راهنمای حساب سازمانی برای خریدار

حساب سازمانی برای خریدارهاست

اگر خریدهایتان از طرف شرکت انجام می‌شود، بخش «حساب سازمانی» اطلاعات شرکت و شعبه‌هایی را نشان می‌دهد که مدیر فروشگاه برای حساب شما مجاز کرده است. این صفحه برای مشاهدهٔ دسترسی‌ها، بررسی درخواست‌های تأیید و ساخت سبد از سفارش قبلی است. از این صفحه نمی‌توانید شرکت یا شعبه بسازید، خریدار دیگری را اضافه کنید یا سقف اعتبار را تغییر دهید؛ برای این تغییرها باید با مدیر حساب سازمانی یا مسئول فروشگاه هماهنگ کنید.

از فهرست حساب، «حساب سازمانی» را باز کنید. اگر این گزینه را نمی‌بینید، ممکن است هنوز حساب شما به یک خریدار سازمانی یا شعبه تخصیص داده نشده باشد، یا فروشگاه این قابلیت را برای حساب شما فعال نکرده باشد. اگر باید دسترسی داشته باشید، نام شرکت و شماره موبایلی را که با آن وارد فروشگاه می‌شوید به مسئول شرکت بدهید تا تخصیص را بررسی کند.

شرکت، نقش و شعبه را بخوانید

برای هر شرکت، نام شرکت و نقش شما نمایش داده می‌شود. نقش‌هایی مانند مالک حساب، مدیر، خریدار، تأییدکننده و مشاهده‌گر کمک می‌کنند بدانید حساب با چه جایگاهی به شرکت متصل شده است؛ اما مجوز نهایی سفارش و تأیید را در کارت همان شعبه ببینید. اگر چند شرکت دارید، اطلاعات هرکدام در کارت جداست. پیش از سفارش یا تصمیم‌گیری، نام شرکت و شعبه را با درخواست خرید خود تطبیق دهید.

در کارت شعبه، عنوان و کد شعبه آمده است. نشان «پیش‌فرض» یعنی آن شعبه به‌عنوان گزینهٔ پیش‌فرض شرکت تنظیم شده؛ این نشان به‌تنهایی نمی‌گوید شعبه برای هر خریدی مناسب است. اطلاعات مالی و مجوزها را جداگانه بخوانید:

• اعتبار در دسترس: مبلغی که در حال حاضر برای خرید اعتباری در این شعبه قابل استفاده است. این عدد را با کل سقف اعتبار یکی نگیرید.
• مطالبات باز: مبلغ پرداخت‌نشده‌ای که در حساب سازمانی ثبت شده است. برای مغایرت مالی، دفتر حساب یا تأیید مسئول مالی شرکت مرجع نهایی است.
• مهلت پرداخت: تعداد روزهای مهلت پرداخت را نشان می‌دهد؛ اگر «نقدی» می‌بینید، برای این شعبه مهلت پرداخت اعتباری درج نشده است.
• اجازه سفارش: نشان می‌دهد شعبه برای ثبت سفارش در اختیار حساب شما قرار گرفته است.
• اجازه تأیید: یعنی حساب شما برای تصمیم‌گیری دربارهٔ سفارش‌های منتظر تأیید مجاز شده است.
• PO اجباری: شماره سفارش خرید شرکت باید در جریان خرید ثبت شود. شماره را پیش از رفتن به تسویه از مسئول خرید بگیرید.
• تأیید بالای مبلغ مشخص: سفارش‌هایی که مبلغشان از آستانهٔ درج‌شده عبور می‌کند به تأیید نیاز دارند. مبلغ و آستانه را پیش از ثبت نهایی مقایسه کنید.

اگر گزینهٔ «خرید با حساب سازمانی» را می‌بینید، آن را بزنید تا به تسویه بروید. در صفحهٔ تسویه، شرکت، شعبه و شماره سفارش خرید را با درخواست داخلی شرکت تطبیق دهید. قیمت و اعتبار قابل استفاده به شرایط فعلی همان شعبه وابسته است؛ موجودی کارت این صفحه تضمین نمی‌کند کالا هنگام تسویه همچنان موجود باشد.

بررسی درخواست‌های منتظر تأیید

بخش «درخواست‌های منتظر تأیید من» سفارش‌هایی را فهرست می‌کند که برای تصمیم شما فرستاده شده‌اند. هر ردیف شماره سفارش، شرکت، شعبه، درخواست‌کننده، مبلغ و در صورت ثبت، شماره سفارش خرید را نشان می‌دهد. روی شماره سفارش بزنید تا جزئیات آن را پیش از تصمیم بررسی کنید. مطمئن شوید مبلغ، اقلام، شرکت و شعبه با درخواست خرید داخلی یکی باشند.

اگر مجاز هستید و اطلاعات درست است، «تأیید» را بزنید. اگر اطلاعات ناقص یا نادرست است، «رد» را انتخاب کنید تا سفارش تأیید نشود. صفحه برای این تصمیم فیلد توضیح جداگانه نشان نمی‌دهد؛ اگر لازم است علت رد را به درخواست‌کننده بگویید، از مسیر ارتباطی شرکت توضیح بدهید. پس از تصمیم، فهرست دوباره بارگذاری می‌شود و درخواست از موارد منتظر تصمیم خارج می‌شود.

سفارش ثبت‌شده توسط خودتان در این فهرست قابل تأیید نیست. این محدودیت بخشی از فرایند دو نفرهٔ ثبت و تأیید است: سفارش را فردی ثبت می‌کند و فرد مجاز دیگری آن را بررسی می‌کند. اگر درخواستی را نمی‌بینید، نقش و مجوز شعبه را بررسی کنید و از درخواست‌کننده بخواهید وضعیت سفارش را از جزئیات همان سفارش پیگیری کند.

ساخت سبد از سفارش قبلی

در بخش «سفارش مجدد سازمانی»، سفارش‌های اخیر شرکت را می‌بینید. ردیف هر سفارش، شماره، شرکت، شعبه، تاریخ، مبلغ و شمارهٔ سفارش خرید را نشان می‌دهد. پیش از انتخاب «ساخت سبد جدید»، روی شماره سفارش بزنید و اقلام و مشخصات خرید قبلی را مرور کنید.

با زدن «ساخت سبد جدید»، سامانه تلاش می‌کند کالاهای سفارش قبلی را دوباره به سبد اضافه کند و سپس شما را به تسویه می‌برد. این کار سفارش جدید را ثبت یا پرداخت نمی‌کند. در تسویه، تعداد، گونه یا مدل، قیمت، موجودی، دسترسی شعبه و شماره سفارش خرید را دوباره بررسی کنید. ممکن است بعضی اقلام دیگر قابل سفارش نباشند یا به‌دلیل تغییر قیمت و موجودی، سبد جدید با سفارش قبلی فرق کند. تنها پس از بازبینی و تکمیل تسویه، سفارش تازه ثبت می‌شود.

وقتی اطلاعات یا عملیات درست نیست

اگر شرکت یا شعبهٔ مورد انتظار را نمی‌بینید، از حسابی که با آن وارد شده‌اید مطمئن شوید و از مدیر شرکت بخواهید تخصیص خریدار و شعبه را بررسی کند. اگر اعتبار در دسترس یا مطالبات باز با حسابداری شرکت نمی‌خواند، شماره و نام شعبه را به مسئول مالی بدهید؛ عدد این صفحه را خودتان به‌عنوان سند قطعی حسابداری در نظر نگیرید.

اگر تأیید یا ساخت سبد خطا داد، متن پیام را نگه دارید. برای ساخت سبد، سفارش مبنا و شعبه را یادداشت کنید؛ برای تأیید، شماره سفارش و نقش خود را بنویسید. چند بار پشت‌سرهم روی دکمه نزنید. اگر سبد ساخته شده اما صفحهٔ تسویه باز نشد، سبد را در checkout بررسی کنید و پیش از ثبت سفارش دوباره همان اقلام را دستی اضافه نکنید.