تخصیص دریافت مشتری و مازاد واریزی
از یک رسید برای چند فاکتور تا پیش‌دریافت و جلوگیری از دوباره‌شماری بانک
از واریز مشتری تا تسویه فاکتور: دریافت، پیش‌دریافت، مازاد و تخصیص جزئی
اگر مشتری پول واریز کرده ولی هنوز در کارت طلب‌ها بدهکار است، قبل از هر اصلاح عددی مشخص کنید وجه دریافت‌شده ثبت قطعی شده، به کدام فاکتور تخصیص یافته و آیا مازاد وصول وجود دارد؟ در آناما Invoice و CustomerUnappliedCash نقش‌های متفاوت دارند: اولی طلب/بدهی ناشی از صورتحساب و دومی وجه مشتری است که هنوز مقابل یک فاکتور تسویه نشده است.
فیلدهای کلیدی را دقیق بخوانید
در Invoice، direction نوع دریافتنی یا پرداختنی، party شخص، invoice_date تاریخ صدور، due_date سررسید، subtotal جمع اولیه، discount_amount تخفیف، tax_amount مالیات، total_amount جمع فاکتور، paid_amount دریافت تخصیص‌یافته و credited_amount اعتبار اصلاحی را نشان می‌دهند. مانده مؤثر طبق مدل: max(0, total_amount - credited_amount - paid_amount). مازاد وجه نباید با دست‌کاری مبلغ فاکتور تاریخی پاک شود.
در CustomerUnappliedCash، source_type منشأ وجه (دریافت دستی، دریافت واردشده یا مازاد فاکتور)، method نقد/بانک/واسط، amount کل وجه، consumed_amount میزان استفاده‌شده، party مشتری، bank_account مقصد بانکی در صورت نیاز و receipt_reference مرجع پیگیری است. مراحل requested، approved، accounting_pending، posted، reversed و cancelled اهمیت دارند؛ هر «درخواست» معادل وجه قطعی قابل تخصیص نیست.
مثال ۱: مشتری دو فاکتور دارد و یک بار پول می‌فرستد
فاکتور اول ۱۲ میلیون و فاکتور دوم ۸ میلیون است؛ جمع طلب ۲۰ میلیون. مشتری ۱۵ میلیون به حساب شرکت واریز می‌کند. اگر دریافت واقعی و معتبر است، یک رکورد دریافت با مبلغ ۱۵ و مرجع تراکنش بسازید. بعد در فرایند تخصیص مجاز، ۱۲ میلیون را به فاکتور اول و ۳ میلیون را به دوم اختصاص دهید. انتظار نهایی: فاکتور اول مانده صفر، فاکتور دوم مانده ۵ میلیون. بانک از محل همین دریافت فقط یک بار افزایش پیدا می‌کند؛ تخصیص بین فاکتورها نباید دوباره بانک را بدهکار کند.
| رویداد | دریافت نقد | فاکتور ۱ باز | فاکتور ۲ باز |
|---|---|---|---|
| قبل از واریز | ۰ | ۱۲ میلیون | ۸ میلیون |
| پس از ثبت واریز معتبر | ۱۵ میلیون | ۱۲ میلیون تا تخصیص | ۸ میلیون تا تخصیص |
| پس از تخصیص | همان ۱۵ میلیون | ۰ | ۵ میلیون |
مثال ۲: دریافت بیش از مبلغ فاکتور
فاکتور ۱۰ میلیون است؛ مشتری ۱۳ میلیون می‌پردازد. طبق مدل، مبلغ اصلی فاکتور ۱۰ میلیون باقی می‌ماند و ۳ میلیون اضافه باید به‌عنوان وجه تخصیص‌نیافته / اعتبار قابل پیگیری با منشأ مشخص اداره شود. در توضیح مدل آمده مازاد وصول از همان سند دریافت به زیرحساب مرتبط منتقل می‌شود؛ نباید برای ۳ میلیون یک ورود وجه دوم به بانک بسازید. وقتی مشتری خرید بعدی انجام داد، آن ۳ میلیون فقط در فرایند تخصیص مجاز مصرف می‌شود و مانده consumed_amount افزایش می‌یابد.
مثال ۳: مشتری سفارش داده اما هنوز کالا تحویل نشده
اگر ۷ میلیون به‌عنوان پیش‌دریافت گرفتید و تعهد فروش هنوز انجام نشده، آن را بدون بررسی به درآمد قطعی تبدیل نکنید. دریافت وجه می‌تواند دارایی نقد و یک بدهی/اعتبار مشتری را هم‌زمان افزایش دهد. تاریخ شناسایی درآمد به تحقق تعهد و نوع معامله وابسته است. از صورتحساب سفارش و فاکتور برای بررسی سند منشأ استفاده کنید.
مسیر رسیدگی در پنل
۱. از فاکتورها شخص و مانده باز را بررسی و شناسه فاکتورها را یادداشت کنید.
۲. در دریافت‌های تخصیص‌نیافته وجه همان شخص، وضعیت، بانک و شماره پیگیری را ببینید. اگر هنوز تأیید یا ثبت حسابداری انجام نشده، آن را «وجه قطعی قابل استفاده» معرفی نکنید.
۳. در صفحه یا عمل تخصیص مجاز، مانده در دسترس و مانده باز فاکتور را مقایسه کنید. به هیچ فاکتور بیش از مانده قابل تسویه تخصیص ندهید.
۴. پس از تأیید، ریزگردش شخص و paid_amount فاکتورها را با گزارش دفترکل بررسی کنید. بانک باید فقط یک بار اثر ورود وجه داشته باشد.
وقتی عددها تطبیق ندارند
بانک زیاد شده ولی فاکتور باز است: دریافت هنوز تخصیص نیافته، سند قطعی نشده یا شخص فاکتور و شخص دریافت یکی نیستند.
فاکتور تسویه است ولی مشتری اعتبار اضافی دارد: مازاد پرداخت یا سند اعتبار جداگانه را بررسی کنید؛ اگر مازاد معتبر است آن را حذف نکنید.
دریافت دو بار دیده می‌شود: مرجع خارجی بانک، receipt_reference، idempotency_key و رویداد منشأ را تطبیق دهید. واردسازی CSV و ثبت دستی یک رسید ممکن است رکوردهای متفاوت تولید کنند.
مبلغ فاکتور پس از مرجوعی تغییر نکرد: credited_amount از سند اصلاحی معتبر کسر می‌شود؛ اصل فاکتور صادرشده نباید بی‌سابقه بازنویسی شود.
کنترل قبل از پایان ماه
برای هر شخص مجموعه فاکتورهای باز، دریافت‌های در انتظار تخصیص، مازاد و موارد برگشت‌خورده را خروجی بگیرید. «بدهکاران» و «پیش‌دریافت مشتریان» را به‌زور خالص نکنید، مگر ضوابط تهاتر رعایت شده باشد. اگر یک دریافت به چند فاکتور وصل است، شماره همان رسید باید در همه ارتباط‌ها قابل ردیابی باشد، نه اینکه در دفتر بانک چند بار ثبت شود.