکتور ممکن است تعهد بازپرداخت یا اعتبار مشتری ایجاد کند؛ این وضعیت خودکار پول را به حساب او برنمی‌گرداند.
چرا فاکتور در گزارش مطالبات دیده نمی‌شود؟
شخصیت و دوره، نوع فاکتور (دریافتنی یا پرداختنی)، وضعیت پیش‌نویس/صدور/ثبت، ارز و مرجع منبع را بررسی کنید. گاهی کاربر برای همان سفارش یک فاکتور دوم ساخته که یکی در مرحله پیش‌نویس مانده است. اختلاف را با صدور فاکتور سوم جبران نکنید. اگر مطالبه در گزارش سررسیدگذشته نمی‌آید، ممکن است موعد آن هنوز نرسیده باشد؛ گزارش مانده باز را جدا ببینید.
پرونده واقعی یک فاکتور با تخفیف، مالیات و برگشت
برای هر قلم، مقدار، قیمت واحد و تخفیف را جدا بررسی کنید؛ سپس مالیات و جمع کل را با محاسبات واقعی سیستم تطبیق دهید. فرض کنید فاکتور با مبلغ نهایی ۱۰ میلیون صادر شده و مشتری ۴ میلیون پرداخته است؛ مانده اولیه ۶ میلیون است. اگر پس از مرجوعی سند اعتبار معتبر ۲ میلیونی ثبت شود، مانده مؤثر ۴ میلیون می‌شود؛ اصل فاکتور تاریخی ۱۰ میلیون می‌ماند و credited_amount اثر سند اصلاحی را حمل می‌کند. اگر مشتری بعداً ۴ میلیون بدهد، نباید به خاطر اصلاح قبلی دوباره هزینه/درآمد جدید بسازید.
فاکتور دستی به‌تنهایی موجودی را تغییر نمی‌دهد. برای فروش کالای وزنی یا انباری، مسیر سفارش، تحویل و حرکت انبار را جدا کنترل کنید.