کار روزانه با صندوق فروش و رسید POS

میزکار صندوق فروش (/panel/erp/retail) برای کار روزانهٔ صندوق‌دار است: انتخاب نقطهٔ فروش، بازکردن شیفت با وجه افتتاحیه، ثبت رسید، دریافت پول، بستن شیفت و رسیدگی به مرجوعی. هر فروش به شیفت، انبار و واحد مالی همان نقطه متصل می‌شود. پیش از شروع، کد صندوق، انبار، شخصیت حقوقی و آمادگی پایانه را کنترل کنید؛ اشتباه در نقطهٔ فروش می‌تواند موجودی و گزارش مالی شعبه را جابه‌جا کند.

ماژول خرده‌فروشی وضعیت عملیاتی دارد، اما وضعیت هر پرداخت کارتی به پاسخ پایانه و تراکنش واقعی وابسته است. در وضعیت نامشخص، فروش یا پرداخت را دوباره ثبت نکنید تا نتیجهٔ قبلی روشن شود. برای استفاده از صندوق، نقش باید مجوز جداگانهٔ بازکردن شیفت، ایجاد فروش، ثبت tender، مرجوعی یا گردش نقدی را داشته باشد؛ غیرفعال بودن دکمه ممکن است از همین مجوز باشد.

شروع شیفت و کنترل نقطهٔ فروش

از فهرست بالا نقطهٔ فروش درست را انتخاب کنید. کنار آن انبار متصل، واحد سازمانی، شخصیت حقوقی و وضعیت پایانه نمایش داده می‌شود. اگر پایانه «غیرآماده» است، دلیل نمایش‌داده‌شده را بخوانید و پیش از فروش کارتی مشکل پیکربندی را برطرف کنید. فروش نقدی را هم به صندوق درست منتسب کنید.

وقتی شیفت باز ندارید، مبلغ وجه نقد افتتاحیه را وارد و «باز کردن» را بزنید. این مبلغ باید با وجه واقعی تحویل‌شده به صندوق‌دار برابر باشد. پس از بازشدن، نام صندوقدار و جمع فروش نقد/کارت، بازپرداخت‌ها، ورود/خروج دستی و نقد مورد انتظار نمایش داده می‌شود. اگر شیفت فعال است، شیفت جدید باز نکنید؛ ابتدا از کارت همان شیفت و وضعیت کاربر اطمینان بگیرید.

ثبت فروش و اقلام رسید

«فروش جدید» یک رسید پیش‌نویس در شیفت باز ایجاد می‌کند. بارکد یا کد کالا را در کادر وارد کنید، تعداد را کنترل و Enter یا «افزودن» را بزنید. خط رسید عنوان کالا، SKU، تعداد، قیمت پایه و قیمت واحد، تخفیف‌ها و جمع را نشان می‌دهد. هر بارکد را با گونهٔ درست محصول کنترل کنید؛ اگر چند رنگ یا اندازه کدهای متفاوت دارند، عنوان کلی محصول برای تشخیص کافی نیست.

تخفیف‌های کمپین و تخفیف دستی جداگانه نمایش داده می‌شوند. قیمت واحد و تخفیف دستی را با اختیار صندوق‌دار و قواعد فروش تطبیق دهید؛ تخفیف را برای اصلاح اشتباه تعداد به کار نبرید. اگر کالا اشتباه افزوده شده، قبل از گرفتن پول خط را اصلاح یا حذف کنید و مبلغ کل و مالیات/تخفیف قابل نمایش را دوباره بخوانید.

رسید زمانی کامل نیست که فقط یک خط کالا دیده شود. جمع نهایی، مبلغ دریافتی و باقیمانده/پول خرد را با مشتری و وجه دریافتی کنترل کنید. اگر پرداخت ترکیبی لازم است، روش و مبلغ هر tender را جدا ثبت کنید.

دریافت نقد یا کارت و نهایی‌سازی

روش را «نقد» یا «کارت» انتخاب کنید و مبلغ tender را وارد کنید. ثبت کارت می‌تواند تراکنش پایانه ایجاد کند و RRN، STAN یا خطا در زیر آن دیده شود. وضعیت‌هایی مثل ارسال‌شده، در حال پردازش یا نامشخص هنوز پاسخ نهایی نیستند. برای تراکنش unknown یا submitted از دکمهٔ «استعلام» استفاده کنید و تا روشن‌شدن نتیجه کارت را دوباره نکشید.

پس از ثبت پرداخت، روش‌ها و مبلغ‌های تسویه‌شده و بازپرداخت‌شده را در کارت tender کنترل کنید. وقتی جمع پرداخت مطابق رسید است و وضعیت تراکنش روشن شده، «نهایی‌سازی» را بزنید. اگر وضعیت finalization_failed یا خطا نمایش داده شد، متن خطا و اقلام/پرداخت را بررسی کنید و پیش از تکرار نهایی‌سازی، سابقه و شمارهٔ رسید را ببینید. «ابطال» برای پیش‌نویس یا پرداخت معلق در دسترس است؛ رسید تکمیل‌شده را با فروش منفی یا رسید دوم خنثی نکنید.

مرجوعی از روی رسید اصلی

مرجوعی فقط از یک فروش تکمیل‌شده و در شیفت باز آغاز می‌شود. رسید اصلی را از تاریخچه باز کنید، علت مرجوعی را بنویسید و «شروع مرجوعی» را بزنید. برای هر قلم تعداد قابل مرجوعی نشان داده می‌شود؛ مقدار برگشتی را از کالا و رسید واقعی بخوانید و بیش از مقدار فروش‌رفتهٔ باقی‌مانده وارد نکنید.

گزینهٔ «بازگشت به موجودی» را برای هر قلم جدا انتخاب کنید. اگر کالا سالم و قابل فروش است، بازگشت به موجودی را مطابق بازرسی و رویهٔ انبار فعال کنید؛ برای کالای آسیب‌دیده آن را فعال نکنید تا موجودی سالم بیش از واقع نشان داده نشود. جمع بازپرداخت را با تعداد و مبلغ خط بررسی کنید، سپس «ثبت و شروع بازپرداخت» را بزنید.

بازپرداخت به روش پرداخت اصلی تخصیص می‌یابد و وضعیت tender بازپرداخت و تراکنش پایانه نمایش داده می‌شود. برای وضعیت نامشخص یا ناموفق، ابتدا استعلام بگیرید؛ تلاش مجدد فقط وقتی انجام شود که نتیجهٔ قبلی روشن است و همان تخصیص بازپرداخت را باز می‌کنید. «نهایی‌سازی مرجوعی» را پس از ثبت و تعیین تکلیف بازپرداخت دنبال کنید. موجودی بازگشتی و مبلغ برگشت وجه دو اثر جدا هستند؛ هر دو را بررسی کنید.

گردش‌های نقدی و بستن شیفت

اگر مجوز cash_movement دارید، می‌توانید افزایش وجه صندوق، تخلیهٔ وجه، دریافت متفرقه یا پرداخت متفرقه ثبت کنید. نوع، مبلغ، حساب مقابل، مرجع اختیاری و علت مکتوب لازم است؛ علت باید دست‌کم چند واژهٔ قابل فهم داشته باشد. رسید یا مرجع را برای تطبیق بعدی بنویسید. گردش نقد پس از ثبت مستقیم ویرایش نمی‌شود؛ در صورت اشتباه باید از مسیر برگشت تراکنش اقدام شود، نه اینکه رکورد دیگری بی‌توضیح اضافه کنید.

برای بستن شیفت، وجه نقد را فیزیکی بشمارید و مبلغ شمارش‌شده را وارد کنید. پیش از بستن، فروش نقدی، بازپرداخت نقدی، float، cash drop و پرداخت/دریافت متفرقه را با صندوق تطبیق دهید. نقد مورد انتظار فرمول جمع جریان‌های ثبت‌شده است؛ اختلاف را با «شمارش» پنهان نکنید. علت کسری یا اضافه را در فرایند پایان شیفت مستند و در صورت لزوم به مدیر ارجاع دهید.

رفع ابهام در تراکنش و نهایی‌سازی

میزکار هنگام وجود پرداخت یا بازپرداخت نامشخص هر سه ثانیه اطلاعات را دوباره می‌گیرد. این تازه‌سازی خودکار جای استعلام پایانه را نمی‌گیرد. کارت/رسید، مبلغ، زمان و شناسهٔ RRN/STAN را یادداشت کنید و از تاریخچه همان تراکنش پیگیری کنید. تا پاسخ قطعی نیامده:

• پرداخت کارتی جدید برای همان مبلغ ثبت نکنید.
• فروش یا مرجوعی مشابه دیگری نسازید.
• رسید را با موفقیت یا شکست قطعی علامت نزنید.
• اگر بانک مبلغ را کسر کرده ولی صندوق نتیجه ندارد، از مسیر استعلام و پیگیری بانکی با همان مرجع اقدام کنید.

در سابقهٔ فروش‌های اخیر، شمارهٔ رسید، شناسهٔ عملیات، تاریخ، مبلغ، وضعیت و خطای نهایی‌سازی دیده می‌شود. عملیات را با شناسهٔ رسید تطبیق دهید؛ مبلغ یکسان برای پیدا کردن فروش کافی نیست.

سناریوی پایان خرید مشتری

مشتری دو قلم خریده و یک مبلغ را نقد می‌دهد و باقی را کارت می‌کشد. صندوق‌دار ابتدا کالا و تعداد را در پیش‌نویس کنترل می‌کند، مبلغ نقدی را به‌عنوان tender اول ثبت می‌کند و مانده را پس از کسر نقد با کارت می‌پردازد. وقتی تراکنش کارت پاسخ موفق دارد، جمع دو tender را با کل رسید مقایسه و رسید را نهایی می‌کند. اگر تراکنش کارت نامشخص شد، همان رسید را باز نگه می‌دارد، استعلام می‌گیرد و کارت را دوباره نمی‌کشد. رسید نهایی‌شده بعداً مبنای هر مرجوعی همان کالا خواهد بود.

خطاهای رایج

• دکمهٔ فروش یا پرداخت غیرفعال است: شیفت باز، مجوز همان عمل و انتخاب POS را بررسی کنید.
• پایانه آماده نیست: دلیل وضعیت پایانه را کنار نقطه فروش بخوانید و اتصال/تنظیمات مربوط را از مسئول سامانه پیگیری کنید.
• محصول با بارکد پیدا نمی‌شود: SKU/بارکد و وضعیت گونهٔ محصول را در کاتالوگ کنترل کنید؛ عنوان مشابه جای شناسهٔ دقیق را نمی‌گیرد.
• پرداخت unknown مانده: استعلام تراکنش موجود را انجام دهید؛ tender جدید نسازید.
• نهایی‌سازی خطا داده: متن finalization_error، اقلام و وضعیت همهٔ tenderها را بررسی کنید.
• مقدار مرجوعی قابل ثبت نیست: رسید اصلی، تعداد فروخته‌شده و تعداد مرجوع‌شدهٔ قبلی را تطبیق دهید.
• موجودی بیش از واقع برگشته: انتخاب restock را با وضعیت فیزیکی کالا مقایسه و پروندهٔ اصلاح موجودی را پیگیری کنید.
• مبلغ صندوق با شمارش نمی‌خواند: گردش نقد دستی، بازپرداخت و فروش‌های نقدی را با رسیدها جمع کنید؛ اختلاف را با ثبت بی‌دلیل cash movement جبران نکنید.

برای حالتی که اینترنت قطع می‌شود، راهنمای فروش آفلاین POS و همگام‌سازی بعدی را ببینید. برای موجودی شعبه نیز راهنمای انبار و جابه‌جایی کالا کمک می‌کند اثر فروش و مرجوعی را در موجودی دنبال کنید.

اصلاح خط رسید پیش از دریافت وجه

تا وقتی فروش در وضعیت پیش‌نویس است، مقدار و تخفیف هر خط را از خود رسید کنترل کنید. اگر کالایی دوبار اسکن شد، خط را اصلاح یا حذف کنید و دوباره جمع را بخوانید؛ tender قبلی را برای پوشاندن خطای قلم استفاده نکنید. تعداد با مقدار واحد کالا نمایش داده می‌شود؛ برای کالای وزنی، واحد را با برچسب و قیمت واحد کنترل کنید. قیمت پایه، قیمت نهایی واحد، تخفیف کمپین و تخفیف دستی به‌صورت جداگانه روی خط می‌آیند و همین تفکیک کمک می‌کند اختلاف مشتری با صندوق‌دار روشن شود.

برای پرداخت نقدی، tender را مطابق وجه واقعی دریافتی ثبت کنید؛ مبلغ پرداختی ممکن است از جمع بیشتر باشد و پول خرد به مشتری بازگردد. برای کارت، مبلغ را با رسید پایانه و ماندهٔ کارتخوان تطبیق دهید. اگر فروش چند tender دارد، بعد از هر ثبت جمع دریافتی و مبلغ باقی‌مانده را بخوانید تا مبلغ کارت دوباره برای کل فاکتور ثبت نشود. وقتی پرداخت کامل شد و تراکنش‌ها وضعیت روشن دارند، رسید را نهایی کنید؛ پس از نهایی‌سازی، روند اصلاح دیگر مانند پیش‌نویس ساده نیست و ممکن است نیاز به ابطال یا مرجوعی ثبت‌شده داشته باشد.

بستن شیفت و گزارش اختلاف

در پایان شیفت، مبلغ مورد انتظار از وجه افتتاحیه، فروش نقدی، بازپرداخت نقدی، افزایش/تخلیهٔ صندوق و دریافت/پرداخت متفرقه اثر می‌گیرد. کارت فروش/بازپرداخت کارتی را با نقد صندوق جمع نزنید؛ آن مبلغ‌ها در حساب بانکی/تسویهٔ پایانه پیگیری می‌شوند. پول واقعی را با شمارش مستقل ثبت کنید. اگر شمارش با انتظار فرق دارد، فهرست cash movement و رسیدهای نقدی را مرور کنید و اختلاف را با علت مکتوب به مسئول شیفت گزارش دهید. بستن شیفت باید با شمارش واقعی باشد، نه برابر کردن دستی عدد برای پایان‌دادن به صفحه.