اجرای مأموریت خدمات در محل از درخواست تا وصول
تکنسین و زمان را تعیین کنید، عیبیابی و برآورد را ثبت کنید، قطعه را درست صادر کنید و وصول یا استرداد را با مرجع واقعی تطبیق دهید.
میزکار خدمات در محل
در /panel/field-work هر درخواست خدمات در محل را از زمانبندی و اعزام تا عیبیابی، برآورد، مصرف قطعه، تکمیل و وصول دنبال میکنید. کارت هر مأموریت نام مشتری، شرح مشکل، نشانی، شماره تماس، وضعیت، برآورد، مبلغ نهایی، مبلغ وصولشده و مانده را نشان میدهد. پیش از هر اقدام، شناسه و اطلاعات کارت را با درخواست کاری که در اختیار تکنسین است تطبیق دهید.
مسیر یک درخواست از پذیرش تا پایان کار
- کارت «درخواستشده» را بخوانید و شرح مشکل، نشانی و راه تماس مشتری را با درخواست ثبتشده تطبیق دهید.
- تکنسینی را انتخاب کنید که مهارت و محدودهٔ کاریاش با درخواست جور است و زمان شروع را با مشتری هماهنگ کنید. «زمانبندی» وضعیت مأموریت را به «زمانبندیشده» میبرد.
- وقتی تکنسین واقعاً حرکت کرد «اعزام» و پس از رسیدن «رسیدن به محل» را ثبت کنید. ثبت زودتر از زمان واقعی، پیگیری مشتری و برنامهٔ تیم را به هم میزند.
- بعد از دیدن دستگاه یا محل، عیبیابی را ثبت کنید و برآورد را با مشتری مرور کنید. فقط پس از موافقت او «تأیید برآورد» و سپس «شروع کار» را بزنید.
- اگر قطعهٔ رزروشده لازم شد، هنگام اجرای کار آن را صادر کنید؛ اگر استفاده نشد «عدم مصرف» را ثبت کنید تا از موجودی کم نشود.
- پس از پایان واقعی خدمت، «تکمیل کار» را بزنید، مبلغ نهایی را بررسی کنید و هر دریافتی را جداگانه ثبت کنید. مانده را با جمع پرداختها تطبیق دهید.
این ترتیب به کارت کمک میکند وضعیت واقعی درخواست را نشان دهد. برای نمونه، اگر مشتری هنوز برآورد را نپذیرفته، مأموریت را به شروع کار نبرید؛ و اگر قطعهای از انبار بیرون رفته اما مصرف نشده، آن را «مصرفشده» رها نکنید. وضعیت کار، مصرف انبار و دریافت وجه هرکدام سابقهٔ جدا دارند.
زمانبندی و اعزام تکنسین
در وضعیت «درخواستشده»، تکنسین و زمان شروع را انتخاب و «زمانبندی» را بزنید. برنامه را با محدودهٔ کاری، زمان لازم برای رفتوآمد و تخصص تکنسین هماهنگ کنید؛ انتخاب در فهرست بهتنهایی زمان آزاد واقعی را تضمین نمیکند. پس از زمانبندی، وضعیت به «زمانبندیشده» میرود. هنگام اعزام واقعی، «اعزام» را ثبت کنید و پس از رسیدن تکنسین به محل، «رسیدن به محل» را بزنید. این مراحل به تیم و مشتری تصویر روشنی از اجرای مأموریت میدهند.
عیبیابی و برآورد
در محل، شرح عیبیابی را دقیق و روشن ثبت کنید. برآورد را با اجرت، قطعه و هزینههای دیگر به درخواست وصل کنید و مجموع را با مشتری مرور کنید. سپس «تأیید برآورد» را انتخاب کنید؛ شروع کار فقط پس از تأیید مجاز است. اگر مشتری برآورد را نپذیرفته یا به قطعهٔ خاصی نیاز است، کار را در وضعیت فعلی نگه دارید و تصمیم بعدی را طبق روند کسبوکار ثبت کنید.
برآورد و مبلغ نهایی دو عدد جدا هستند. برآورد اولیه تخمین پیش از اجراست؛ مبلغ نهایی پس از بررسی و کار واقعی مشخص میشود. مانده از مبلغ ثبتشدهٔ نهایی و پرداختهای انجامشده تأثیر میگیرد. مبلغ را برای برابرشدن با برآورد قبلی دستکاری نکنید.
قطعه و موجودی
کارت «برآورد / مصرف» ردیفهای اجرت یا قطعه را با مبلغ و وضعیت موجودی نشان میدهد. قطعه ممکن است برای مأموریت رزرو شده باشد ولی هنوز از انبار صادر نشده باشد. در وضعیت «در حال انجام»، برای قطعهای که واقعاً استفاده شد «صدور قطعه» را بزنید؛ اگر استفاده نشد، «عدم مصرف» را انتخاب کنید تا رزرو بیدلیل به مصرف قطعی تبدیل نشود. نوع، شناسه و تعداد قطعه را با کالای واقعی که تکنسین تحویل گرفته تطبیق دهید.
صدور قطعه بر موجودی و بهای تمامشده اثر میگذارد. پیش از تکمیل کار، وضعیت هر قطعه را تعیین کنید تا قطعهٔ استفادهشده و استفادهنشده در حساب انبار یکسان ثبت نشوند.
تکمیل و دریافت وجه
پس از پایان واقعی خدمت، «تکمیل کار» را بزنید. برای ثبت وصول، مبلغ بیشتر از صفر وارد کنید، روش «نقد»، «کارت» یا «ثبت دستی» را انتخاب کنید و برای کارت یا ثبت دستی مرجع تراکنش را ثبت کنید. مبلغ را با رسید واقعی تطبیق دهید. سامانه جمع وصول و مانده را کنار مبلغ نهایی نشان میدهد؛ بخش پرداخت را با وضعیت کار اشتباه نگیرید.
اگر پیشپرداخت مصرفنشده باید به مشتری برگردد، کارت استرداد در انتظار مبلغ و فیلد مرجع صندوق یا تراکنش را نشان میدهد. ابتدا مبلغ را واقعاً برگردانید، سپس مرجع واقعی را وارد و «ثبت پرداخت استرداد» را بزنید. اگر فاکتور فروش نهایی صادر شده باشد، کاهش مبلغ با سند مستقل اصلاحیهٔ فروش انجام میشود؛ اصلاحیه را به جای استرداد وجه یا برعکس استفاده نکنید.
لغو، خطا و اطلاعات مشتری
مأموریت را فقط تا پیش از وضعیتهای نهایی میتوانید لغو کنید؛ گزینهٔ لغو دلیل میخواهد. علت واقعی را بنویسید و قبل از ثبت، اثر کارهای انجامشده، قطعهٔ رزروشده و پیشپرداخت را مرور کنید. لغو به معنی استرداد خودکار پول نیست و هر بازپرداخت را جداگانه با مرجع ثبت کنید.
اگر کار در فهرست نیست، صفحه را تازه کنید و شناسه، تکنسین تخصیصیافته و فضای کاری را بررسی کنید. اگر دکمهای دیده نمیشود، وضعیت جاری احتمالاً آن اقدام را نمیپذیرد. اگر پرداخت یا صدور قطعه شکست خورد، پیش از تکرار سابقهٔ همان عملیات و رسید را بخوانید. برای پشتیبانی، شناسهٔ مأموریت، وضعیت، زمان و متن خطا را ارسال کنید؛ نشانی منزل، شمارهٔ تماس و یادداشت خصوصی مشتری را در تصویر عمومی نگذارید.