آموزش عملی صندوق و تنخواه
تک‌تک انواع تراکنش تنخواه، شارژ، استرداد، تسویه، اصلاح و کنترل رسید
راهنمای عملی صندوق و تنخواه: شارژ، هزینه، تسویه، استرداد و اصلاح موجودی
تنخواه برای مخارج خردی است که پرداخت آن‌ها با فرایند کامل تأمین‌کننده به‌صرفه نیست. در عین حال «تنخواه» صندوق نامحدود نیست: نگهدارنده، سقف، مانده، اسناد هزینه و حد تسویه باید قابل کنترل باشند. در مدل آناما PettyCashFund و PettyCashTransaction به‌صورت مجزا وجود دارند.
مشخصات صندوق (PettyCashFund)
code شناسه یکتا، name نام قابل تشخیص، legal_entity صاحب وجه، custodian تنخواه‌گردان، ledger_account سرفصل مرتبط، ceiling سقف مجاز، current_balance مانده عملیاتی، settlement_threshold حد هشدار تسویه و is_active فعال‌بودن است. برای هر محل یا مسئول واقعی، تنخواه مستقل در صورت نیاز تعریف کنید؛ برای یک پرداخت تاکسی نیاز نیست صندوق تازه بسازید.
انواع گردش تنخواه (PettyCashTransaction)
fundشارژ تنخواه: معمولاً انتقال وجه از بانک/صندوق اصلی به تنخواه است، نه هزینه تازه.expenseخرج با رسید: سرفصل هزینه صحیح لازم دارد.returnاسترداد وجه باقی‌مانده: پول به خزانه برمی‌گردد، هزینه جدید نیست.settlementتسویه حساب مسئول: ممکن است شامل تحویل رسیدها و جابه‌جایی/تنظیم مانده باشد؛ نباید بدون بررسی دوباره خرج شود.adjustmentاصلاح اختلاف: نیازمند علت، مدرک و کنترل مناسب است؛ برای مخفی‌کردن کسری ممنوع.
در هر ردیف تاریخ، مبلغ، طرف‌حساب اختیاری، حساب مقابل و در صورت استفاده پروژه/شرح و مدرک را کنترل کنید. مبلغ مثبت و جهت رویداد را با نوع آن تطبیق دهید؛ عنوان «تسویه» به‌تنهایی مشخص نمی‌کند پول واقعاً از بانک جابه‌جا شده است.
مثال کامل یک هفته تنخواه
شنبه ۵ میلیون تنخواه شارژ می‌شود؛ تا پایان هفته ۹۰۰ هزار تومان پذیرایی و ۶۰۰ هزار تومان حمل‌ونقل با رسید معتبر پرداخت شده و ۳ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان باقی می‌ماند. از دید حسابداری، شارژ اولیه انتقال بین نقد است، نه هزینه؛ پس از ثبت قطعی هزینه‌های واقعی، ۱٫۵ میلیون هزینه ایجاد و مانده تنخواه باید ۳٫۵ میلیون باشد. اگر مسئول ۵۰۰ هزار تومان را به صندوق اصلی بازگرداند، مانده تنخواه ۳ میلیون می‌شود و باز هم هزینه جدید نداریم.
| واقعه | مانده تنخواه (تومان) | هزینه شناسایی‌شده |
|---|---|---|
| شارژ | ۵,۰۰۰,۰۰۰ | صفر |
| پذیرایی | ۴,۱۰۰,۰۰۰ | ۹۰۰,۰۰۰ |
| کرایه | ۳,۵۰۰,۰۰۰ | ۶۰۰,۰۰۰ |
| استرداد | ۳,۰۰۰,۰۰۰ | صفرِ اضافه |
چه زمانی فرم «هزینه روزانه» بهتر است؟
اگر از حساب بانکی شرکت مستقیم پرداخت کرده‌اید، ثبت هزینه روزانه با منبع بانک مناسب‌تر است. اگر واقعاً پول در صندوق/تنخواه بوده، حساب صحیح تنخواه را انتخاب کنید و بررسی کنید آیا همین خرج قبلاً به شکل PettyCashTransaction ثبت شده یا نه. ثبت یک رسید هم در تنخواه و هم در هزینه روزانه می‌تواند هزینه را دو بار بشمارد. یک رویداد اقتصادی باید یک منشأ معتبر دفترکلی داشته باشد.
خطر استفاده از حساب بانک به‌جای صندوق
در سورس، پروفایل ثبت خودکار ممکن است سرفصل نقد عمومی یا بانک پیش‌فرض داشته باشد؛ نام cash_account در یک بخش الزاماً اثبات نمی‌کند سرفصل صندوق مستقل است. هنگام انتخاب حساب، نوع دارایی و طبقه را بررسی کنید و از حساب‌های بانکی متصل به BankAccount برای خرج صندوق استفاده نکنید. تفکیک مانده حساب بانکی از وجه فیزیکی داخل صندوق برای مغایرت‌گیری ضروری است.
تسویه مسئول تنخواه با کنترل مدارک
برگه ریزگردش، رسیدهای واقعی، کسری رسید، موجودی فیزیکی و سقف مجاز را بررسی کنید. اگر مسئول از پول شخصی خرج کرده، به جای منفی‌کردن تنخواه، بدهی به پرداخت‌کننده را به‌درستی شناسایی کنید. اگر اختلاف فیزیکی وجود دارد، به‌جای تبدیل خودکار به «هزینه متفرقه»، پرونده مغایرت با مسئول، علت و تأییدکننده ایجاد کنید.