رسیدگی به سفارش از ثبت تا ارسال
وضعیت سفارش را بررسی کنید، آمادهسازی را ثبت کنید و ارسال را پیگیری کنید.
رسیدگی به سفارش از دریافت تا تحویل
سفارش، تصویر ثبتشدهای از خرید مشتری در زمان checkout است: اقلام، مبلغ، تخفیف، روش ارسال و نشانی تحویل. در آناما وضعیت خود سفارش، وضعیت پرداخت، رزرو موجودی و وضعیت مرسوله از هم جدا هستند. سفارش ممکن است ثبت شده باشد اما پرداختش هنوز در انتظار باشد؛ پرداخت ممکن است انجام شده باشد اما بسته هنوز آماده ارسال نباشد. برای جلوگیری از آمادهسازی اشتباه، هر کدام را در بخش خودش بخوانید.
از پنل وارد «سفارشها» شوید. صفحه اصلی در حال حاضر «برج کنترل سفارش» است و بهجای یک جدول ساده، پنج صف کاری را کنار کارتهای خلاصه نشان میدهد: پرداخت، آمادهسازی، ارسال، مرجوعی/تعویض و گارانتی/تعمیر. بالا تعداد سفارش فعال، پرداخت نیازمند بررسی، ارسال نیازمند بررسی و موارد پس از فروش را میبینید. «آمار بیشتر» تعداد فیش در انتظار، سفارش آمادهسازی، ارسال ناموفق، مرجوعی باز، گارانتی باز و کالای منتظر دریافت را باز میکند. این اعداد صفهای نیازمند اقدام را خلاصه میکنند؛ مبلغ فروش یا کل سفارشهای تاریخی نیستند.
صفحه داده workbench و دسترسی کاربر را با هم میخواند. صفی که کاربر مجوز مشاهده منبعش را ندارد از لینکهای قابل دسترس حذف میشود. اگر بخشی برای همکار نمایش داده نمیشود، ابتدا انتساب نقش و دسترسی view همان منبع را بررسی کنید؛ نبود کارت لزوماً به معنی صفر بودن رکوردها نیست.
ساختار سفارش و وضعیتها
هر سفارش شماره یکتا، مشتری، اقلام، جمع مبلغ، تخفیف، هزینه ارسال، مبلغ قابل پرداخت، روش پرداخت، نشانی و یادداشت مشتری دارد. آناما بعضی دادهها را بهصورت snapshot در لحظه checkout نگه میدارد؛ تغییر بعدی نشانی مشتری، محتوای تاریخی سفارش را بازنویسی نمیکند. قبل از بستهبندی، اطلاعات تحویل خود سفارش را بخوانید، نه فقط پروفایل تازه مشتری را.
وضعیت سفارش میتواند «در انتظار تأیید سازمانی»، «در انتظار پرداخت»، «اعتباری/مدتدار»، «پرداختشده»، «در حال پردازش»، «بستهبندیشده»، «ارسالشده»، «تحویلشده»، «لغوشده» یا «مرجوعشده» باشد. وضعیت پرداخت یک فیلد مستقل است: پرداختنشده، فیش در انتظار بررسی، پرداختشده یا فیش ردشده. در فهرستها برچسب هر دو را بخوانید؛ عبارت «سفارش ثبتشده» به تنهایی مجوز ارسال نیست.
رزرو موجودی هم مستقل از on hand است. هنگام سفارش ممکن است مقدار تنوع برای جلوگیری از فروش همزمان رزرو شود. تعداد آزاد از مقدار ثبتشده کمتر خواهد بود. لغو یا تکمیل سفارش میتواند در گردش موجودی اثر بگذارد؛ موجودی را برای صافکردن عدد دستی تغییر ندهید و اگر رزرو آزاد نشد، راهنمای تنوع و موجودی را دنبال کنید.
صفهای صفحه چه چیزی را نشان میدهند؟
پرداخت
صف «پرداخت» فیشهای واریزی منتظر بررسی را نشان میدهد. هر ردیف شماره سفارش، مشتری، مبلغ، مرجع (اگر ثبت شده) و تاریخ را دارد. بازکردن ردیف باید شما را به همان پرونده هدایت کند. رسید را با همان سفارش تطبیق دهید؛ مبلغ مشابه بدون شماره سفارش یا مرجع کافی نیست. نتیجه تأیید/رد فیش را در رکورد پرداخت ثبت کنید تا سفارش از صف مربوط خارج شود. برای وضعیت درگاه یا بازپرداخت به راهنمای وضعیت پرداخت و تراکنش بروید.
آمادهسازی
صف آمادهسازی سفارشهایی را نشان میدهد که وارد کار انبار شدهاند. ردیف شماره سفارش، مشتری، مبلغ قابل پرداخت، روش ارسال (یا «ثبت نشده») و زمان سپریشده از ثبت را میآورد. سفارشهایی با سن حداقل ۲۴ ساعت در رابط برجسته میشوند تا کار عقبمانده دیده شود. این برجستهسازی صرفاً یادآوری است؛ وضعیت قانونی سفارش را عوض نمیکند. پیش از بستهبندی، اقلام و تعداد SKUها، آدرس snapshot، شیوه ارسال، وضعیت مالی و موجودی آزاد را تطبیق دهید.
ارسال
صف ارسال، استثناهایی مانند ارسال ناموفق را نشان میدهد و در ردیف شرکت حمل، کد رهگیری و وضعیت را میآورد. اگر شرکت حمل یا رهگیری خالی است، بسته را به مشتری تحویلگرفتهشده اعلام نکنید؛ ابتدا رویداد حمل واقعی را از ارائهدهنده دریافت کنید. اگر shipment ناموفق است، توضیح خطا را در جزئیات مرسوله بخوانید، نه اینکه همان کد را دوباره ثبت کنید.
مرجوعی، تعویض و اختلاف مالی
زبانه مرجوعی میتواند چند صف جدا داشته باشد: درخواست مرجوعی/تعویض/بازپرداخت، پیگیری بازگشت وجه، پرونده اختلاف پرداخت، پاسخ به اعتراض و بازیابی مالی. در پرونده مرجوعی ردیف علت، نتیجه درخواستی مشتری، مبلغ بازپرداخت و وضعیت را نشان میدهد. «تصمیم با فروشنده» را با «مشتری بازپرداخت میخواهد» یکی نگیرید. برای اقلام برگشتی، دریافت فیزیکی و کیفیت کالا را قبل از بازگرداندن موجودی بررسی کنید.
اگر صف هشدار «تداخل بازپرداخت تکراری» دارد، یک بازپرداخت دوم نسازید. مبلغ overlap و مالیات پرداخت را در پروندههای مرتبط بررسی کنید و اختلاف را به مسئول مالی بسپارید. اختلاف بانکی، بازپرداخت فروشگاه و اعتبار کیف پول مسیرهای مالی جدا هستند.
گارانتی و تعمیر
صف گارانتی پرونده، شماره سفارش، مشتری، نتیجه مورد درخواست و ثبت رسید خدمات را نشان میدهد. اگر مورد تأییدشده یا در مسیر مرکز خدمات رسید دریافت کالا ندارد، همان تفاوت در ردیف هشدار میشود. صف تعمیر و جایگزینی، مرکز یا انبار خدمات، شرکت حمل و کد رهگیری را نشان میدهد. تحویل کالای تعویضی را تا روشنشدن وضعیت قطعه و مرسوله ثبت نکنید.
گردش روزانه پیشنهادی
- روی «تازهسازی» بزنید تا صف و آمار بر اساس آخرین داده بارگیری شود.
- ابتدا فیشهای پرداخت و موارد مالی را بازبینی کنید؛ پرداخت در انتظار یا منقضی را با پرداخت موفق یکی نگیرید.
- در صف آمادهسازی، هر سفارش را با اقلام، پرداخت و نشانی snapshot تطبیق دهید. اگر چند SKU دارد، موجودی همان تنوعها را بررسی کنید.
- آمادهسازی را در جزئیات همان سفارش با اقدام موجود ثبت کنید. وضعیتهایی که backend برای سفارش پشتیبانی میکند را ببینید؛ فرض نکنید هر انتقالی در همه نقشها یا انواع فروش فعال است.
- پس از تحویل واقعی بسته به حامل، اطلاعات shipment و کد رهگیری را در مسیر ارسال مربوط ثبت کنید. فقط بعد از پاسخ واقعی شرکت حمل، وضعیت را پیش ببرید.
- صف استثناهای ارسال را در بازه کاری بررسی کنید و علت fail را از خطای حامل یا نبود شناسه مرجع جدا کنید.
- مرجوعی، گارانتی و پروندههای مالی را در زبانه خودشان ادامه دهید تا سفارش و post-sales با هم اشتباه نشوند.
- اگر کار را به شیفت بعد میسپارید، وضعیت فعلی و اقدام بعدی را در محل ثبتشده برای همان سفارش بنویسید. داده کارت پرداخت یا اطلاعات غیرضروری مشتری را در یادداشت کپی نکنید.
مثال: مشتری دو چراغ با SKUهای متفاوت سفارش میدهد و روش پیک روز بعد را انتخاب میکند. وضعیت سفارش ممکن است پرداختشده باشد، اما اگر یکی از SKUها Available کافی ندارد، بسته هنوز آماده نیست. ابتدا وضعیت پرداخت را در صف مربوط تأیید کنید، رزرو هر دو SKU را در انبار بررسی کنید و فقط پس از تامین هر دو قلم سفارش را بستهبندی کنید. بعد شماره رهگیری واقعی را در مرسوله ثبت کنید. ارسالشدن یک بسته در شرکت حمل را با تحویلشدن آن یکی نگیرید.
لغو سفارش و اثر آن
لغو کردن فقط تغییر یک برچسب نیست. سفارش میتواند موجودی رزرو داشته باشد یا یک تراکنش پرداخت واقعی پشت آن باشد. قبل از لغو، صفحه همان سفارش را باز کنید و وضعیت سفارش، وضعیت پرداخت، وضعیت shipment و رزروهای مرتبط را بخوانید. اگر پرداخت انجام شده، لغو بهتنهایی به معنی بازپرداخت نیست؛ پرداخت باید در جریان مالی مناسب تعیین تکلیف شود. اگر بسته تحویل حامل شده، مسیر مرجوعی یا رهگیری ارسال معمولاً از لغو ساده مناسبتر است. از اکشنهای موجود در سفارش استفاده کنید تا backend تاریخچه و اثر انبار را ثبت کند.
عیبیابی به ترتیب
سفارش از صف آمادهسازی نمیآید
صف را تازه کنید، سپس access را بررسی کنید: صفحه صفهای مجاز را بر اساس permission view فیلتر میکند. اگر دسترسی درست است، وضعیت سفارش، وضعیت پرداخت و نتیجه کار قبلی را در جزئیات ببینید. فیش دستی منتظر بررسی ابتدا در صف پرداخت است و ممکن است تا تعیین تکلیف در آمادهسازی نباشد. همچنین فیلتر یا وضعیت order را بهعنوان علت محتمل بررسی کنید، نه اینکه سفارش را دوباره بسازید.
عدد موجودی با عدد سفارش فرق دارد
در تنوع سفارش، on hand، reserved و available را در انبار درست مقایسه کنید. رزرو برای سفارشهای باز باعث میشود مقدار آزاد کمتر باشد. تاریخچه stock movement و سفارشهای همان SKU را بخوانید؛ مقدار را با set تغییر ندهید تا وقتی علت اختلاف روشن نشده است.
مرسوله رهگیری ندارد یا ناموفق است
صف ارسال را باز کنید، وضعیت، carrier و tracking code را بررسی کنید. «رهگیری ندارد» یعنی شناسهای برای مشتری ثبت نشده؛ «ناموفق» نتیجه یک تلاش حمل را نشان میدهد. خطای provider و آدرس snapshot را بررسی کنید، نه اینکه سفارش را دوباره ثبت کنید.
مشتری میگوید پرداخت کرده اما سفارش هنوز در انتظار است
روش پرداخت را ببینید. اگر پرداخت offline است، فیش و reference در صف فیشها بررسی میشود. اگر پرداخت درگاه است، شناسه تراکنش و وضعیت ثبتشده در پنل را تطبیق دهید. تا روشن شدن نتیجه، پرداخت دوباره یا بازپرداخت تکراری درخواست نکنید.
شمار صف و تعداد پرونده یکی نیست
کارتهای خلاصه فقط برخی گروههای نیازمند اقدام را نشان میدهند، و دسترسی کاربر هم بعضی queueها را پنهان میکند. زبانهای را که عدد به آن تعلق دارد باز کنید، مجوز منبعش را بررسی کنید، و از آمار خلاصه بهعنوان شمار کل سفارشهای فروشگاه استفاده نکنید.
قدم بعدی
برای بررسی charge، فیش بانکی، تراکنش ناموفق و بازپرداخت راهنمای پرداختها را بخوانید. برای موجودی تنوعها، رزرو و اصلاح قابل حسابرسی از راهنمای تنوع و موجودی استفاده کنید؛ مرجوعی، گارانتی و تعویض هرکدام ادامه مستقل پس از تحویلاند.