اعتبار فروش، مرجوعی، بازپرداخت و بدهی کیف پول مشتری

در مرجوعی، چهار اتفاق ممکن است جدا رخ دهند: بازگشت فیزیکی کالا، تأیید اعتبار مالی مشتری، بازپرداخت وجه و اصلاح دفترکل. این چهار مرحله الزاماً هم‌زمان نیستند و تکرار یکی برای جبران تأخیر دیگری می‌تواند موجودی یا بدهی را دوبرابر کند.

منابع موجود در بخش حسابداری

منبع	نقش آن
sales-credit-notes	سند اعتبار/کاهش طلب مربوط به فروش
sales-credit-refunds	بازپرداخت اعتبار فروش
customer-credit-uses	مصرف اعتبار مشتری در خرید یا تسویه
customer-unapplied-cash	وجوه وصول‌شده اما تخصیص‌نیافته
return-refund-plans	برنامه بازپرداخت مرجوعی
return-refund-settlements	پیگیری اجرای تسویه مرجوعی
return-refund-recovery-cases	پرونده استثنای بازیابی/اصلاح در تسویه

مثال

کالایی با مبلغ ۵ میلیون تومان فروخته شده و مشتری آن را برمی‌گرداند. ابتدا باید معلوم شود کالا واقعاً دریافت و قابل ورود به انبار است یا مردود/آسیب‌دیده. سپس اعتبار مالی/اصلاح فروش مطابق سیاست ایجاد می‌شود. اگر ۵ میلیون واقعاً به بانک مشتری برگردد، خروج وجه ثبت و تطبیق می‌شود. اگر به‌جای بازپرداخت به اعتبار فروشگاه تبدیل شود، بدهی اعتبار مشتری ایجاد می‌شود؛ این پول نقد آزاد شرکت نیست.

کنترل‌هایی که قبل از بازپرداخت لازم‌اند

۱. سفارش/فاکتور مبنا، مشتری، قلم کالا و مبلغ مجاز بازپرداخت را پیدا کنید.

۲. ببینید بازپرداخت قبلی، اعتبار مصرف‌شده یا پرداخت در حال انجام وجود دارد یا نه.

۳. تصمیم مرجوعی انبار را از تصمیم بازپرداخت وجه جدا نگه دارید.

۴. روش تسویه (همان روش، حساب بانکی یا اعتبار) را مطابق سیاست و مجوز بررسی کنید.

۵. نتیجه بانک را قبل از تکرار درخواست تأیید کنید.

۶. اثر دفترکل و مانده مشتری را با سند فروش/اعتبار تطبیق دهید.

خطاهای رایج

• مشتری هم وجه نقد گرفته و هم اعتبار کیف پول فعال مانده است.
• کالا به موجودی قابل‌فروش بازگشته، درحالی‌که وضعیت بررسی فیزیکی کامل نشده است.
• درآمد فروش قبلی دوبار معکوس شده است.
• بازپرداخت در بانک انجام شده ولی پرونده در سیستم «نامشخص» مانده؛ ارسال دوباره ریسک دوباره‌پرداخت دارد.

فرق اعتبار مشتری با تخفیف

تخفیف در مرحله محاسبه مبلغ فروش اعمال می‌شود. اعتبار فروش معمولاً پس از تغییر/ابطال بخشی از تعهد قبلی معنا پیدا می‌کند. اعتبار کیف پول تعهد آتی کسب‌وکار به مشتری است؛ به حساب درآمد فروش جدید اضافه نمی‌شود.

توصیه

برای تیم پشتیبانی، پیام واضح «در انتظار بررسی»، «تأیید اعتبار»، «در انتظار پرداخت»، «پرداخت تأییدشده» لازم است. تغییر وضعیت مبهم را با ثبت دستی تراکنش دوم جایگزین نکنید.

ادامه

دریافت مشتری · فاکتور · میزکار مالی

سناریو: مرجوعی ناقص یک سفارش چندقلمی

مشتری سفارشی شامل دو کالا دارد، اما فقط یکی از آن‌ها را برمی‌گرداند. مبلغ قابل استرداد لزوماً نصف کل فاکتور نیست؛ تخفیف سبد، هزینه ارسال، مالیات، مبلغ پرداخت‌شده با اعتبار و تعداد مرجوعی باید مطابق سیاست محاسبه شوند. ابتدا قلم و تعداد پذیرفته‌شده را در مرجوعی مشخص کنید، سپس مبلغ اصلاح فاکتور و اعتبار مشتری را بسنجید. اگر کالا آسیب‌دیده یا غیرقابل‌فروش است، ورود آن به موجودی قابل‌فروش بدون بازرسی باعث خطای انبار می‌شود. اگر وجه با کارت بانکی پرداخت شده، بازگشت وجه باید از مسیر مجاز و با پیگیری مرجع بانک انجام شود.

تفاوت «اعتبار صادر شد» با «پول برگشت»

ممکن است به مشتری ۲ میلیون تومان اعتبار فروشگاهی داده شود. این اعتبار در دفاتر معمولاً تعهدی برای ارائه کالا یا خدمت آینده ایجاد می‌کند؛ مشتری هنوز دو میلیون تومان در حساب بانک خودش دریافت نکرده است. وقتی بعداً از اعتبار استفاده کند، بدهی اعتبار کاهش می‌یابد و معامله خرید تازه طبق مقررات ثبت می‌شود. اگر به‌جای اعتبار، وجه به بانک او برگردد، باید خروج نقد و تسویه بدهی مربوط ثبت شود. اجرای هر دو روش برای یک مبلغ، بدون اصلاح همزمان یکی از آن‌ها، زیان یا بدهی تکراری ایجاد می‌کند.

مسیر رسیدگی به بازپرداخت ناموفق

اول مشخص کنید پرونده در return-refund-plans صرفاً برنامه است یا اجرای تسویه در return-refund-settlements شروع شده. اگر پاسخ بانک نامشخص است، شناسه درخواست اصلی را در پرونده بازیابی مرتبط بررسی کنید. تا معلوم نشده بانک پرداخت کرده یا نه، درخواست تازه ایجاد نکنید. بعد از روشن شدن نتیجه، سند دفترکل، بدهی اعتبار مشتری و وضعیت فاکتور را تطبیق دهید. صفحه پشتیبانی باید به مشتری وضعیت دقیق و مرحله بعد را نشان دهد، نه صرفاً «پرداخت انجام شد» بعد از کلیک ثبت.

کنترل‌های پایان ماه

فهرست اعتبارهای صادرشده ولی مصرف‌نشده، بازپرداخت‌های در راه و تسویه‌های نامشخص را جدا کنید. برای هر مورد سند فروش اولیه، شخص، مبلغ، ارز و تاریخ را ببینید. اگر گزارش بدهی اعتبار مشتری با فایل عملیاتی مرجوعی اختلاف دارد، آن را با یک سند عمومی «سایر هزینه‌ها» صفر نکنید. اختلاف باید به رویداد واقعی و سند مرجع پیوند داشته باشد.

کنترل ارقام کارت داشبورد

اگر کارت «بازپرداخت‌های در انتظار» مبلغی نشان می‌دهد، مشخص کنید مجموع درخواست‌های برنامه‌ریزی‌شده است یا پرداخت‌های واقعاً ارسال‌شده یا تسویه‌های نامشخص. این سه مبنا را نباید با هم جمع زد. وقتی بازپرداخت از بانک قطعی شد، پرونده تسویه و مانده اعتبار مشتری باید به‌روز شوند؛ اما نباید از روی یک پیام «موفقیت» در فرانت‌اند، صحت بانکی فرض شود. برای هر رقم نهایی امکان بازکردن سفارش، فاکتور، سند اعتبار و مرجع واقعی پرداخت ضرورت دارد.

اعتبار مشتری، جایگزین پول نقد نیست

کالای برگشتی ممکن است به اعتبار حساب مشتری تبدیل شود، نه بازپرداخت بانکی. اگر ۳ میلیون اعتبار ایجاد شد، به اندازه ۳ میلیون وجه از بانک شرکت خارج نشده است؛ مشتری در خرید بعدی می‌تواند طبق شرایط از اعتبار استفاده کند. اگر همان مبلغ نیز بانکی بازپرداخت شد، باید رابطه تسویه اعتبار و بازپرداخت ثبت شود تا هم کیف پول مشتری مثبت نماند و هم پول دوبار خارج نشود.

در مرجوعی فیزیکی، درخواست برگشت و پذیرش کالا توسط انبار دو مرحله متفاوت‌اند؛ هر کالای برگشتی فوراً قابل فروش نیست.

اصلاح فاکتور و مرجوعی