مدیریت فروش سازمانی در پنل فروشنده
شرکت و شعبه بسازید، کاتالوگ و لیست قیمت اختصاص دهید، خریدارها را تعریف کنید و صف سفارشهای تأیید را بخوانید.
صفحهٔ فروش سازمانی برای مدیر فروشگاه است
در پنل فروشنده، «فروش سازمانی» برای ساخت و مدیریت شرکتهای خریدار، شعبهها، کاتالوگهای اختصاصی و دسترسی خریداران استفاده میشود. از همین صفحه میتوانید وضعیت شرکت را عوض کنید و سفارشهایی را که منتظر تأییدند ببینید. ثبت یا ویرایش شرایط مالی روی خرید مشتری اثر دارد؛ پیش از ثبت هر عدد، آن را با قرارداد و سیاست اعتباری فروشگاه تطبیق دهید.
از پنل، «فروش سازمانی» را باز کنید. بالای صفحه تعداد شرکتها، شرکتهای فعال، شعبهها، خریداران و سفارشهای منتظر تأیید را میبینید. برای تازهکردن اطلاعات «تازهسازی» را بزنید. اگر بار اول اطلاعاتی نمیبینید، صبر کنید صفحه بارگذاری شود؛ پیام خطا را بخوانید و در صورت نیاز بار دیگر تلاش کنید.
پیش از افزودن شرکت، شعبه یا خریدار
پیش از ثبت، این اطلاعات را از مسئول خرید یا قرارداد شرکت بگیرید: نام و کد شرکت، نام حقوقی و شناسهٔ ملی، شخصیت حقوقی فروشنده، ارز، سقف اعتبار و مهلت پرداخت. برای شعبه، نام و کد، شرکت مادر، استان و شهر، لیست قیمت و کاتالوگ، سقف اعتبار و مهلت پرداخت شعبه، آستانهٔ نیاز به تأیید و نیاز به شماره سفارش خرید را مشخص کنید. برای خریدار نیز حساب مشتری، شرکت و شعبه، نقش، اختیار سفارش و تأیید، حد تأیید و شعبهٔ پیشفرض را با مسئول شرکت هماهنگ کنید.
اطلاعات شرکت در فرمهای این صفحه به شکل ایجاد رکورد ثبت میشود. اگر شرکت یا شعبهٔ موجود را میخواهید تغییر دهید، اول کنترل کنید فرم «افزودن» را بهاشتباه برای ساخت مورد تکراری بهکار نبرید؛ در کارت شرکت فقط تغییر وضعیت شرکت بهطور مستقیم دیده میشود. برای تغییر سایر اطلاعات از مسیر مدیریت رسمی دادهها یا پشتیبانی مسئول محصول کمک بگیرید.
افزودن شرکت
۱. بخش بازشوندهٔ «افزودن شرکت» را باز کنید و نام شرکت را بنویسید. دکمهٔ ثبت تا وقتی نام خالی باشد غیرفعال است.
۲. کد شرکت، نام حقوقی و شناسهٔ ملی را طبق اطلاعات رسمی شرکت وارد کنید. این مقادیر را با کد یا شناسهٔ شرکت دیگری اشتباه نگیرید.
۳. از فهرست شخصیت حقوقی، شخصیت حقوقی فروشنده را انتخاب کنید. در صورت نیاز، سقف اعتبار و مهلت پرداخت را بهصورت عدد وارد کنید. ارز پیشفرض فرم IRT است؛ اگر توافق شرکت یا شخصیت حقوقی ارز دیگری دارد، قبل از ثبت آن را با تنظیم رسمی فضای کاری بررسی کنید.
۴. «ثبت شرکت» را بزنید. پس از ثبت موفق، فهرست تازه میشود و کارت شرکت باید ظاهر شود. در کارت، وضعیت، سقف اعتبار، مهلت پرداخت، تعداد شعبه و تعداد خریداران را میبینید.
از فهرست وضعیت کارت میتوانید شرکت را «فعال»، «تعلیق اعتباری» یا «بسته» کنید. وضعیت را بر اساس تصمیم ثبتشدهٔ مالی تغییر دهید؛ تعلیق اعتباری و بستن شرکت میتواند امکان سفارش را برای کاربران سازمانی محدود کند. اگر وضعیت اشتباهی انتخاب شد، آن را به حالت درست برگردانید و با مسئول مالی هماهنگ کنید.
افزودن شعبه و تنظیم شرایط خرید
۱. بخش «افزودن شعبه» را باز کنید و شرکت مادر را انتخاب کنید. اگر شرکت در فهرست نیست، نخست آن را ثبت کنید.
۲. نام و کد شعبه را وارد کنید. از نامی استفاده کنید که خریدار هنگام تسویه بتواند بهراحتی تشخیص دهد؛ مثلاً نام شهر یا واحد سازمانی. استان و شهر را هم ثبت کنید تا محل تحویل یا حساب شعبه روشن باشد.
۳. در «لیست قیمت»، لیست ویژهٔ شعبه را انتخاب کنید یا گزینهٔ پیشفرض شرکت را نگه دارید. در «کاتالوگ» نیز مشخص کنید شعبه کدام فهرست کالاها را میبیند؛ انتخاب نکردن کاتالوگ اختصاصی به معنی استفاده از کاتالوگ پیشفرض شرکت است.
۴. سقف اعتبار، مهلت پرداخت و «حد تأیید خرید» را مطابق قرارداد و فرایند داخلی شرکت وارد کنید. این حد مشخص میکند سفارشهای بالاتر از مبلغ تعیینشده برای تأیید فرستاده شوند. اگر شرکت شماره سفارش خرید میخواهد، گزینهٔ «ثبت شماره سفارش خرید الزامی باشد» را فعال کنید.
۵. «افزودن شعبه» را بزنید. پس از تازهشدن صفحه، کارت شرکت را بازبینی کنید تا شعبه زیر شرکت درست قرار گرفته باشد.
اعتبار در دسترس در کارت شعبه از اعتبار تخصیصیافته و مطالبات باز اثر میپذیرد. برای همین، برابر بودن سقف اعتبار با مبلغ قابل استفاده را فرض نکنید. لیست قیمت، کاتالوگ، آستانهٔ تأیید و الزام شماره خرید را پیش از اولین سفارش مشتری آزمایش کنید.
ساخت کاتالوگ اختصاصی
کاتالوگ مشخص میکند خریدار سازمانی چه محصولهایی را در اختیار داشته باشد. بخش «کاتالوگ اختصاصی» را باز کنید، نام و کد کاتالوگ را بنویسید و در جستوجوی محصول نام یا شناسهٔ کالا را وارد کنید. نتیجهها را بخوانید و فقط محصولهای مورد توافق را علامت بزنید. شمار محصولهای انتخابشده پایین فهرست دیده میشود؛ پیش از ذخیره آن را با فهرست موردنظر شرکت تطبیق دهید.
با «ذخیره کاتالوگ» آن را ثبت کنید. انتخاب خالی ممکن است کاتالوگ بدون محصول بسازد یا از قواعد سرور اثر بگیرد؛ بنابراین محصولهای لازم را پیش از ثبت انتخاب کنید. بعد از ذخیره، کاتالوگ در فهرست انتخاب شعبه ظاهر میشود. کاتالوگ را به شعبهٔ مناسب وصل کنید تا محصولها برای خریدار درست در checkout نمایش داده شوند.
جستوجو حداکثر ۸۰ نتیجهٔ نخستِ منطبق را نشان میدهد. اگر کالا را نمیبینید، نام یا شناسهٔ دقیقتر وارد کنید. اگر همچنان پیدا نشد، وضعیت انتشار محصول و دسترسی آن را در کاتالوگ فروشگاه بررسی کنید.
افزودن خریدار و تعیین دسترسی
۱. بخش «افزودن خریدار» را باز کنید. شرکت، حساب مشتری و یکی از شعبههای همان شرکت را انتخاب کنید. فهرست مشتریان را با نام، موبایل یا ایمیل قابل مشاهده شناسایی کنید و از انتخاب حساب مشابه خودداری کنید.
۲. نقش خریدار را انتخاب کنید: خریدار، تأییدکننده، مدیر، مالک یا مشاهدهگر. نقش، جایگاه کلی عضو را مشخص میکند؛ مجوزهای همان شعبه را جداگانه تعیین کنید.
۳. «میتواند سفارش ثبت کند» را فقط برای فردی فعال کنید که مجاز به خرید از طرف شرکت است. «میتواند سفارش تأیید کند» را برای فردی فعال کنید که طبق فرایند شرکت باید سفارش همکار را بررسی کند. بهتر است ثبتکننده و تأییدکننده یک نفر نباشند؛ سفارش ثبتشده توسط همان فرد برای تأیید به خودش نمایش داده نمیشود.
۴. حد تأیید را مطابق اختیار مالی خریدار ثبت کنید و در صورت لزوم شعبه را بهعنوان پیشفرض او علامت بزنید. «ثبت خریدار» را بزنید و پس از تازهشدن صفحه، نقش و شعبه را با درخواست شرکت تطبیق دهید.
اگر حساب مشتری در فهرست انتخاب نیست، باید ابتدا حساب مشتری ایجاد شده باشد. این صفحه شماره یا ایمیل تازهای برای خریدار نمیسازد؛ ابتدا از فرد بخواهید در فروشگاه حساب بسازد، بعد او را از فهرست انتخاب کنید. برای تغییر دسترسی، از روی رفتار احتمالی نقش نتیجه نگیرید؛ مجوز سفارش، تأیید و حد تأیید ثبتشده را بررسی کنید.
سفارشهای منتظر تأیید
پایین صفحه، سفارشهای منتظر تأیید با نام شرکت و شعبه، شماره سفارش، درخواستکننده، تاریخ ثبت، شماره سفارش خرید، مبلغ و وضعیت دیده میشوند. این بخش برای مرور صف تأیید است؛ در این صفحه دکمهٔ تأیید یا رد وجود ندارد. تصمیمگیرندهٔ مجاز باید سفارش را از حساب سازمانی مشتری باز کند و همانجا اقدام کند. اگر سفارش در فهرست نیست، حد تأیید شعبه، مجوز تأیید خریدار و وضعیت سفارش را بررسی کنید.
خطاهای رایج
- شرکت یا شعبه در فهرست نیست: ابتدا شرکت را ثبت کنید یا وضعیت فعال آن را بررسی کنید؛ برای افزودن خریدار باید شعبهای از همان شرکت وجود داشته باشد.
- خریدار پیدا نمیشود: مطمئن شوید حساب مشتری در همین فروشگاه وجود دارد و از نام، موبایل یا ایمیل برای پیدا کردن همان حساب استفاده کنید.
- خرید با لیست قیمت یا کاتالوگ اشتباه انجام میشود: تخصیص هر دو را در شعبه بررسی کنید و با یک حساب خریدار مجاز، نمایش کالا و قیمت را در تسویه بازبینی کنید.
- سفارش برای تأیید نمیآید: آستانهٔ شعبه را با مبلغ سفارش مقایسه کنید و مطمئن شوید خریدار دیگری اختیار تأیید دارد. سفارشهای زیر آستانه ممکن است به تأیید نیاز نداشته باشند.
- اطلاعات مالی با حسابداری نمیخواند: سقف شرکت و شعبه، مطالبات باز، مهلت پرداخت و شخصیت حقوقی فروشنده را با مسئول مالی تطبیق دهید؛ برای اصلاح، یک شرکت یا شعبهٔ تکراری نسازید.
اگر عملیات خطا داد، متن پیام را نگه دارید و قبل از کلیک دوباره بررسی کنید که شرکت، شعبه، کاتالوگ یا خریدار ثبت نشده باشد. در گزارش به پشتیبانی، نام شرکت، کد شعبه، نوع عملیات و زمان خطا را بنویسید؛ رمز حساب مشتری را ارسال نکنید.