تعویض کالا، رزرو جایگزین و ارسال
دریافت مرجوعی، انتخاب تنوع، رزرو، ارسال و تحویل جایگزین
تعویض کالای مرجوعی: انتخاب جایگزین، رزرو، ارسال، تحویل و اصلاح اختلاف
تعویض با مرجوعی و با ثبت سفارش فروش جدید تفاوت دارد. مشتری همان معامله قبلی را پیگیری می‌کند، ولی کالای دریافت‌شده قرار است با قلم دیگری جایگزین شود. آناما برای پرونده تعویض، رزرو و ارسال جایگزین، گردش مستقل دارد. تا وقتی کالای جایگزین واقعی رزرو نشده و مسیر رسید کالای برگشتی روشن نیست، وعده ارسال قطعی ندهید.
مرحله‌های قابل تفکیک
۱. مشتری درخواست exchange یا either را روی ردیف سفارش ثبت می‌کند. ۲. فروشنده شرایط و دلیل مرجوعی را بررسی می‌کند. ۳. کالای برگشتی در مسیر تعیین‌شده دریافت و کیفیت آن کنترل می‌شود. ۴. تنوع جایگزین، مقدار و دسترسی موجودی بررسی می‌شود. ۵. از مسیر prepare_return_exchange رزرو جایگزین انجام می‌شود. ۶. با dispatch_return_exchange ارسال واقعی ثبت می‌شود. ۷. پس از تحویل تأییدشده، مسیر deliver_return_exchange بسته می‌شود. ۸. اگر تعویض متوقف شد، cancel_return_exchange باید رزرو و تاریخچه را درست تعیین تکلیف کند.
فیلدها و تصمیم‌های مهم
ردیف مرجوعی: سند منشأ است و باید با کالا/مقدار خرید اصلی یکی باشد. تنوع جایگزین: SKU و واحد آن را با درخواست مشتری مطابقت دهید؛ انتخاب رنگ یا سایز مشابه به معنی یکی‌بودن قیمت و موجودی نیست. مقدار: ممکن است واحد نمایش وزن یا تعداد داشته باشد. انبار مبدأ: موجودی قابل فروش همان انبار را بررسی کنید. مرسوله جایگزین: حامل، رهگیری و زمان واگذاری مستقل از مرسوله اصلی است. یادداشت لغو: برای ردپای علت بازکردن/بستن رزرو لازم است.
اختلاف قیمت و روش تسویه
اگر محصول جایگزین گران‌تر یا ارزان‌تر باشد، تفاوت مبلغ نباید به‌صورت بی‌ردپا با تغییر قیمت سفارش اصلی پنهان شود. وجود پرونده تعویض لزوماً به معنی پرداخت یا دریافت خودکار مابه‌التفاوت در همه سناریوها نیست؛ جریان مالی معتبر فروشگاه باید صریحاً مشخص شود و هر پرداخت/بازپرداخت یک مرجع داشته باشد. برای فروش‌های سازمانی، اثر اعتبار/بستانکاری را جدا بررسی کنید.
نمونه تعویض سایز کفش
مشتری کفش سایز ۴۱ خریداری کرده ولی سایز ۴۲ می‌خواهد. ابتدا ثابت کنید سایز ۴۱ واقعاً متعلق به ردیف سفارش است و درخواست در بازه معتبر ثبت شده. بعد از دریافت فیزیکی و کنترل سلامت، سایز ۴۲ را در تنوع فعال موجود جست‌وجو کنید. رزرو موجودی ۴۲ باید روی SKU خودش باشد؛ افزایش و کاهش مستقیم عدد موجودی بدون گردش صحیح مجاز نیست. پس از ارسال با رهگیری واقعی، فقط پس از تحویل، پرونده exchanged تکمیل شود.
مواردی که نیازمند توقف است
جایگزین ناموجود است؛ کالای برگشتی هنوز به انبار نرسیده؛ مشتری درخواست دو تعویض برای یک مقدار کرده؛ قیمت جایگزین با توافق فرق دارد؛ یک مرسوله جایگزین قبلاً ساخته شده ولی نتیجه آن معلوم نیست. در هر کدام، ابتدا پرونده‌های مرتبط را جمع‌بندی کنید تا تعویض دوباره یا رزرو تکراری ایجاد نشود.
خروجی قابل رسیدگی
برای هر تعویض باید بتوان پاسخ داد: کدام سفارش و کدام ردیف؟ چه مقدار برگشت؟ در چه تاریخی دریافت شد؟ کدام SKU به جای آن رزرو و از کدام انبار ارسال شد؟ کدام حامل و کد رهگیری؟ آیا مشتری دریافت را تأیید کرده؟ اختلاف قیمت چگونه تعیین تکلیف شده؟ اگر یکی نامشخص است، پرونده را فقط به‌خاطر تغییر برچسب «تعویض شد» نبندید.