آشتی حسابداری و انبار کالای وزنی
مثال یک تن خرید و ۸۰۰ کیلو فروش، رزرو، بهای تمام‌شده و خروج واقعی انبار
آشتی موجودی انبار با حسابداری: خرید و فروش وزنی، رسید، خروج و بهای تمام‌شده
مشتری می‌گوید «یک تن کالای درجه یک خریدیم، ۸۰۰ کیلو فروختیم؛ چرا هنوز ۱۰۰۰ کیلو در انبار است؟» پاسخ را باید از گردش واقعی انبار پیدا کرد، نه از مبلغ فاکتور یا مانده بانک. در سورس آناما سفارش خرید، رسید کالا، ذخیره موجودی و حرکت کالا اجزای مجزا هستند. فاکتور دستی در قرارداد manual-invoice صریحاً می‌گوید موجودی تغییر نمی‌کند.
نمونه کامل با واحد پایه
کالا «پسته درجه یک» با واحد پایه کیلوگرم تعریف شده است. اول ماه ۱ تن خریداری و تحویل می‌گیرید؛ یعنی ۱۰۰۰ کیلو. از این مقدار، ۸۰۰ کیلو در چند سفارش معتبر فروخته و طبق جریان کالا خارج می‌شود. اگر موجودی افتتاحیه، رزرو باقیمانده، مرجوعی و اصلاح دیگری نباشد، موجودی فیزیکی ۲۰۰ کیلو است. ممکن است ۱۵۰ کیلو قابل فروش باشد چون ۵۰ کیلو برای سفارش دیگری رزرو شده؛ «فیزیکی» و «قابل فروش» را برابر فرض نکنید.
| وضعیت | مقدار پایه (کیلو) | مفهوم |
|---|---|---|
| رسید خرید قطعی | +۱۰۰۰ | ورود فیزیکی پذیرفته‌شده |
| فروش با خروج واقعی | −۸۰۰ | کاهش موجودی انبار |
| باقیمانده فیزیکی | ۲۰۰ | موجودی واقعی فرضی |
| رزرو سفارش باز | ۵۰ | هنوز در انبار است، ولی آزاد نیست |
| موجودی آزاد نمونه | ۱۵۰ | قابل‌فروش قبل از قواعد دیگر |
چه چیزی موجودی را تغییر می‌دهد؟
سفارش خرید تقاضا یا تعهد خرید است و به‌تنهایی ورود فیزیکی نیست. رسید پذیرفته‌شده و ثبت قطعی باید مسیر افزایش موجودی معتبر داشته باشد. فروش اینترنتی با رزرو و نهایی‌سازی حرکت موجودی مرتبط است. فاکتور دستی فقط داده مالی/سند فروش است و نباید انتظار داشت متن «۸۰۰ کیلو» از انبار کم کند. برای فروش تلفنی یا حضوری لازم است از جریان سفارش/تحویل دارای اثر انباری استفاده کنید؛ تا جایی که نسخه فعلی امکان آن را فراهم می‌کند، وگرنه شکاف فرایندی را مستند کنید.
بهای تمام‌شده را از قیمت فروش جدا کنید
فرض کنید ۱۰۰۰ کیلو با بهای واحد ۱۰۰ هزار تومان خریدید؛ بهای خرید ۱۰۰ میلیون است. ۸۰۰ کیلو را هر کیلو ۱۳۰ هزار فروختید؛ فروش ناخالص ۱۰۴ میلیون است. سود ناخالص ۱۰۴ میلیون نیست. با فرض روش ارزش‌گذاری ثابت همین بهای واحد و نبود هزینه/تخفیف، بهای ۸۰۰ کیلو ۸۰ میلیون و سود ناخالص ۲۴ میلیون می‌شود. ارزش ۲۰۰ کیلو باقیمانده ۲۰ میلیون است. در واقعیت روش هزینه‌یابی موجودی، هزینه حمل، برگشت، ضایعات و مالیات قابل بازیافت بر این اعداد اثر می‌گذارند.
اگر مقدارها با هم فرق دارند
۱. مقدار ورودی را در واحد پایه و مقدار پذیرش‌شده رسید کنترل کنید؛ «مقدار سفارش» لزوماً مساوی «مقدار دریافت» نیست.
۲. گردش منفی فروش را به شناسه سفارش و تحویل وصل کنید. اگر فروش فقط فاکتور دستی است، خروجی انبار ممکن است اصلاً ایجاد نشده باشد.
۳. وضعیت رزرو و سفارش‌های ناتمام را جدا ببینید. آزادسازی رزرو باید در لغو ناموفق درست رخ دهد.
۴. مرجوعی پذیرفته‌شده را از مرجوعی درخواست‌شده جدا کنید. برگشت وجه بدون ورود فیزیکی سالم کالا، الزاماً افزایش موجودی قابل فروش نیست.
۵. کالاهای ضایعاتی، قرنطینه، سری ساخت و مکان انبار را کنترل کنید؛ موجودی کل با موجودی یک قفسه فرق دارد.
۶. ارزش دفتری موجودی را با روش محاسبه ثبت‌شده و حساب موجودی کالا تطبیق دهید. اختلاف ارزشی بدون اختلاف تعدادی هم ممکن است.
چرا «اصلاح دستی موجودی» راه اول نیست؟
اگر سیستم ۱۰۰۰ کیلو نشان می‌دهد و شما برای رسیدن به ۲۰۰، یک اصلاح ۸۰۰- ثبت کنید، بعداً وقتی سفارش فروش واقعی نهایی شود ممکن است ۸۰۰ کیلو دیگر هم خارج شود. ابتدا علت نبود خروج فروش را پیدا کنید؛ پس از بررسی مغایرت واقعی، با تأیید و مدرک به اصلاح مقدار اقدام کنید. مرجع شمارش، تاریخ، شخص و دلیل را نگه دارید.
نتیجه مورد انتظار در گزارش‌ها
پس از خرید، ارزش موجودی افزایش می‌یابد؛ پس از فروش و شناسایی بهای تمام‌شده، موجودی و حساب مربوط کاهش می‌یابد. دریافت پول مشتری می‌تواند روز دیگری اتفاق بیفتد و مستقل است. پرداخت تأمین‌کننده نیز مقدار انبار را تغییر نمی‌دهد. برای کنترل انتها‌به‌انتها، فاکتور خرید، رسید و حرکت انبار، سند بهای تمام‌شده و سند وصول را با شناسه‌های مرتبط بررسی کنید.