رابطه کاتالوگ، موجودی، سفارش و حسابداری
مرز ثبت محصول با خرید و دریافت، خروج انبار، بهای تمام‌شده و بدهی
ارتباط محصولات با انبار، خرید، فروش و حسابداری؛ چه چیزی واقعاً ثبت می‌شود؟
وقتی محصولی را با قیمت یک میلیون تومان می‌سازید، هنوز هیچ پولی وارد شرکت نشده و هیچ کالایی به انبار اضافه نشده است. این یکی از مهم‌ترین مرزهای آناما است. محصول، داده فروش است؛ موجودی، گردش فیزیکی کالا؛ سفارش، تعهد تجاری؛ پرداخت، رویداد پولی؛ و سند حسابداری، ثبت مالی معتبر. این‌ها باید به هم متصل شوند، اما نباید با یک عدد مشترک و بدون سند یکی شوند.
تفاوت پنج موجودیت
| عمل کاربر | چه چیزی معمولاً ایجاد یا تغییر می‌کند | چه چیزی به‌تنهایی ایجاد نمی‌کند |
|---|---|---|
| ساخت محصول | مشخصات محصول و تنوع | موجودی، واریز بانک، هزینه خرید |
| ویرایش قیمت | قیمت جاری یا مقایسه‌ای تنوع | سند فروش قطعی، سند مالی گذشته |
| تنظیم موجودی | مقدار انبار و گردش اصلاحی، مطابق مسیر | خرید از تأمین‌کننده و بدهی او |
| ثبت سفارش | سفارش و در شرایط مرتبط رزرو کالا | الزاماً خروج فیزیکی قطعی یا دریافت بانک |
| دریافت و تأیید وجه | وضعیت پرداخت و در بعضی جریان‌ها تثبیت رزرو/خروج | الزاماً تطبیق نهایی صورت‌حساب بانک |
| رسید قطعی خرید | ورود کالای پذیرفته‌شده در مسیر رسمی | لزوماً درآمد فروش |
مثال: خرید ده کالا و فروش چهار عدد
ده دستگاه را هر کدام ۶۰۰ هزار تومان می‌خرید و در صورت قطعی‌شدن رسید انبار، مقدار ده واحد در انبار مربوط اضافه می‌شود. ارزش اولیه خرید شش میلیون تومان است، اگر تمام مبلغ طبق روش حسابداری جزو بهای موجودی قابل شناسایی باشد. قیمت فروش واحد را ۹۰۰ هزار تومان تنظیم می‌کنید؛ این عدد به‌تنهایی سود یا موجودی ارزشی ایجاد نمی‌کند. چهار دستگاه که واقعاً فروخته و تحویل‌شان قطعی شده‌اند، مطابق سیاست ارزش‌گذاری از موجودی خارج و بهای تمام‌شده مربوط شناسایی می‌شود؛ درآمد فروش و دریافت وجه نیز مسیرهای خودش را دارند. اگر مشتری فقط سفارش ثبت کند و هنوز پرداخت/تحویل قطعی نشده باشد، ممکن است کالا فقط رزرو باشد.
رزرو با خروج کالا فرق دارد
در Stock مقدار quantity موجودی فیزیکی و reserved مقدار کنارگذاشته‌شده است. available از تفاضل آن‌ها به دست می‌آید. هنگام نهایی‌سازی معتبر، commit_reservation مقدار فیزیکی و رزرو را متناسب کاهش و گردش خروج ایجاد می‌کند. اگر رزرو آزاد شود، مقدار رزرو کم می‌شود ولی فیزیکی از انبار نرفته است. در مرجوعی قطعی، مسیر بازگردانی می‌تواند گردش مثبت ثبت کند. برای این رویدادها خروج یا ورود دستی تکراری نزنید.
وقتی مشتری نسیه خرید می‌کند
فروش نسیه به معنی ورود نقد نیست. اگر فاکتور قطعی صادر شده ولی مشتری هنوز پول نداده، حساب دریافتنی ایجاد می‌شود و مانده بانک تغییری نمی‌کند. وقتی دریافت به همان فاکتور تخصیص یابد، طلب کاهش پیدا می‌کند و نقد طبق سند معتبر شناسایی می‌شود. قرار نیست با ثبت دوباره فروش، پول دریافت‌شده را نشان دهید. در موجودی نیز تحویل واقعی را از صرف صدور فاکتور جدا کنید.
خرید کالا بدون تعریف محصول فروشگاهی
ممکن است میز، صندلی یا لوازم مصرفی بخرید اما قصد فروش آن‌ها را نداشته باشید. چنین خریدی لزوماً نیازمند ساخت محصول در کاتالوگ فروش عمومی نیست. مسیر هزینه، دارایی ثابت یا خرید عملیاتی را مطابق ماهیت خرید انتخاب کنید. اگر کالا برای فروش مجدد و کنترل موجودی است، باید شناسنامه انباری قابل ردیابی داشته باشد. سند هزینه، رسید انبار و کالای کاتالوگ سه سند هم‌معنا نیستند.
اصلاح انبار و ارزش مالی
وقتی در پنجره موجودی فیلد بهای تمام‌شده واحد و شخصیت حسابداری می‌بینید، معنی آن این نیست که هر اصلاح فیزیکی خودبه‌خود کل سند خرید، مالیات و بدهی فروشنده را کامل ایجاد می‌کند. این مسیر را فقط مطابق سیاست مالی تأییدشده استفاده کنید. برای خرید رسمی بهتر است رسید/فاکتور معتبر و فرایند ثبت قطعی در زیرسیستم خرید اجرا شود. اختلاف ارزشی را با دستکاری قیمت فروش رفع نکنید.
محصولات وزنی و حسابداری
اگر موجودی یک تن کالا است، ثبت فروش ۸۰۰ کیلو باید تعداد یا واحد داخلی متناظر را از همان تنوع کاهش دهد. قیمت فروش هر کیلو با بهای تمام‌شده هر کیلو تفاوت دارد. برای ثبت سود ناخالص باید واحد، مقدار و ارزش انبار به‌درستی به هم تبدیل شوند. اگر یک سفارش ۸۰۰ کیلو ثبت شده ولی فقط ۵۰۰ کیلو ارسال شده، خروج واقعی ۵۰۰ کیلو و تعهد ۳۰۰ کیلو باید بر اساس جریان تحویل ثبت شود؛ این سناریو را صرفاً با کاهش دستی ۸۰۰ کیلو شبیه‌سازی نکنید.
چک‌لیست مغایرت مالی/انباری
۱. محصول و تنوع درست را پیدا کنید. ۲. عدد موجودی واقعی و رزرو را ببینید. ۳. گردش‌های دارای مرجع خرید و سفارش را بررسی کنید. ۴. اسناد خرید و فاکتورهای تأییدشده را تطبیق دهید. ۵. دریافت و پرداخت بانکی را با سند دفترکل و وضعیت تأیید بانک جدا کنید. ۶. از اضافه‌کردن هر مبلغ یا مقدار به دو منبع مختلف خودداری کنید. ۷. اصلاح را با شرح و مرجع مستند انجام دهید، نه بازنویسی بی‌سابقه.
کدام اشتباه خطرناک‌تر است؟
- افزایش موجودی پس از ثبت قطعی رسید خرید، برای بار دوم.
- کاهش دستی موجودی پس از خروج خودکار همان سفارش.
- ثبت بهای تمام‌شده برابر قیمت فروش.
- شناسایی کل مبلغ پیش‌دریافت مشتری به عنوان فروش قطعی قبل از تحقق شرایط مربوط.
- تفسیر سفارش در انتظار پرداخت به عنوان پول نقد موجود.
- مخلوط‌کردن مانده شخص، بانک، کالا و سود در یک عدد «موجودی من».
برای حسابداری بیشتر به راهنمای خرید و انبار مالی، مانده نقد و صورت‌حساب اشخاص مراجعه کنید. برای مقدار انبار گردش کالا مرجع عملی‌تر است.