رسیدگی به درخواست، سفارش و دریافت خرید
صفهای خرید را اولویتبندی کنید، پیشنهاد تأمینکننده را بسنجید، رسید کالا و تطبیق فاکتور را پیگیری کنید و اختلاف را به منبع درست بسپارید.
میزکار «خرید و تأمین» در /panel/erp/procurement برای پیگیری تعهدهای خرید از زمان درخواست تا رسید کالا و آمادهشدن پرداخت است. این صفحه فهرست خلاصهای از کارهای نیازمند توجه میدهد؛ سفارش جدید را از همین کارتهای هشدار نمیسازید و اختلاف را هم با تغییر مستقیم عددها حل نمیکنید. برای هر پرونده، پیوند ردیف را باز کنید و اقدام را در منبع اصلی همان پرونده ثبت کنید.
این میزکار برای مسئول خرید، انبار، مالی و مدیر تأمین مفید است؛ هرکدام بخش متفاوتی میبینند، چون کارتها و صفها براساس مجوز view منبع فیلتر میشوند. اگر یک مرحله از گردش را نمیبینید، ابتدا دسترسی خودتان را بررسی کنید. نبود پیوند یک منبع در صفحه بهتنهایی اثبات نمیکند که هیچ سفارش یا درخواست خریدی در فضای کاری وجود ندارد.
جریان کار از نیاز تا پرداخت
خرید معمولاً از یک نیاز کالا یا خدمت آغاز میشود. درخواست خرید مقدار، محل یا علت نیاز را مشخص میکند و در صورت فعالبودن کنترل بودجه، قبل از پیشروی باید با بودجهٔ مجاز هماهنگ شود. پس از بررسی و تأیید، تیم خرید میتواند از فروشندهٔ مناسب استعلام قیمت بگیرد، پیشنهادها را مقایسه کند و سفارش خرید صادر کند. تأمینکننده باید سفارش را بپذیرد و موعد را تأیید کند. هنگام دریافت، مقدار واقعی و وضعیت کیفیت ثبت میشود؛ سپس فاکتور فروشنده با سفارش و رسید تطبیق میخورد. فقط بعد از کنترل پرونده، درخواست پرداخت به صف مالی/خزانه فرستاده میشود.
در نتیجه، ردیفهایی که کنار هم در میزکار میبینید همیشه یک سند واحد نیستند. شمارهٔ درخواست، سفارش خرید، رسید، فاکتور و درخواست پرداخت را به کمک پیوندهای رکورد و نام تأمینکننده به هم مرتبط کنید. ارسال فاکتور از طرف فروشنده به معنی دریافت کالا نیست؛ رسید هم بهتنهایی ثابت نمیکند مبلغ فاکتور درست است.
خواندن خلاصه و کنترلهای باز
بالای صفحه شمارندههایی برای درخواستهای منتظر، تأمینکنندهٔ نیازمند بررسی، استعلام منقضی، سفارش خرید تأییدنشده، سفارش باز و دیرکرده، ریسک تأمینکننده، مغایرت خرید و پرداخت عقبافتاده میبینید. عددهای قرمز یا هشدار یعنی پروندهای در آن دسته نیاز به توجه دارد؛ مبلغ خرید نیستند مگر کارت صریحاً مبلغ را نمایش دهد. برای نمونه «۷ سفارش عقبافتاده» تعداد سفارشها را میگوید، نه تعداد اقلام یا مقدار کالای عقبمانده.
در بخش «کنترلهای باز»، هر کارت عنوان، تعداد و توضیح دارد و به فهرست مرتبط میرود. این ناحیه فقط صفهایی را نشان میدهد که تعدادشان بیشتر از صفر است. اگر همهٔ صفهای در دسترس خالیاند، پیام «در محدوده فعلی مورد بحرانی بازی دیده نشد» به معنی نبودن هر نوع کار خرید نیست؛ کارهای عادی ممکن است در تبهای پایینتر باشند یا برای نقش شما قابل مشاهده نباشند.
«تازهسازی» اطلاعات میزکار و دسترسی حساب را دوباره دریافت میکند. اگر عدد پس از ثبت تغییر نکرد، ابتدا در صفحهٔ اصلی همان پرونده ذخیرهشدن عملیات را بررسی کنید، سپس میزکار را تازه کنید. این صفحه ابزار هدایت است و تأخیر یا خالیبودن کارت را با حذف سند از منبع اشتباه نگیرید.
تب ریسک تأمینکننده
این تب فروشندههایی را نشان میدهد که باید دربارهٔ وضعیت یا عملکردشان تصمیم بگیرید. هر ردیف کد و نام تأمینکننده، وضعیت، سطح ریسک، امتیاز کیفیت و امتیاز تحویل دارد؛ اگر دلیلی ثبت شده باشد، متن دلیل هم نمایش داده میشود. وضعیت blocked یا سطح ریسک high و critical با تأکید بیشتری نمایش داده میشود.
قبل از انتخاب پرونده، تأمینکننده را با سفارش یا استعلام موردنظر تطبیق دهید؛ چند فروشنده ممکن است نام مشابه داشته باشند. کیفیت و تحویل را بهعنوان امتیاز یا نشانهٔ عملکرد بخوانید، نه تضمین زمان یا کیفیت سفارش بعدی. از ردیف وارد منبع تأمینکننده شوید و سابقه، دلیل هشدار و مدارک را بررسی کنید. بعد تصمیمی بگیرید که در مجوز و فرایند شما تعریف شده است؛ میزکار دکمهای برای تأیید یا مسدودکردن مستقیم فروشنده ندارد.
تب استعلام و تأمین
اینجا استعلامهای منقضی یا منتظر ارزیابی نمایش داده میشوند. شمارهٔ RFQ، مهلت، وضعیت و تعداد پیشنهادهای دریافتی را بخوانید. تعداد پیشنهاد، تعداد فروشندگانی نیست که حتماً شرایط سفارش را پذیرفتهاند؛ پیشنهادها را در پروندهٔ استعلام باز کنید، قیمت، زمان تحویل، اعتبار پیشنهاد و معیارهای ارزیابی را با هم مقایسه کنید.
اگر مهلت گذشته است، پیش از انتخاب برنده بررسی کنید پیشنهاد هنوز معتبر است یا باید مهلت یا استعلام تازه ایجاد شود. برای مناقصه، ارزیابی فنی و مالی را طبق معیارهای مصوب انجام دهید و نتیجه را در همان پرونده ثبت کنید. میزکار فقط شما را به RFQ هدایت میکند؛ نتیجهٔ نهایی ارزیابی را از شمارندهٔ تب حدس نزنید.
تب پیگیری سفارش خرید
این تب دو نوع پرونده را کنار هم میآورد: سفارشهایی که تأمینکننده هنوز دریافت یا تأییدشان نکرده و سفارشهایی که از موعد مورد انتظار گذشتهاند. شمارهٔ سفارش، فروشنده، زمان ارسال یا موعد، شخصیت حقوقی و روزهای دیرکرد را با سند سفارش تطبیق دهید. «بدون تأیید» یعنی وضعیت پذیرش تأمینکننده در دادهٔ سفارش ثبت نشده؛ خودبهخود به معنی رد سفارش نیست.
با فروشنده از مسیر توافقشده پیگیری کنید و نتیجه را در پروندهٔ سفارش خرید ثبت کنید. اگر موعد تغییر کرده، مقدار و تاریخ مورد انتظار را بهروز کنید تا انبار و برنامهٔ خرید براساس دادهٔ قدیمی منتظر کالا نمانند. تغییر موعد، رسید کالا ایجاد نمیکند؛ پس از تحویل فیزیکی، دریافت را در تب و منبع «رسید کالا» انجام دهید.
تب دریافت و کنترل کیفیت
صف این تب رسیدهایی را نشان میدهد که نیازمند بررسیاند. شمارهٔ رسید و PO، تأمینکننده، انبار، وضعیت و زمان ثبت را بررسی کنید. رسید جزئی ممکن است فقط بخشی از سفارش را پوشش دهد؛ باقیمانده را از مقدار سفارش و رسیدهای قبلی محاسبه کنید، نه از شمار کارت.
مقدار تحویلشده را با شمارش واقعی و مدارک حمل تطبیق دهید. اگر کیفیت یا مقدار موردی پذیرفته نشده، تصمیم پذیرش، رد یا قرنطینه را در فرم رسید ثبت کنید و دلیل را بنویسید. اگر کالا در انبار دیگری تحویل شده یا از چند محموله آمده، هر قسمت را در رسید درست ثبت کنید؛ اصلاح موجودی دستی جای رسید خرید را نمیگیرد و زنجیرهٔ سفارش تا انبار را میشکند.
تطبیق سهطرفهٔ خرید
تب «تطبیق خرید» مغایرت بین فاکتور تأمینکننده، سفارش خرید و رسید کالا را برای بررسی نشان میدهد. ردیف، شمارهٔ فاکتور و PO، تأمینکننده، مبلغ فاکتور، واریانس قیمت و واریانس رسید را نمایش میدهد. ارز کنار مبلغ مهم است؛ ریال، تومان و ارز خارجی را بدون تبدیل معتبر با هم مقایسه نکنید.
برای هر مغایرت، این سه پرسش را جدا بررسی کنید:
- آیا فاکتور به همان سفارش و شخصیت حقوقی مربوط است؟
- آیا قیمت و تخفیف با سفارش یا پیشنهاد تأییدشده هماهنگ است؟
- آیا مقدار فاکتور از مقدار رسیده و پذیرفتهشده بیشتر نیست؟
اگر اختلاف واقعی است، فاکتور را تأییدشده فرض نکنید. به سفارش، رسید و فاکتورهای اصلی برگردید، اصلاحیه یا تأیید لازم را از مسئول مجاز بگیرید و تطبیق را دوباره اجرا کنید. تغییر دستی مبلغ یا نادیدهگرفتن واریانس بدون مدرک میتواند مبلغ پرداختنی را اشتباه کند.
تحویل پرونده به پرداخت
تب «آماده پرداخت» درخواستهای پرداختی را نشان میدهد که از گردش خرید به مرحلهٔ مالی/خزانه رسیدهاند. شمارهٔ درخواست، دریافتکننده، شخصیت حقوقی، مبلغ و ارز، سررسید، اولویت و وضعیت را بخوانید. درخواست پرداخت همان انتقال وجه بانکی نیست؛ صف، پرونده را برای بررسی و اجرای مجاز به مرحلهٔ مالی میفرستد.
پیش از پیگیری، مبلغ را با فاکتور تطبیقشده، سررسید و اطلاعات طرف حساب مقایسه کنید. اگر پرداخت فوری علامت خورده، دلیل فوریت را در پرونده بخوانید. تأیید مالی، صدور دستور انتقال و تأیید واقعی بانک ممکن است مرحلههای جداگانه باشند؛ میزکار خرید فقط وضعیت واگذاری را نشان میدهد. ادامهٔ کار را در میزکار مالی و حسابداری و خزانهداری دنبال کنید.
یک سناریوی کامل: خرید ۳۰ قطعهٔ یدکی
فرض کنید تعمیرگاه برای هفتهٔ بعد ۳۰ قطعه لازم دارد. درخواست خرید را با تعداد، انبار مقصد و موعد نیاز ثبت میکنید و بودجه را کنترل میکنید. مسئول خرید برای دو تأمینکننده RFQ میفرستد و قیمت و موعد را مقایسه میکند. پس از انتخاب پیشنهاد مجاز، سفارش خرید صادر میشود؛ در تب پیگیری سفارش بررسی میکنید فروشنده دریافت سفارش را تأیید کرده باشد. هنگام تحویل، انباردار ۲۸ قطعهٔ سالم و ۲ قطعهٔ آسیبدیده میشمارد و در رسید، مقدار پذیرفته و ردشده را جدا ثبت میکند. وقتی فاکتور ۳۰ قطعه را دریافت میکنید، تب تطبیق اختلاف مقدار و مبلغ را نشان میدهد؛ پیش از پرداخت باید فاکتور با مقدار پذیرفتهشده یا توافق اصلاحی هماهنگ شود. بعد از حل اختلاف، پرونده به پرداخت سپرده میشود و وضعیت بانکی را در ماژول مالی پیگیری میکنید.
در هر مرحله مرجع همان سفارش را کنترل کنید. اگر رسید به PO اشتباه متصل شود، موجودی و پرداخت میتوانند ظاهراً جداگانه درست به نظر برسند اما زنجیرهٔ خرید غلط خواهد بود.
عیبیابی مرحلهبهمرحله
درخواست خرید دیده نمیشود
فروشگاه فعال و فیلترهای منبع درخواست خرید را بررسی کنید. سپس نقش را از پلن جدا کنید: ممکن است ماژول خرید فعال باشد اما نقش شما مجوز دیدن درخواست را نداشته باشد. اگر درخواست در منبع وجود دارد ولی در میزکار نیست، احتمالاً وضعیتش در صفهای attention قرار ندارد یا دسترسی منبع برای نقش شما کافی نیست.
سفارش خرید دیرکرده نیست اما کالا نرسیده
موعد مورد انتظار سفارش را باز کنید و آن را با آخرین توافق تأمینکننده مقایسه کنید. شمارندهٔ دیرکرد از موعد ثبتشده پیروی میکند؛ تماس شفاهی لزوماً موعد صفحه را تغییر نمیدهد. نتیجهٔ پیگیری را در پرونده ثبت کنید تا زمانبندی خرید، انبار و برنامهریزی بهروز بماند.
تطبیق، فاکتور یا رسید را پیدا نمیکند
شمارهٔ تأمینکننده، شخصیت حقوقی و شمارهٔ PO را کنترل کنید. دریافت ممکن است جزئی باشد یا فاکتور از چند رسید تشکیل شده باشد. فهرست رسیدها و اقلام را در منبع اصلی بررسی کنید و از ساخت فاکتور یا رسید تکراری برای رفع مشکل استفاده نکنید.
پرداخت در تب آماده نیست
وضعیت فاکتور و تطبیق سهطرفه را بررسی کنید. پروندهٔ دارای مغایرت یا رسید ناقص ممکن است هنوز برای پرداخت آماده نباشد. اگر درخواست پرداخت در منبع وجود دارد اما این تب آن را نشان نمیدهد، مجوز view درخواست پرداخت و وضعیت گردش را با مسئول مالی مرور کنید.