فروش سازمانی و سفارش اعتباری؛ سقف اعتبار، تأیید، دریافتنی و سررسید

فروش اعتباری یعنی کالا ممکن است پیش از دریافت وجه در اختیار خریدار قرار گیرد؛ این تصمیم تجاری بدهی مشتری به کسب‌وکار ایجاد می‌کند و باید با اعتبارسنجی و کنترل حقوقی همراه باشد. در مدل سفارش آناما وضعیت‌های awaiting_approval و on_account و روش b2b_terms برای سناریوهای سازمانی وجود دارند، اما فرم «سفارش دستی» معمولی تنها روش‌های پرداخت دستی و واریز بانکی را ارائه می‌دهد. برای اعتباری واقعی نباید این دو مسیر را به جای هم استفاده کرد.

تفاوت فروش نقد و مدت‌دار

در فروش نقد، تحویل معمولاً به دریافت معتبر وجه وابسته است. در فروش اعتباری ممکن است مطابق قرارداد تحویل زودتر انجام شود و مشتری بعداً بپردازد. این مجوز ارسال به معنی شناسایی بانک یا تسویه نیست. ثبت حساب‌های دریافتنی به فاکتور، قرارداد و سند قطعی وابسته است؛ برچسب on_account به تنهایی گزارش حقوقی طلب نیست.

چه داده‌هایی باید کنترل شوند؟

شخصیت خریدار/سازمان: صاحب تعهد پرداخت، نه صرفاً شخص تماس. مبلغ و ارز قرارداد: مبنای بدهی و سقف اعتبار. مدت پرداخت و سررسید: تاریخ واقعی وصول مورد انتظار. وضعیت تأیید سازمانی: اجازه اجرای سفارش طبق گردش مجوز. سقف اعتبار و مانده باز: مجموع بدهی تسویه‌نشده و تعهدهای فعلی. شخصیت حسابداری فروشنده: شرکتی که فاکتور و دریافتنی متعلق به آن است. قرارداد، فاکتور و مرجع تحویل: مدارک پیگیری اختلاف.

مسیر درست

۱. پرونده سازمانی خریدار و شرایط اعتبار را بررسی کنید. ۲. سفارش و مبلغ قراردادی را ثبت کنید. ۳. در صورت نیاز، تأیید سازمانی و محدودیت سقف اعتبار را انجام دهید. ۴. کالا را بر اساس تعهد تحویل و مجوز موجودی رزرو/آماده کنید. ۵. تحویل واقعی را ثبت کنید. ۶. فاکتور/سند دریافتنی را از مسیر مالی مرتبط کنترل کنید. ۷. دریافت‌های بعدی را به فاکتورهای مربوط تخصیص دهید. ۸. اقساط پرداخت‌نشده و سررسیدها را تا تسویه پیگیری کنید.

مثال ساده

فروشنده برای خریدار سازمانی ۲۰۰ میلیون تومان کالا با مهلت ۳۰ روز ارسال می‌کند. موجودی ممکن است برای کالا کاهش یابد، ولی بانک هنوز ۲۰۰ میلیون بیشتر نشده است. اگر خریدار ۸۰ میلیون در موعد اول و ۱۲۰ میلیون بعداً بپردازد، این دو دریافت باید به طلب اصلی تخصیص یابند. جمع دریافت‌های واقعی باید با مانده دریافتنی تطبیق داده شود؛ ساخت سفارش دوم فقط برای ثبت دریافت جزئی صحیح نیست.

مرجوعی و اعتبار سازمانی

وقتی بخشی از کالای اعتباری مرجوع می‌شود، بازگشت وجه نقد ممکن است لازم نباشد و Credit Note مانده طلب را کاهش دهد. این سند باید به فروش اصلی و شخصیت حسابداری درست متصل باشد. اگر قبل از مرجوعی مبلغی وصول شده باشد، بازپرداخت وجه یا تهاتر اعتبار نیازمند تصمیم مالی جدا است. Credit Note را با واریز بانکی اشتباه نگیرید.

هشدارهای حسابداری

سقف اعتبار و گزارش بدهکاران باید از مانده معتبر اشخاص به دست آید، نه جمع خام سفارش‌های باز. اگر مشتری هم خریدار و هم تأمین‌کننده باشد، تهاتر دو جهت حساب بدون سند و اجازه نباید انجام شود. برای سیاست مالی و حقوقی قرارداد از حسابدار و مسئول ذی‌صلاح کسب‌وکار کمک بگیرید؛ وجود کدهای فروش سازمانی به معنی آماده‌بودن همه قراردادها، امضای دیجیتال یا اعتبارسنجی بانکی در هر محیط نیست.

ادامه: حساب اشخاص، دریافت مشتری، بازپرداخت.