ساخت جلسه و کنترل ظرفیت کلاس
نوع کلاس، مدرس، ساعت شروع و پایان، ظرفیت و فهرست انتظار را تنظیم کنید، بعد شمار رزرو را با ظرفیت اصلی تطبیق دهید.
میزکار برنامهٔ کلاسها
صفحهٔ /panel/erp/classes برای مدیر جلسههای کلاس و ظرفیت هر جلسه را ثبت میکند و کارت آنها را برای تیم نمایش میدهد. فرم «جلسهٔ جدید» فقط برای مدیر کسبوکار در دسترس است؛ اعضای دیگر میتوانند جلسههای موجود و نسبت رزرو به ظرفیت را ببینند. این صفحه محل زمانبندی جلسه است: ساختن جلسه بهتنهایی صفحهٔ معرفی دوره یا محتوای آموزشی نمیسازد.
انتشار جلسه
پیش از ثبت، نوع کلاس را از فهرست خدماتی که برای نوع «کلاس» تعریف شدهاند انتخاب کنید. مدرس را از فهرست کارکنان برگزینید؛ انتخاب مدرس در فرم اجباری نیست، اما اگر جلسه مدرس دارد، بهتر است او را همینجا مشخص کنید تا نامش روی کارت برنامه دیده شود. سپس زمان شروع و پایان را وارد کنید. پایان باید بعد از شروع باشد؛ اگر این ترتیب رعایت نشود، فرم پیام خطا میدهد.
فرم بهطور پیشفرض ظرفیت را روی ۱۰ نفر، ظرفیت انتظار را روی ۵ نفر و قیمت را روی صفر میگذارد. اینها مقدارهای آغازین فرماند، نه پیشنهاد قطعی برای هر کلاس. آنها را متناسب با جا، امکانات و تصمیم فروشگاه عوض کنید. ظرفیت اصلی باید دستکم یک نفر باشد، ظرفیت انتظار نمیتواند منفی باشد و قیمت هم نباید منفی باشد. ظرفیت انتظار را با ظرفیت اصلی جمع نزنید: برای نمونه، ظرفیت ۱۲ و فهرست انتظار ۳ یعنی دوازده جای رزرو و حداکثر سه نفر منتظر؛ افراد فهرست انتظار، صندلی قطعی ندارند.
ظرفیت را بر اساس اتاق، مدرس و تجهیزات واقعی تعیین کنید. پیش از «انتشار جلسه»، نوع کلاس، قیمت، روز و ساعت، مدرس و ظرفیت را کنترل کنید. بعد از ثبت، پیام موفقیت را بخوانید و کارت جلسه را در فهرست سمت دیگر پیدا کنید. کارت نام کلاس، نام مدرس یا «بدون مدرس»، زمان شروع و تعداد رزرو نسبت به ظرفیت را نشان میدهد؛ قیمت روی این کارت دیده نمیشود، پس هنگام ثبت آن را در فرم کنترل کنید و اگر قیمت باید در صفحهٔ ثبتنام هنرجو نمایش داده شود، آن صفحه را هم از مسیر خودش بررسی کنید.
خواندن ظرفیت و برنامه
کارت هر جلسه تعداد رزرو را در کنار ظرفیت نشان میدهد، مانند «۴/۱۲»؛ یعنی چهار رزرو برای دوازده جای اصلی. این عدد برای پیگیری ظرفیت است، نه فهرست حضور و نه رسید پرداخت. اگر همین لحظه ثبتنامی انجام شده و عدد تغییر نکرده، از «تازهسازی» بالای صفحه استفاده کنید و دوباره کارت همان جلسه را بخوانید. «کلاسی برنامهریزی نشده است» یعنی فهرست فعلی جلسهای برای نمایش ندارد؛ ممکن است هنوز جلسهای نساخته باشید یا نوع کلاس موردنظرتان در فهرست انتخابی فرم موجود نباشد.
اگر مدرس یا نوع کلاس در فهرست نیست، بخش خدمات و کارکنان را بررسی کنید. عنوان عمومی دوره و جلسهٔ زمانبندیشده ممکن است جدا باشند؛ ثبت جلسهٔ جدید، محتوای آموزشی یا صفحهٔ عمومی دوره را بهتنهایی نمیسازد. از صفحهٔ دوره برای عنوان، توضیح و ثبتنام مشتری استفاده میشود.
یک جلسه از برنامهریزی تا بررسی ظرفیت
- در «خدمات»، مطمئن شوید نوع کلاس و مدرس موردنظر قبلاً ثبت شدهاند و فعالاند. این دو فهرست از تنظیمات کسبوکار میآیند؛ ساخت جلسه جای ساخت نوع کلاس یا عضو تیم را نمیگیرد.
- در صفحهٔ برنامه، نوع کلاس و مدرس را انتخاب کنید، سپس زمان آغاز و پایان را وارد کنید. پیش از ثبت، ساعت و تاریخ را با برنامهٔ مدرس و فضای برگزاری تطبیق دهید.
- ظرفیت واقعی را وارد کنید و اگر فهرست انتظار میپذیرید، ظرفیت انتظار را جداگانه تعیین کنید. قیمت را با صفحهٔ عمومی ثبتنام تطبیق دهید؛ مبلغ منفی یا ظرفیت صفر پذیرفته نمیشود.
- جلسه را منتشر کنید و کارت ایجادشده را دوباره بخوانید: نام کلاس، مدرس، روز، بازهٔ زمانی و نسبت رزرو به ظرفیت باید درست باشد. قیمت را در همان فرم کنترل کنید، چون روی کارت جلسه نمایش داده نمیشود.
- پیش از شروع، کارت را تازه کنید تا تعداد رزرو جدیدتر را ببینید. این عدد به شما کمک میکند ظرفیت را پیگیری کنید، اما بهتنهایی فهرست حضور یا تأیید پرداخت نیست.
اگر نام کلاس یا مدرس در فهرست نیست، پیش از ساخت جلسهٔ جدید به بخش خدمات یا تیم در /panel/business برگردید و مورد درست را بررسی کنید. جلسه را با نام مشابه و اطلاعات ناقص نسازید؛ انتخاب اشتباه نوع کلاس، برنامه را به همان خدمت اشتباه وصل میکند. اگر ساعت پایان پیش از شروع است، زمانها را اصلاح کنید. اگر ثبتنام انجام شده اما عدد رزرو تغییر نکرده، یکبار تازهسازی کنید و وضعیت ثبتنام را در ابزار مربوط بررسی کنید؛ جلسهٔ تکراری برای جبران تأخیر نسازید.
نمونهٔ برنامهریزی یک جلسه
فرض کنید یک کارگاه شنبه ساعت ۱۰ تا ۱۲ برگزار میشود و اتاق دوازده نفر جا دارد. در فرم «جلسهٔ جدید»، نوع کارگاه را انتخاب میکنید، مدرس را مشخص میکنید و زمان شروع و پایان را وارد میکنید. ظرفیت را از ۱۰ به ۱۲ تغییر میدهید. اگر فروشگاه میخواهد در صورت پرشدن کلاس نام چند نفر را برای احتمال خالیشدن جا نگه دارد، ظرفیت انتظار را مثلاً ۳ میگذارید؛ اگر چنین برنامهای ندارید، آن را متناسب با سیاست خودتان تنظیم میکنید. قیمت را هم پیش از ثبت کنترل میکنید.
بعد از زدن «انتشار جلسه»، کارت جدید را پیدا میکنید: نام کلاس و مدرس، روز و ساعت و نسبت رزرو به ظرفیت را میخوانید. این کارت قیمت یا فهرست نام هنرجوها را نشان نمیدهد. بنابراین اگر قرار است اطلاعات ثبتنامی به هنرجو اعلام شود، جلسه را فقط با اتکا به کارت پنل نهایی فرض نکنید؛ عنوان و مبلغ را در مسیر عمومی دوره یا صفحهٔ ثبتنام بررسی کنید.
محدودیتهای همین نما
این میزکار برنامه و ظرفیت جلسه را نمایش میدهد و ساخت جلسه را برای مدیر فراهم میکند. دکمهٔ ثبت حضور هنرجو، ویرایش یا لغو جلسه، فهرست نام هنرجوها و جزئیات پرداخت در این فهرست دیده نمیشود. اگر به این اطلاعات یا عملیات نیاز دارید، از صفحهٔ مربوط به ثبتنام یا سفارش پیگیری کنید؛ نسبت رزرو به ظرفیت بهتنهایی مشخص نمیکند کدام فرد پرداخت کرده یا در کلاس حاضر شده است.
اگر جلسه در ساعت اشتباه منتشر شد، پیش از اعلام به هنرجویان برنامهٔ واقعی مدرس و اتاق را دوباره بررسی کنید. چون کنترل ویرایش جلسه در این نما دیده نمیشود، زمان را از مسیر مدیریتی مربوط اصلاح کنید یا از مدیر کمک بگیرید؛ برای اصلاح ساعت، جلسهٔ دوم نسازید. برای گزارش خطا، عنوان کلاس، روز و ساعت، ظرفیت واردشده و متن پیام را آماده کنید. اطلاعات شخصی هنرجو را در تصویر یا پیام عمومی قرار ندهید.